Cítíte se zahlceni neustálým přílivem e-mailů? Trávíte hodiny týdně jen tím, že třídíte, přeposíláte a mažete zprávy, místo abyste se věnovali skutečně důležité práci? Nejste v tom sami. E-mailová schránka se může rychle proměnit v černou díru na čas a produktivitu. Řešení však existuje a je překvapivě jednoduché: pravidla v Outlooku.

Představte si, že máte osobního asistenta, který za vás 24 hodin denně, 7 dní v týdnu třídí poštu přesně podle vašich pokynů. Přesně to dělají pravidla. Automatizují opakující se úkony a uvolňují vám ruce pro to, co je opravdu podstatné. Pojďme se podívat na šest základních pravidel, která by měl používat každý, kdo to s efektivitou myslí vážně.

Jak vytvořit pravidlo v Outlooku (webová verze)

Než začneme, připomeňme si, kde se nastavení pravidel nachází.

1. V pravém horním rohu klikněte na ikonu ozubeného kola (Nastavení).
2. V menu vyberte Pošta a následně Pravidla.
3. Zde uvidíte seznam svých stávajících pravidel a můžete vytvořit nové pomocí tlačítka + Přidat nové pravidlo.

Každé pravidlo se skládá ze tří částí: Názvu, Podmínky (kdy se má pravidlo spustit) a Akce (co se má stát, když je podmínka splněna).

1. Automatické přeposílání a archivace e-mailů

Problém: Dostáváte pravidelně e-maily, které nejsou určeny vám? Například faktury, které patří účetnímu oddělení? Pokaždé je ručně přepošlete a poté archivujete. I když to zabere jen pár sekund, během měsíce se tyto sekundy nasčítají na desítky minut zbytečné práce.

Řešení: Vytvořte pravidlo, které e-mail automaticky přepošle správné osobě a ihned poté ho přesune do archivu, aniž byste ho museli vůbec vidět.

Postup:

1. Název pravidla: Pojmenujte ho jasně, např. Přeposlat faktury na účetní.
2. Přidat podmínku: Zvolte Od a zadejte e-mailovou adresu, ze které faktury chodí (např. fakturace@dodavatel.cz).
3. Přidat akci (1): Zvolte Předat dál (komu) a zadejte e-mailovou adresu vašeho účetního oddělení.
4. Přidat další akci (2): Klikněte na + Přidat další akci, zvolte Přesunout do a vyberte složku Archiv.
5. Ujistěte se, že je zaškrtnutá volba Ukončit zpracovávání dalších pravidel. Tím zajistíte, že se na tento e-mail již neaplikují žádná jiná, potenciálně konfliktní pravidla.
6. Klikněte na Uložit.

2. Zvýraznění e-mailů od klíčových osob

Problém: Mezi desítkami zpráv se snadno ztratí e-mail od vašeho nadřízeného nebo důležitého klienta. Propásnout takovou zprávu může být nepříjemné.

Řešení: Nastavte pravidlo, které automaticky označí e-maily od vybraných osob vysokou důležitostí. Taková zpráva vám v doručené poště okamžitě padne do oka.

Postup:

1. Název pravidla: Např. Důležité od nadřízeného.
2. Přidat podmínku: Zvolte Od a zadejte e-mailovou adresu dané osoby.
3. Přidat akci: Zvolte Označit důležitostí a vyberte Vysoká.
4. Při ukládání můžete zaškrtnout volbu Spustit pravidlo hned. Tím se pravidlo aplikuje i na již doručené e-maily ve vaší schránce.
5. Klikněte na Uložit.

3. Automatické mazání nevyžádané pošty

Problém: Dostáváte firemní notifikace, které se vás netýkají, nebo newslettery, z jejichž odběru se nedaří odhlásit? Každodenní ruční mazání je otravné a zbytečné.

Řešení: Nechte Outlook, ať tyto e-maily maže za vás. Pravidlo je pošle rovnou do složky Odstraněná pošta.

Postup:

1. Název pravidla: Např. Smazat notifikace o odečtu.
2. Přidat podmínku: Místo odesílatele použijte tentokrát Předmět obsahuje. Zadejte klíčová slova, která se v předmětu opakují (např. připomenutí odečtu měřidla). Vynechejte části, které se mění, jako je datum.
3. Přidat akci: Zvolte jednoduše Odstranit.
4. Klikněte na Uložit. Od teď už tyto zprávy v doručené poště neuvidíte.

4. Vytvoření složky pro newslettery a reklamní sdělení

Problém: Newslettery a slevové akce mohou být zajímavé, ale během pracovního dne představují obrovské rozptýlení. Než se nadějete, místo práce si prohlížíte nabídku dovolených.

