Pokud jste zavaleni e-maily, nejste sami. Autorka videa Amy má zkušenosti s managementem firmy, která denně obdržela průměrně 300 e-mailů. Na základě těchto zkušeností vyvinula sadu čtyř e-mailových technik, které skutečně fungují. Tyto techniky vám pomohou udržet si kontrolu nad vaší e-mailovou schránkou, ušetřit čas a být produktivnější v práci.

Amy vytvořila pro tyto techniky akronym STAR:

• S – Sorting (Třídění)
• T – Time Management (Správa času)
• A – Automation (Automatizace)
• R – Refining communication (Vylepšení komunikace)

S – Třídění e-mailů (00:39 – 03:38)

Redukce počtu příchozích e-mailů

1. Odhlaste se z newsletterů, které už pro vás nejsou užitečné.
2. Využijte nástroje Microsoft Outlook:
   • Ignorování konverzace: Klikněte pravým tlačítkem na e-mail > Ignorovat konverzaci
   • Nahlášení phishingu: Klikněte pravým tlačítkem > Nahlásit > Phishing
   • Označení e-mailu jako nevyžádaná pošta: Klikněte pravým tlačítkem > Nahlásit > Nevyžádaná pošta
   • Blokování odesílatele: Klikněte pravým tlačítkem > Blokovat odesílatele

Proces třídění doručených e-mailů

1. E-maily vyžadující méně než 5 minut: Vyřiďte je okamžitě.
2. Důležité e-maily: Archivujte je (místo složek používejte funkci vyhledávání).
3. Nepotřebné e-maily: Smažte je.
4. E-maily vyžadující více než 5 minut: Vytvořte z nich úkol.

Vytvoření úkolu z e-mailu

• Přetáhněte e-mail do sekce „Můj den“ v pravém horním rohu Outlooku.
• Úkol se objeví v aplikaci Microsoft To-Do.
• Alternativně můžete zvýraznit text v e-mailu, kliknout na ikonu zaškrtnutí a vytvořit úkol s vybraným textem jako názvem.

Odložení e-mailu

• Klikněte pravým tlačítkem na e-mail > Odložit
• Vyberte čas, kdy se má e-mail znovu objevit ve vaší schránce

Označení e-mailu pro následné zpracování

• Klikněte na ikonu vlajky nebo použijte menu „Označit“
• Označené e-maily se objeví v sekci „Označené e-maily“ v Microsoft To-Do

T – Správa času (03:38 – 09:42)

Plánování úkolů v kalendáři

• Přetáhněte úkoly z „Můj den“ do časových slotů ve vašem kalendáři.

Vytvoření časových bloků pro kontrolu e-mailů

1. Vyberte čas v kalendáři.
2. Pojmenujte událost (např. „15 minut pro e-maily“).
3. Nastavte opakování (např. každý pracovní den).
4. Uložte opakující se časový blok.

Vypnutí notifikací

1. Klikněte na ikonu ozubeného kola > Obecné > Oznámení
2. Odškrtněte „Posílat oznámení, když je Outlook zavřený“

A – Automatizace e-mailů (09:42 – 14:40)

Vytvoření pravidel pro třídění e-mailů

1. Klikněte pravým tlačítkem na e-mail > Pravidla > Vytvořit pravidlo
2. Vyberte nebo vytvořte cílovou složku
3. Nastavte podmínky pro pravidlo
4. Uložte a spusťte pravidlo

Kategorizace e-mailů, ve kterých jste v kopii (CC)

1. Klikněte na Pravidla > Spravovat pravidla
2. Vytvořte nové pravidlo s podmínkou „Když je moje jméno v poli Kopie“
3. Nastavte akci „Kategorizovat zprávu“ a vyberte kategorii

Vytvoření rychlých kroků (Quick Steps)

1. Klikněte na Rychlé kroky > Spravovat rychlé kroky
2. Přidejte nový rychlý krok
3. Pojmenujte ho a nastavte akci (např. přesun do určité složky)
4. Volitelně přidejte klávesovou zkratku

Použití e-mailových šablon

• Odpovězte na e-mail > Aplikace > Moje šablony
• Vyberte předpřipravenou šablonu nebo vytvořte vlastní

R – Vylepšení komunikace (14:40 – konec)

Používání reakcí místo odpovědí

• Využijte emotikony pro rychlé reakce na e-maily bez nutnosti psát odpověď

Využití Loop komponentů

• Přidejte tabulku nebo jiný Loop komponent do e-mailu pro real-time spolupráci

Alternativní komunikační kanály

• Zvažte použití Microsoft Teams chatů nebo funkce Meet Now
• Nezapomínejte na osobní kontakt – telefonát nebo osobní setkání mohou být efektivnější

Časté dotazy

1. Jak často bych měl kontrolovat e-maily?
   Doporučuje se vytvořit si 2-3 časové bloky denně pro kontrolu e-mailů, například ráno, před obědem a odpoledne.
2. Jak dlouho by měl trvat jeden časový blok pro e-maily?
   Ideální délka je 15-30 minut, v závislosti na vašem pracovním vytížení.
3. Jak nejlépe organizovat e-maily pro pozdější zpracování?
   Místo složitého systému složek využívejte funkce jako archivace, označení vlajkou nebo vytvoření úkolu. Používejte vyhledávací funkci pro nalezení starších e-mailů.
4. Jaké jsou výhody používání Loop komponentů v e-mailech?
   Loop komponenty umožňují real-time spolupráci přímo v e-mailu, což snižuje potřebu posílat další e-maily tam a zpět.
5. Jak mohu efektivně delegovat úkoly pomocí e-mailu?
   Využijte funkci vytvoření úkolu z e-mailu a nastavte připomenutí pro následnou kontrolu.