Microsoft Lists je výkonný nástroj pro organizaci a správu dat. V tomto podrobném návodu se zaměříme na pokročilé funkce, které vám pomohou zautomatizovat procesy, zlepšit spolupráci a zvýšit efektivitu práce. Naučíme se pracovat s automatizacemi, připomenutími, schvalovacími procesy, sdílením, exportem, importem a historií verzí.

1. Automatizace v Microsoft Lists

Microsoft Lists umožňuje nastavit pravidla automatizace, která se spustí po splnění určité podmínky. To může být například upozornění na změnu hodnoty v konkrétním sloupci.

Jak vytvořit pravidlo automatizace

1. Otevřete svůj seznam v aplikaci Microsoft Lists.
2. Klikněte na Automatizace → Pravidla → Vytvořit pravidlo.
3. Vyberte spouštěcí podmínku, například Při změně položky.
4. Nastavte konkrétní podmínku – například, pokud se změní hodnota ve sloupci Datum úpravy.
5. Určete akci – například Odeslat e-mail konkrétní osobě (např. vedoucímu projektu).
6. Klikněte na Vytvořit a pravidlo se automaticky aktivuje.

Příklad: Pokud upravíte datum rezervace ve sloupci Datum úpravy, systém automaticky odešle e-mail odpovědné osobě.

Jak spravovat pravidla

1. Přejděte do Automatizace → Správa pravidel.
2. Zde můžete pravidla zapnout, vypnout, upravit nebo smazat.
3. Microsoft Lists umožňuje vytvořit až 15 pravidel pro každý seznam.

2. Nastavení připomenutí

Připomenutí v Microsoft Lists fungují jako automatizované oznámení na základě nastaveného data.

Jak nastavit připomenutí

1. Klikněte na Automatizace → Připomenutí.
2. Vyberte sloupec s datem (připomenutí lze nastavit pouze pro sloupce typu Datum).
3. Otevře se Power Automate, kde je třeba povolit oprávnění.
4. Pojmenujte tok – například Připomenutí rezervace.
5. Nastavte, kolik dní před datem má být připomenutí odesláno (např. 2 dny předem).
6. Klikněte na Vytvořit a připomenutí se aktivuje.

Jak spravovat připomenutí

1. Otevřete Power Automate.
2. Přejděte do Moje toky a najděte vytvořené připomenutí.
3. Připomenutí můžete upravit, přejmenovat, vypnout nebo smazat.

Rozdíl mezi pravidly a připomenutími:

• Pravidla posílají oznámení na základě podmínky (např. změna hodnoty).
• Připomenutí fungují na základě pevně nastaveného data.

3. Schvalovací procesy

Schvalovací procesy v Microsoft Lists umožňují automatizovat workflow, kdy je potřeba potvrzení od konkrétní osoby.

Jak aktivovat schvalovací proces

1. Klikněte na Automatizace → Konfigurace schválení.
2. Po aktivaci se do seznamu přidá nový sloupec Stav schválení.
3. Klikněte na Neodesláno u dané položky a vyplňte formulář:
   • Schvalovatel – osoba, která má žádost posoudit.
   • Popis – stručné vysvětlení žádosti.
4. Klikněte na Odeslat.

Jak schválit žádost

1. Schvalovatel obdrží oznámení v Microsoft Teams.
2. V notifikaci může žádost schválit, odmítnout nebo přiřadit jinému kolegovi.
3. Po schválení se stav schválení a další detaily automaticky aktualizují v seznamu.

Tip: Schválení lze spravovat i v aplikaci Approvals v Microsoft Teams.

4. Sdílení seznamu

Microsoft Lists umožňuje sdílet seznamy s kolegy nebo celým týmem.

Jak sdílet seznam

1. Klikněte na Sdílet.
2. Vyberte, zda chcete seznam sdílet jako zobrazitelný nebo editovatelný.
3. Po kliknutí na Nastavení sdílení můžete upravit oprávnění.

Poznámka: Individuální oprávnění ke konkrétním položkám vyžadují pokročilou konfiguraci.

5. Export a import seznamu

Jak exportovat seznam

1. Klikněte na Export.
2. Vyberte možnost Excel nebo Power BI.
3. Export do Excelu umožňuje analyzovat data, vytvářet grafy nebo sdílet seznam bez nutnosti přístupu do Microsoft Lists.

Jak importovat seznam

1. Klikněte na Importovat → Nahrát soubor.
2. Vyberte Excel nebo CSV.
3. Microsoft Lists vytvoří seznam na základě struktury souboru.
4. Upravte typy sloupců podle potřeby a klikněte na Vytvořit.

6. Aktivita a historie verzí

Microsoft Lists uchovává historii změn každé položky.

Jak zobrazit historii změn

1. Otevřete položku a klikněte na Komentáře → Veškerá aktivita.
2. Pokud chcete vidět konkrétní změny, klikněte na Verze.
3. Zde můžete:
   • Porovnat změny mezi verzemi.
   • Obnovit starší verzi položky.

7. Pokročilé formuláře

Microsoft Lists umožňuje vytvářet formuláře pro snadné zadávání dat.

Jak využít nový formulář

1. Otevřete seznam a klikněte na Upravit formulář.
2. Přidejte vstupní pole podle potřeby.
3. Sdílejte formulář pro jednoduché sbírání dat.

Časté dotazy

Jak mohu sdílet seznam pouze pro čtení?

Při sdílení seznamu nastavte oprávnění na Pouze pro čtení.

Kolik pravidel mohu vytvořit v jednom seznamu?

Můžete vytvořit až 15 pravidel.

Lze exportovaná data z Microsoft Lists upravit v Excelu?

Ano, exportovaná data lze volně upravovat v Excelu.

Jak mohu odstranit schválenou žádost?

Schválené žádosti nelze smazat, ale můžete vytvořit novou verzi položky.