Podmíněné formátování je jedním z nejsilnějších nástrojů v Excelu, zvláště pokud k němu použijete vlastní vzorec. Tento přístup vám umožňuje zvýraznit buňky na základě logiky, kterou si sami nastavíte, což je mnohem flexibilnější než použití předdefinovaných možností. V tomto článku si ukážeme tři pravidla, která je třeba dodržet, aby podmíněné formátování pomocí vzorce vždy fungovalo správně.

Pravidlo 1: Výsledkem vzorce musí být pravda nebo nepravda

Prvním a nejdůležitějším pravidlem je, že výsledek vzorce, který chcete použít v podmíněném formátování, musí být logická hodnota — tedy pravda (TRUE) nebo nepravda (FALSE). Excel také přijímá hodnoty jako jednička (1), která se překládá jako pravda, a nula (0), která se překládá jako nepravda.

Pokud vzorec vrací pravdu, podmíněný formát se aplikuje. Naopak pokud vrací nepravdu, formát se neuplatní.

Příklad:

Máme tabulku faktur a potřebujeme zvýraznit ty, které jsou po splatnosti k dnešnímu datu. Vzorec pro kontrolu, zda je datum splatnosti menší nebo rovno dnešnímu datu, může vypadat následovně:

=A1<=DNES()

Tento vzorec vrátí pravdu pro faktury, které jsou po splatnosti, a nepravdu pro ty, které nejsou.

Doporučení:

Než vzorec aplikujete do podmíněného formátování, otestujte ho vedle tabulky. Tímto způsobem snadno ověříte, zda vrací správné hodnoty (pravdu nebo nepravdu) pro všechny řádky.

Pravidlo 2: Označte buňky, na které se má formátování aplikovat

Druhým pravidlem je, že nejdříve musíte označit buňky, na které chcete podmíněný formát použít, ještě předtím, než vzorec zadáte. Pokud například chcete obarvit celé řádky, na kterých je faktura po splatnosti, označíte celou tabulku.

Postup:

1. Označte celou tabulku nebo řádky, které chcete formátovat.
2. Na kartě Domů klikněte na Podmíněné formátování a vyberte Nové pravidlo.
3. Zvolte možnost Určit buňky k formátování pomocí vzorce a vložte svůj vzorec.

Pravidlo 3: Správná fixace buněk

Třetím klíčovým pravidlem je správná fixace buněk. Fixace určuje, které části vzorce jsou pevné a které se mění relativně vůči buňkám, na které se pravidlo aplikuje. V podmíněném formátování totiž Excel na pozadí vyhodnocuje vzorec pro každou označenou buňku zvlášť.

Pokud chcete například obarvit celý řádek na základě hodnoty v jedné buňce (např. datum splatnosti), musíte zafixovat buňku pro sloupec, ale ne pro řádek. To znamená, že datum splatnosti se bude porovnávat s dnešním datem pro každý řádek, ale vzorec bude fungovat správně i pro ostatní buňky na stejném řádku.

Příklad fixace:

Pokud máte datum splatnosti v buňce A2, vzorec pro podmíněné formátování celé tabulky může být:

=$A2<=DNES()

Zde jsme zafixovali sloupec A (pomocí znaménka dolaru), aby se vzorec při aplikaci na jiné buňky nevztahoval na jiné sloupce, ale nefixovali jsme řádek, protože chceme, aby se vzorec aplikoval na každý řádek zvlášť.

Správný postup:

1. Vzorec nejdříve otestujte mimo podmíněné formátování.
2. Zafixujte buňky tak, aby vzorec fungoval správně pro všechny buňky, na které ho chcete aplikovat.
3. Poté vzorec použijte v pravidle podmíněného formátování.

Kombinace podmínek ve vzorci

Pokud potřebujete, aby platilo více podmínek současně, můžete použít funkci A (anglicky AND). Tento přístup vás umožní kombinovat různé podmínky a aplikovat podmíněný formát pouze tehdy, když jsou všechny splněny.

Příklad:

Chceme zvýraznit faktury, kde se shoduje vybraná společnost a měsíc. Použijeme následující vzorec:

=AND($A2="Název společnosti", $B$1="Měsíc")

Zde jsme zafixovali sloupec A pro společnost a buňku B1 pro měsíc.

Časté dotazy

1. Co dělat, když podmíněný formát nefunguje správně?

Zkontrolujte, zda váš vzorec vrací pravdu nebo nepravdu. Také se ujistěte, že máte správně zafixované buňky.

2. Jak mohu automaticky aktualizovat podmíněný formát?

Pokud použijete funkce jako DNES(), výsledek se bude automaticky aktualizovat pokaždé, když otevřete soubor nebo když Excel přepočítá hodnoty.

3. Mohu kombinovat více podmíněných formátů?

Ano, Excel umožňuje používat více pravidel podmíněného formátování na stejnou oblast. Můžete také kombinovat více podmínek v jednom vzorci pomocí funkcí AND nebo OR.

4. Jak obarvím pouze konkrétní buňky, ne celý řádek?

Pokud chcete obarvit pouze konkrétní buňky (například data splatnosti), označte pouze příslušný sloupec a napište vzorec pro podmíněné formátování bez fixace sloupce.

Relevance pro české uživatele

Podmíněné formátování pomocí vzorce je univerzální nástroj, který umožňuje snadno a rychle zvýrazňovat důležité informace v tabulkách. V českém prostředí je toto téma relevantní například pro podnikatele, účetní či analytiky, kteří potřebují efektivně pracovat s daty v Excelu.