SharePoint knihovna dokumentů poskytuje centralizované místo pro správu přístupu a ukládání vašich souborů odkudkoli. Při efektivním používání zjistíte, že tradiční metody ukládání a organizace souborů v hierarchii složek jsou zastaralé a vedou k mnoha chybám, jako jsou ztracené dokumenty a nekonzistentní pojmenování souborů. Tento návod vám přináší 14 nejlepších tipů, které pomohou začátečníkům začít používat SharePoint knihovnu dokumentů, abyste mohli opustit tradiční metody ukládání souborů a zvýšit produktivitu vašeho týmu.

1. Efektivní strukturování knihovny dokumentů (0:00 – 2:57)

• Před vytvořením knihovny dokumentů je třeba nejprve vytvořit buď SharePoint web nebo Microsoft tým.
• Doporučuje se organizovat weby nebo týmy podle oddělení, projektů a klientů.
• Vytvoření webu nebo týmu automaticky vytváří skupinu Microsoft 365, kde definujete oprávnění a pozvete členy týmu.
• Nedoporučuje se vytvářet jednu skupinu 365 pro všechny dokumenty organizace, protože by to znamenalo, že všichni v organizaci by měli přístup ke všem souborům, včetně těch důvěrných.
• Rozdělení skupin na oddělení, projekty nebo klienty zvyšuje bezpečnost dokumentů a minimalizuje riziko úniku informací.
• Při vytvoření skupiny 365 získáte knihovnu dokumentů a další aplikace pro spolupráci, jako je OneNote zápisník, skupinová e-mailová adresa a týmový kalendář.

2. Vytvoření knihovny dokumentů (2:57 – 5:56)

1. V menu aplikací vyberte SharePoint nebo Microsoft Teams.
2. Klikněte na „Vytvořit web“.
3. Vyberte „Týmový web“ pro soukromý prostor ke spolupráci s vaším týmem.
4. Zadejte název webu a popis.
5. Nastavte jazyk a nastavení soukromí.
6. Klikněte na „Vytvořit web“.
7. V levém navigačním panelu najdete „Dokumenty“, což je vaše knihovna dokumentů.

3. Přidávání základních složek a obsahu (5:56 – 7:46)

1. Klikněte na rozbalovací nabídku „Nový“ a vyberte „Složka“.
2. Pojmenujte složku a vyberte barvu.
3. V rámci složky můžete vytvářet podsložky stejným způsobem.
4. Pro přidání souborů klikněte na „Nový“ a vyberte typ dokumentu.
5. Můžete také přidat odkaz na webovou stránku pomocí možnosti „Odkaz“.

4. Přesouvání a mazání obsahu (7:46 – 9:35)

• Soubory můžete přetahovat přímo z počítače do knihovny dokumentů.
• Soubory lze přesouvat přetažením mezi složkami.
• Další způsob přesunutí: Klikněte na tři tečky u souboru a vyberte „Přesunout do“.
• Smazané soubory lze obnovit z koše po dobu 93 dnů.

5. Vytvoření samostatné knihovny dokumentů (9:35 – 10:12)

1. Na kartě „Domů“ klikněte na rozbalovací nabídku „Nový“.
2. Vyberte „Knihovna dokumentů“.
3. Zvolte prázdnou knihovnu nebo předem definovanou šablonu.
4. Zadejte název a popis knihovny.
5. Zaškrtněte „Zobrazit v navigaci webu“ pro snadný přístup.

6. Přidání sloupců pro vytvoření ploché knihovny dokumentů (10:12 – 13:14)

1. Klikněte na „Přidat sloupec“.
2. Vyberte typ sloupce (např. Volba, Osoba, Datum, Ano/Ne).
3. Zadejte název sloupce a další nastavení.
4. Pro sloupec typu Volba přidejte možnosti a barvy.
5. Upravte šířku sloupců a skryjte nepotřebné sloupce.