Řešení: Vytvořte chytré pravidlo, které identifikuje newslettery a přesune je z doručené pošty pryč. Můžete si je pak přečíst všechny najednou, až na to budete mít čas – například v pátek odpoledne.

Postup:

1. Název pravidla: Např. Třídění newsletterů.
2. Přidat podmínku: Použijte geniálně jednoduchý trik. Zvolte Tělo zprávy obsahuje a zadejte slovo unsubscribe nebo český ekvivalent odhlásit odběr. Téměř každý newsletter tuto možnost obsahuje.
3. Přidat akci (1): Zvolte Přesunout do a vyberte složku Archiv (nebo si vytvořte vlastní složku s názvem Newslettery).
4. Přidat další akci (2): Zvolte Zařadit do kategorie a vyberte (nebo vytvořte novou) kategorii s názvem Newslettery. Díky tomu je pak snadno vyfiltrujete.
5. Klikněte na Uložit.

5. Správa e-mailů, kde jste v kopii (CC/BCC)

Problém: E-maily, kde jste uvedeni v kopii (CC), jsou často pouze informativní a nevyžadují vaši okamžitou reakci. Přesto vám zbytečně zaplňují hlavní doručenou poštu.

Řešení: Přesuňte tyto e-maily automaticky do samostatné složky. Můžete ji zkontrolovat jednou či dvakrát denně a udržet si tak hlavní schránku čistou pro prioritní komunikaci.

Postup:

1. Nejprve si ve své schránce vytvořte novou podsložku, např. s názvem Kopie (CC).
2. Název pravidla: Přesunout e-maily z kopie.
3. Přidat podmínku: Zvolte Mé jméno je a z nabídky vyberte v řádku Kopie.
4. Přidat akci: Zvolte Přesunout do a vyberte vaši nově vytvořenou složku Kopie (CC).
5. Klikněte na Uložit.

6. Připnutí nejdůležitějších zpráv na začátek schránky

Problém: Některé e-maily jsou tak kritické, že si nemůžete dovolit, aby zapadly. Může jít o zprávy od daňového úřadu, právníka nebo o podklady k zásadnímu projektu.

Řešení: Použijte pravidlo, které takové e-maily automaticky připne na začátek vaší doručené pošty. Zůstanou tam, dokud je ručně neodepnete, a budete je mít neustále na očích.

Postup:

1. Název pravidla: Např. Připnout e-maily od Finanční správy.
2. Přidat podmínku: Můžete zvolit Od a zadat konkrétní adresu, nebo Předmět nebo tělo obsahuje a zadat klíčové slovo (např. Finanční správa, daňová povinnost).
3. Přidat akci: Zvolte Připnout nahoru.
4. Klikněte na Uložit.

Časté otázky a odpovědi (FAQ)

Otázka: Mohu pravidla kdykoliv upravit nebo smazat? Odpověď: Ano. V sekci Nastavení > Pošta > Pravidla můžete jakékoliv pravidlo jednoduše upravit kliknutím na ikonu tužky nebo ho smazat kliknutím na ikonu koše.

Otázka: Co přesně znamená volba „Ukončit zpracovávání dalších pravidel“? Odpověď: Pokud máte více pravidel, Outlook je aplikuje postupně podle jejich pořadí. Tato volba zajistí, že jakmile se na e-mail aplikuje jedno pravidlo, Outlook už nebude zkoušet aplikovat další pravidla v seznamu. Je to užitečné pro prevenci konfliktů, kdy by jedno pravidlo mohlo udělat něco, co druhé pravidlo vzápětí zruší. Doporučujeme nechat tuto volbu zapnutou.

Otázka: Budou tato pravidla fungovat i v mobilní aplikaci Outlook? Odpověď: Ano. Jelikož se pravidla nastavují na úrovni serveru (vaší e-mailové schránky), fungují nezávisle na zařízení. E-maily budou tříděny automaticky bez ohledu na to, zda se do schránky díváte přes web, desktopovou aplikaci nebo mobilní telefon.

Otázka: Mohu vytvořit pravidlo pro e-maily, které jsou již v mé schránce? Odpověď: Ano. Při vytváření nebo úpravě pravidla máte možnost zaškrtnout políčko Spustit pravidlo hned. Tím se akce pravidla provede na všech existujících zprávách ve vaší doručené poště, které splňují danou podmínku.

Otázka: Existuje nějaký limit na počet pravidel, která mohu vytvořit? Odpověď: Ano, existuje limit na celkovou velikost, kterou mohou pravidla v jedné schránce zabírat (obvykle 256 KB). Pro běžného uživatele je však tento limit prakticky nedosažitelný a umožňuje vytvořit desítky i stovky komplexních pravidel.