Microsoft Planner a Microsoft To Do jsou dvě oblíbené aplikace pro správu úkolů v rámci Microsoft 365. Každá z nich má své specifické výhody a nevýhody. Tento článek vás provede podrobným srovnáním obou aplikací, vysvětlí hlavní funkce a poradí, jak je co nejefektivněji využívat. Na konci najdete odpovědi na časté dotazy a seznam relevantních vyhledávaných frází.

---

Základní rozdíly mezi Plannerem a To Do

Přístup k aplikacím

• Microsoft Planner je určen spíše pro týmovou spolupráci a projektové řízení. Přístup k němu je možný z webu, aplikace Microsoft Teams nebo aplikace Planner.
• Microsoft To Do je více zaměřen na individuální správu úkolů a osobní produktivitu. Přístupný je z webu, aplikace To Do nebo integrací v Outlooku.

Hlavní funkce

• Planner:
  • Tvorba a správa plánů (plány mohou být sdílené nebo osobní).
  • Vizuální přehled díky nástrojům jako nástěnka (kanban board), seznam, kalendář a grafy.
  • Možnost přidělování úkolů členům týmu.
  • Pokročilé filtrování a práce s prioritami.
• To Do:
  • Jednoduché a přehledné uživatelské rozhraní.
  • Integrace osobních i sdílených seznamů.
  • Funkce „Můj den“ pro plánování denních úkolů.
  • Připomínky, kategorie a hashtagy pro lepší organizaci úkolů.

Společné vlastnosti

• Synchronizace mezi aplikacemi: úkoly vytvořené v Planneru nebo To Do se aktualizují v obou aplikacích.
• Možnost přidávání poznámek, termínů splnění a opakování úkolů.
• Mobilní aplikace pro obě platformy.

---

Podrobný návod na práci s Microsoft Planner

Vytvoření plánu

1. Otevřete Planner v Microsoft Teams, webové aplikaci nebo aplikaci Planner.
2. Klikněte na „Nový plán“.
3. Zadejte název plánu, například „Marketingová kampaň“.
4. Volitelně přidejte plán do skupiny Microsoft 365 (např. tým v Teams).
5. Vyberte šablonu (pokud máte Microsoft 365 Copilot, máte přístup k pokročilým šablonám).

Organizace úkolů v Planneru

• Využití bucketů: Bucket je sloupec, který vám umožní organizovat úkoly podle fází projektu (např. „Příprava“, „Realizace“, „Dokončeno“).
• Přidělení úkolů: Úkol můžete přiřadit konkrétním členům týmu. Klikněte na úkol, vyberte sekci „Přiřadit“ a zvolte člena týmu.
• Štítky: Využijte barevné štítky (např. „Marketing“, „Finance“) pro další organizaci úkolů.

Pokročilé funkce

• Filtrování úkolů: Použijte filtry podle termínu splnění, priority nebo stavu úkolu (např. „Dokončeno“).
• Zobrazení plánu:
  • Mřížka: Seznam všech úkolů s možností rychlé úpravy.
  • Kalendář: Přetáhněte úkoly do kalendáře pro snadnou úpravu termínů.
  • Grafy: Sledujte pokrok vašeho týmu prostřednictvím vizuálních ukazatelů.

Sdílení plánu v Microsoft Teams

1. Otevřete kanál v Teams.
2. Klikněte na „+“ pro přidání nové karty.
3. Vyberte Planner a přidejte existující plán nebo vytvořte nový.
4. Plán bude viditelný pro všechny členy týmu.

---

Podrobný návod na práci s Microsoft To Do

Organizace úkolů v To Do

• Můj den: Funkce Můj den umožňuje plánovat úkoly na konkrétní den. Klikněte na návrhy úkolů (použitím AI) a přidejte je do svého dne.
• Seznamy úkolů: Vytvářejte seznamy pro různé oblasti (např. „Osobní“, „Práce“).
• Sdílené seznamy: Sdílejte seznamy s kolegy nebo rodinou a přiřazujte jednotlivé úkoly.

Kategorie a hashtagy

• Kategorie: Přidejte úkolům kategorie (např. „Priorita“, „Finance“) a filtrujte podle nich.
• Hashtagy: V poznámkách nebo názvu úkolu použijte hashtagy (#Projekt1), které vám umožní rychlé vyhledávání.

Připomínky

• Klikněte na úkol a nastavte připomínku na konkrétní čas.
• Připomínky se zobrazí v To Do i v Outlooku.

Pokročilé funkce

• Tisk seznamů: Vytiskněte si seznam úkolů přímo z aplikace.
• Skupiny seznamů: Seskupte podobné seznamy (např. „Čtení“, „Audioknihy“) pro snadnější správu.

---

Kdy použít Planner a kdy To Do

• Microsoft Planner:
  • Týmové projekty, které vyžadují spolupráci více lidí.
  • Potřeba vizuálního přehledu o úkolech (kanban, grafy, kalendář).
  • Sdílení citlivých informací v rámci týmu.
• Microsoft To Do:
  • Individuální organizace úkolů a priorit.
  • Potřeba jednoduchého rozhraní pro osobní produktivitu.
  • Použití kategorií, připomínek a hashtagů.

---

Časté dotazy

1. Jaký je hlavní rozdíl mezi Plannerem a To Do?

Planner je ideální pro týmové projekty, zatímco To Do je zaměřeno na individuální správu úkolů.

2. Synchronizují se úkoly mezi Plannerem a To Do?

Ano, úkoly vytvořené v Planneru se zobrazí v To Do pod záložkou „Přiřazeno mně“ a naopak.

3. Mohu používat obě aplikace současně?

Ano, obě aplikace se vzájemně doplňují. Například můžete používat Planner pro týmové projekty a To Do pro osobní produktivitu.

4. Fungují aplikace na mobilních zařízeních?

Ano, obě aplikace mají mobilní verze dostupné pro Android a iOS.

5. Jak sdílet úkoly s kolegy?

• V Planneru vytvořte plán a přidělte úkoly konkrétním členům týmu.
• V To Do vytvořte sdílený seznam a pozvěte kolegy.