7. Úprava sloupců v zobrazení mřížky (13:14 – 15:07)

1. Vyberte soubor a klikněte na ikonu informací.
2. Upravte vlastnosti souboru v informační kartě.
3. Pro snadnější úpravu přepněte do zobrazení mřížky.
4. V mřížce můžete snadno upravovat a kopírovat informace mezi buňkami.

8. Vytvoření vlastních zobrazení (15:07 – 17:43)

1. Klikněte na „Všechny dokumenty“ a vyberte „Vytvořit nové zobrazení“.
2. Pojmenujte zobrazení a vyberte typ zobrazení (seznam, kalendář, galerie).
3. Nastavte viditelnost zobrazení (veřejné nebo soukromé).
4. Definujte filtry a řazení pro zobrazení.
5. Uložte zobrazení a přepínejte mezi různými zobrazeními pomocí rozbalovací nabídky.

9. Přidání podmíněného formátování (17:43 – 18:25)

1. Klikněte na rozbalovací šipku u sloupce.
2. Vyberte „Nastavení sloupce“ a „Formátovat tento sloupec“.
3. Klikněte na „Spravovat pravidla“ a „Zobrazit hodnoty jako“.
4. Nastavte podmínky a barvy pro různé hodnoty.

10. Přidání členů a vlastníků webu (18:25 – 19:03)

1. Klikněte na „Členové“ v pravém horním rohu.
2. Vyberte „Přidat členy“.
3. Vyhledejte uživatele a vyberte roli (člen nebo vlastník).
4. Uložte změny.

11. Spolupráce na souborech a verzování (19:03 – 20:15)

1. Otevřete dokument pro současnou editaci více uživateli.
2. Používejte komentáře pro komunikaci a přiřazování úkolů.
3. Využívejte historii verzí pro sledování změn a obnovení předchozích verzí.

12. Synchronizace knihovny dokumentů s počítačem (20:15 – 20:52)

1. Klikněte na tlačítko „Synchronizovat“ v knihovně dokumentů.
2. Následujte pokyny pro nastavení OneDrive na počítači.
3. Po synchronizaci budou soubory dostupné v Průzkumníku souborů.

13. Převedení SharePoint webu na Microsoft Teams (20:52 – 21:27)

1. Klikněte na ikonu „+“ v Teams.
2. Vyberte „Vytvořit tým“ a „Další možnosti vytvoření týmu“.
3. Vyberte existující skupinu 365 a klikněte na „Přidat do týmu“.

14. Přístup k souborům v knihovně dokumentů (21:27 – 23:15)

1. Používejte OneDrive pro snadný přístup ke všem knihovnám dokumentů.
2. Připněte OneDrive k navigaci v různých aplikacích Microsoft 365.
3. Využívejte vyhledávací lištu pro rychlé nalezení souborů.
4. Používejte filtry a štítky pro efektivní vyhledávání v knihovně dokumentů.

Časté dotazy

1. Jaký je rozdíl mezi SharePoint webem a knihovnou dokumentů?
   SharePoint web je interní webová stránka pro sdílení zdrojů týmu, zatímco knihovna dokumentů je komponenta webu pro ukládání a organizaci souborů.
2. Jak mohu efektivně organizovat soubory v ploché struktuře knihovny dokumentů?
   Používejte sloupce pro metadata, vlastní zobrazení a filtry místo složek a podsložek.
3. Jak zajistím bezpečnost citlivých dokumentů?
   Vytvořte oddělené skupiny 365 pro různá oddělení nebo projekty a pečlivě spravujte oprávnění.
4. Jak mohu spolupracovat na dokumentech v reálném čase?
   Otevřete dokument přímo v SharePointu a pozvěte kolegy ke spolupráci. Využívejte komentáře a sledování změn.
5. Jak mohu obnovit smazaný soubor?
   Smazané soubory jsou dostupné v koši po dobu 93 dnů. Můžete je obnovit výběrem souboru a kliknutím na „Obnovit“.