V tomto návodu se naučíte, jak vytvořit tlačítko v SharePoint seznamu nebo knihovně dokumentů, které spustí Power Automate tok pro vybranou položku nebo soubor. Toto řešení je užitečné, když potřebujete spustit automatizaci na vyžádání, místo automatického spuštění při nahrání nebo úpravě položky.

Příklad použití (0:31 – 1:00)

Demonstrace ukazuje, jak lze pomocí tlačítka v knihovně dokumentů odeslat e-mail s přiloženým souborem. Toto je ideální pro situace, kdy potřebujete mít kontrolu nad odesíláním dokumentů, jako jsou faktury nebo uživatelské příručky.

Vytvoření tlačítka v SharePoint seznamu (1:00 – 2:34)

1. Otevřete SharePoint seznam
2. Přidejte nový textový sloupec nazvaný „Cloud flow“
3. Klikněte na rozbalovací nabídku sloupce a vyberte „Nastavení sloupce“ > „Formátovat tento sloupec“
4. Vložte JSON kód pro formátování sloupce (kód bude poskytnut později v návodu)

Vytvoření Power Automate toku (2:34 – 7:02)

1. Otevřete Power Automate
2. Vytvořte nový okamžitý tok s triggerem „Pro vybranou položku“
3. Vyberte SharePoint web a seznam
4. Přidejte akci „Získat položku“ pro načtení metadat
5. Přidejte akci „Odeslat e-mail (v2)“
6. Použijte dynamický obsah z „Získat položku“ pro tělo e-mailu
7. Přidejte akci „Aktualizovat položku“ pro změnu stavu po odeslání e-mailu
8. Uložte tok a zkopírujte jeho identifikátor

Propojení toku s tlačítkem v SharePointu (7:02 – 8:08)

1. Vložte identifikátor toku do JSON kódu formátování sloupce
2. Uložte formátování sloupce
3. Otestujte funkčnost tlačítka v seznamu

Pokročilé nastavení tlačítka (8:08 – 11:35)

1. Použijte Copilot pro vytvoření pokročilého JSON kódu
2. Nastavte podmínky pro zobrazení a aktivaci tlačítka na základě stavu položky
3. Upravte vzhled tlačítka (barva, text) podle stavu
4. Implementujte logiku pro zabránění spuštění toku, když položka není připravena

Vytvoření toku pro knihovnu dokumentů (11:35 – 18:17)

1. Vytvořte nový tok s triggerem „Pro vybraný soubor“
2. Přidejte vstupní parametr pro e-mailovou adresu
3. Použijte akci „Získat vlastnosti souboru“ pro načtení metadat
4. Přidejte akci „Získat obsah souboru“ pro připojení dokumentu
5. Vytvořte akci „Odeslat e-mail (v2)“ s dynamickým obsahem a přílohou
6. Uložte tok a propojte ho s tlačítkem v knihovně dokumentů

Další tipy (18:17 – konec)

• Možnost změny textu tlačítka a hlavičky dialogového okna
• Nastavení povinných a volitelných vstupních parametrů
• Možnost generování konceptu e-mailu místo přímého odeslání

Časté dotazy

1. Proč používat tlačítka místo automatického spouštění toků?
   • Tlačítka umožňují větší kontrolu nad tím, kdy se tok spustí, což je užitečné pro procesy vyžadující lidský dohled.
2. Lze použít tlačítka i v knihovně dokumentů?
   • Ano, postup je velmi podobný jako u seznamů, jen se používá trigger „Pro vybraný soubor“.
3. Jak zajistit, aby tlačítko bylo aktivní pouze za určitých podmínek?
   • Pomocí podmíněného formátování v JSON kódu lze nastavit viditelnost a aktivitu tlačítka na základě hodnot v jiných sloupcích.
4. Je možné mít více vstupních parametrů pro tok?
   • Ano, v nastavení toku lze přidat libovolný počet vstupních parametrů různých typů.
5. Jak změnit text tlačítka nebo dialogového okna?
   • Tyto texty lze upravit v JSON kódu formátování sloupce pomocí vlastností „headerText“ a „runFlowButtonText“.