Microsoft Planner prošel významnou aktualizací a nyní nabízí možnost správy portfolia projektů. Tato funkce umožňuje propojit více plánů v rámci jednoho přehledného portfolia, což výrazně usnadňuje sledování průběhu projektů, identifikaci rizik a koordinaci týmů. V tomto podrobném návodu se dozvíte, jak nové portfolio v Planneru nastavit, přidat do něj plány a úkoly, spravovat jejich stav a efektivně využívat nové možnosti.

Co je portfolio v Microsoft Planner a proč jej používat?

Portfolio v Microsoft Planner umožňuje:

• Seskupit více plánů do jednoho celku a sledovat jejich průběh na jednom místě.
• Získat přehled o stavu projektů – které jsou na správné cestě a které se potýkají s problémy.
• Sdílet informace v rámci týmu – portfolio lze propojit s Microsoft 365 skupinami a týmy.
• Lépe spravovat rizika díky barevnému označení stavu jednotlivých plánů a úkolů.

Tato funkce je užitečná zejména pro manažery projektů, kteří řídí několik souvisejících plánů v rámci širšího programu nebo organizačního celku.

---

Jak vytvořit nové portfolio v Microsoft Planner

1. Přístup k portfoliu v Planneru

Portfolio je dostupné přímo v aplikaci Microsoft Teams v rámci Planneru. Na levé straně obrazovky najdete možnost „Moje portfolia“.

1. Otevřete aplikaci Microsoft Teams.
2. Přejděte do Planneru.
3. Na levém panelu klikněte na „Moje portfolia“.

2. Vytvoření nového portfolia

1. Klikněte na tlačítko „Nové portfolio“ v pravém horním rohu.
2. Zadejte název portfolia.
3. Připojte k portfoliu skupinu nebo tým v Microsoft 365 (volitelné).
   • Pokud skupinu nebo tým nepřipojíte, portfolio bude viditelné pouze pro vás.
4. Klikněte na „Vytvořit“.

Po vytvoření portfolia bude automaticky dostupné všem členům připojeného týmu.

---

Přidání plánů do portfolia

1. Přidání existujícího plánu

1. Otevřete portfolio a klikněte na tlačítko „Přidat plán“.
2. Zobrazí se seznam všech plánů, ke kterým máte přístup.
3. Pomocí vyhledávání najděte požadovaný plán.
4. Klikněte na plán a potvrďte přidání.

2. Nastavení synchronizace

• Přidání plánu do portfolia vytvoří Power Automate tok, který zajistí synchronizaci dat mezi plánem a portfoliem.
• Tento tok naleznete v Power Automate > Moje toky.

3. Zobrazení základních informací o plánu

Po přidání plánu do portfolia uvidíte:

• Název plánu
• Vlastníka plánu
• Průběh plánu (zahájení, dokončení)
• Možnost manuální aktualizace stavu – například „Na správné cestě“, „Ohroženo“ apod.

Poznámka: Stav plánu v portfoliu není automaticky synchronizován s původním plánem. Je nutné jej aktualizovat ručně.

---

Přidání úkolů a fází do portfolia

1. Propojení úkolů s portfoliem

1. Klikněte na název přidaného plánu.
2. Otevře se seznam úkolů a fází.
3. Vyberte úkoly nebo fáze, které chcete zobrazit v portfoliu.
4. Klikněte na „Aktualizovat položky“.

2. Doporučený postup pro přidávání úkolů

• Doporučuje se přidávat fáze projektu, nikoliv jednotlivé úkoly, aby zůstal přehledný.
• Podrobné úkoly by měly být spravovány v samotném plánu.

---

Sledování a aktualizace stavu projektů

1. Aktualizace stavu úkolů a plánů

• Stav úkolů a plánů je nutné aktualizovat ručně.
• Projektový manažer by měl pravidelně kontrolovat stav a aktualizovat jej podle vývoje.

2. Přidání klíčových milníků

1. Klikněte na „Přidat klíčové datum“.
2. Zadejte název milníku (např. „Schválení rozpočtu“).
3. Nastavte datum splnění a stav.

3. Sdílení portfolia s týmem

• Klikněte na tlačítko „Sdílet“.
• Portfolio je automaticky sdíleno s členy připojené Microsoft 365 skupiny nebo týmu.

---

Důležité aspekty a omezení portfolia v Planneru

1. Licenční požadavky
   • K vytvoření a správě portfolia je potřeba licence Project P3 nebo P5.
   • Uživatelé s licencí Planner Premium mohou portfolio pouze zobrazit, ale nemohou provádět změny.
2. Podpora pouze pro Planner Premium
   • Do portfolia lze přidat pouze plány vytvořené v Planner Premium.
   • Plány z Planner Basic nelze připojit.
3. Omezené možnosti zobrazení úkolů
   • Portfolio nenabízí mřížkový nebo tabulkový přehled všech úkolů napříč plány.
   • Je nutné otevírat jednotlivé plány pro detailní informace.
4. Synchronizace není okamžitá
   • Data se aktualizují minimálně jednou denně.
   • Pro okamžitou aktualizaci lze použít tlačítko „Obnovit“.

---

Časté dotazy (FAQ)

1. Může portfolio v Planneru nahradit Microsoft Project?

Ne, portfolio v Planneru je vhodné pro základní správu projektů, ale nenabízí pokročilé funkce Microsoft Projectu, jako jsou závislosti úkolů nebo pokročilé reportování.

2. Jak mohu sdílet portfolio se členy týmu?

Portfolio je automaticky sdíleno s členy připojené Microsoft 365 skupiny nebo týmu. Pokud chcete sdílet portfolio s dalšími uživateli, musíte je přidat do této skupiny.

3. Jak často se portfolio aktualizuje?

Minimálně jednou denně. Pro okamžitou aktualizaci můžete použít tlačítko „Obnovit“.

4. Můžu přidat do portfolia více než jeden plán?

Ano, do jednoho portfolia lze přidat více plánů, což umožňuje sledovat více projektů najednou.