Microsoft 365 přináší každý rok nové funkce a vylepšení, která mohou výrazně zlepšit vaši pracovní produktivitu. V tomto článku vám představíme pět nejlepších tipů a triků, které byly podle uživatelů nejoblíbenější v roce 2024. Naučíte se, jak automatizovat oznámení v Microsoft Lists, využívat nové možnosti Microsoft Planner, efektivně spravovat e-maily pomocí Outlooku, psát e-maily s pomocí Copilota a snadno plánovat schůzky přímo z e-mailů.

---

1. Automatizované e-mailové notifikace v Microsoft Lists

Microsoft Lists, který je součástí Microsoft 365 a propojený se SharePointem, umožňuje vytvářet automatické e-mailové notifikace při změně dat v seznamu. Tato funkce je ideální pro sledování změn a zajištění okamžitých reakcí.

Jak nastavit automatizovaná upozornění:

1. Přejděte do seznamu v Microsoft Lists nebo SharePointu.
2. Klikněte na záložku Automatizovat a vyberte Pravidla.
3. Zvolte možnost Vytvořit pravidlo.
4. Vyberte spouštěč, například:
   • „Když je vytvořena nová položka.“
   • „Když se změní hodnota v určitém sloupci.“
5. Nastavte příjemce e-mailu:
   • Můžete vybrat konkrétní osobu nebo použít sloupec „Přiřazeno komu“.
6. Klikněte na Vytvořit a pravidlo se aktivuje.

Příklad:

Pokud například spravujete seznam problémů (issue tracker) a změní se stav položky na „Blokováno“, můžete nastavit pravidlo, které automaticky odešle e-mail projektovému manažerovi s upozorněním na tuto změnu.

---

2. Osobní plány v Microsoft Planner

V roce 2024 byla přidána dlouho očekávaná možnost vytvářet osobní plány v Microsoft Planner. Tyto plány nejsou propojené se skupinami Microsoft 365, což znamená, že je můžete využít pouze pro vlastní potřeby.

Jak vytvořit osobní plán:

1. Otevřete Microsoft Planner.
2. Klikněte na Nový plán v pravém horním rohu.
3. Ze seznamu šablon vyberte požadovaný typ plánu (např. Business Plan) a klikněte na Použít šablonu.
4. Zadejte název plánu.
5. Zvolte možnost Nevytvářet skupinu Microsoft 365.
6. Klikněte na Vytvořit.

Výhody:

• Plán je soukromý (označen ikonou zámku) a přístup k němu máte pouze vy.
• Můžete přidávat úkoly a přiřazovat je sami sobě.
• Snadno jej najdete v sekci Moje plány.

---

3. Připojení e-mailů k plánům v Microsoft Planner

Pokud spravujete projekty v Microsoft Planner, může být užitečné mít možnost přidávat e-maily do skupinového mailboxu propojeného s plánem.

Jak připojit e-maily k plánu:

1. Otevřete Outlook.
2. Najděte skupinu Microsoft 365, která je propojená s vaším plánem (např. „Projekt Zima“).
3. Přesuňte e-mail do skupinové schránky:
   • Stačí přetáhnout e-mail myší do složky skupiny.
   • Nebo použijte adresu skupiny v poli Komu nebo Kopie při odesílání e-mailu.

Výhody:

• Všichni členové projektu mají přístup k důležitým e-mailům na jednom místě.
• Umožňuje snadnou komunikaci a sdílení informací.

---

4. Psát e-maily rychleji s Copilotem v Outlooku

Microsoft Copilot dokáže výrazně zjednodušit psaní e-mailů. Stačí zadat základní informace o tom, co by měl e-mail obsahovat, a Copilot za vás vytvoří návrh.

Jak použít Copilot pro psaní e-mailů:

1. Otevřete nový e-mail v Outlooku.
2. Stiskněte klávesu / a vyberte možnost Napsat s Copilotem.
3. Zadejte požadovaný obsah e-mailu do dialogového okna.
4. Nastavte tón e-mailu:
   • Možnosti zahrnují formální, neutrální nebo neformální.
5. Zvolte délku e-mailu (krátký, střední, dlouhý).
6. Klikněte na Vygenerovat a zkontrolujte návrh.

Tipy:

• Můžete návrh upravit přímo v editoru.
• Používejte Copilot jako pomocníka, ale vždy obsah přizpůsobte konkrétní situaci.

---

5. Tvorba schůzek z e-mailů v Outlooku

Nová verze Outlooku umožňuje snadno vytvořit schůzku přímo z e-mailu pomocí funkce přetáhnutí.

Jak naplánovat schůzku z e-mailu:

1. Otevřete Outlook a přejděte na e-mail, ze kterého chcete vytvořit schůzku.
2. Přetáhněte e-mail do kalendáře v postranním panelu.
3. Automaticky se otevře okno nové schůzky:
   • Předmět schůzky bude převzat z předmětu e-mailu.
   • Účastníci e-mailu budou přidáni jako účastníci schůzky.
   • Obsah e-mailu se zobrazí v poznámkách schůzky.
4. Zkontrolujte dostupnost účastníků pomocí funkce Navržené časy.
5. Klikněte na Odeslat.

Další funkce:

• Můžete označit schůzku jako osobní, pokud se jedná o fyzické setkání.
• Využijte plánovací ankety k nalezení nejlepšího času pro všechny účastníky.

---

Časté dotazy

1. Jsou nové funkce Microsoft Planner dostupné zdarma?

Ano, základní funkce (včetně osobních plánů) jsou zdarma. Prémiové šablony vyžadují licenci Planner Premium.

2. Jaký je rozdíl mezi Copilotem a klasickým psaním e-mailů?

Copilot vám pomáhá s návrhem e-mailu, což šetří čas. Vy však máte finální kontrolu nad obsahem.

3. Mohu automatické notifikace v Microsoft Lists přizpůsobit?

Ano, můžete nastavit různé podmínky, jako změnu stavu položky, přidání nové položky nebo změnu konkrétního sloupce.

4. Jak funguje připojení e-mailů k plánům?

E-maily jsou ukládány do skupinové schránky propojené s plánem. To umožňuje snadný přístup všem členům skupiny.