Microsoft Lists nabízí novou funkcionalitu formulářů, která umožňuje snadný sběr dat včetně příloh. Tento podrobný návod vás provede všemi kroky od vytvoření a sdílení formuláře až po využití pokročilých funkcí pro efektivní práci s daty. Ukážeme si i tipy na skrytá nastavení a zodpovíme časté dotazy.

---

Vytvoření nového formuláře v Microsoft Lists

1. Přístup k funkcionalitě formulářů

1. Otevřete svůj seznam v Microsoft Lists. Pokud pracujete s Lists v Microsoft Teams, tlačítko „Formuláře“ najdete také tam.
2. Klikněte na tlačítko Formuláře v horní části seznamu.
3. Zvolte možnost Nový formulář.

2. Nastavení formuláře

• Název formuláře: Pojmenujte formulář podle jeho účelu (např. „Rezervace na úpravu zvířat“).
• Logo a popis: Přidejte logo a stručný popis, aby uživatelé pochopili, k čemu formulář slouží.

3. Náhled formuláře

Na levé straně uvidíte živý náhled formuláře, který automaticky zahrnuje všechny sloupce z vašeho seznamu. Sloupce označené hvězdičkou (*) jsou povinné.

---

Přizpůsobení formuláře

1. Přidání nebo odebrání polí

• Na pravé straně lze upravit, která pole (sloupce) budou ve formuláři viditelná.
• Pokud například sledujete problémy, můžete odebrat sloupce týkající se jejich řešení, protože tyto údaje ještě nejsou při hlášení problému známé.

2. Podpora příloh

Jednou z nových funkcí je možnost přidávat k formuláři přílohy. Podporovány jsou různé typy souborů, například PDF, obrázky nebo videa. Přílohy se zobrazí přímo u položky seznamu po odeslání formuláře.

---

Přizpůsobení vzhledu a nastavení formuláře

1. Témata a barvy

• Můžete zvolit přednastavené motivy nebo si vytvořit vlastní styl (například definovat barvu tlačítka „Odeslat“).

2. Nastavení formuláře

• Oznámení o odpovědích: Aktivujte možnost „Upozornit mě“, abyste dostávali e-mail při každém odeslání formuláře.
• Přijímání odpovědí: Formulář lze zapnout nebo vypnout podle potřeby. Můžete také nastavit období, během kterého bude formulář aktivní.
• Zprávy:
  • Po odeslání formuláře: Zadejte například „Děkujeme za vaši odpověď.“
  • Pokud je formulář uzavřen: Uveďte například „V tuto chvíli nepřijímáme odpovědi.“

---

Sdílení formuláře

Formulář můžete sdílet pouze s uživateli ve vaší organizaci. Pokud potřebujete sbírat odpovědi od externích uživatelů, použijte Microsoft Forms, který ale nepodporuje přílohy od externích uživatelů.

Jak sdílet formulář:

1. Klikněte na Sdílet formulář.
2. Zkopírujte odkaz a nasdílejte jej prostřednictvím e-mailu nebo přidejte odkaz na stránku vašeho týmu v SharePointu (například do sekce „Rychlé odkazy“).

---

Použití formuláře v praxi

1. Uživatelé vyplní formulář a mohou přidat přílohy.
2. Po odeslání formulář zobrazí zprávu o úspěšném odeslání.
3. Data z formuláře se automaticky uloží do seznamu v Microsoft Lists, včetně příloh, které se zobrazí jako ikona sponky.

---

Správa formulářů

1. Zobrazení a úprava formuláře

• Klikněte na tlačítko Formuláře a vyberte formulář, který chcete upravit.
• V nabídce tří teček můžete formulář duplikovat, odstranit nebo zastavit přijímání odpovědí.

2. Vytváření více formulářů pro jeden seznam

Lze vytvořit více formulářů pro různé účely. Například:

• Formulář pro žádosti o dovolenou.
• Formulář pro žádosti o mateřskou dovolenou.
  Každý formulář může obsahovat jiné sloupce.

---

Tipy na skrytá nastavení

1. Zobrazení užitečných sloupců:
   • Klikněte na sloupec v seznamu, vyberte Nastavení sloupce → Zobrazit/skrýt sloupce.
   • Doporučujeme zobrazit sloupce:
     • Přílohy: Ukazuje ikonu sponky pro položky obsahující přílohy.
     • Vytvořeno kým: Zobrazuje autora položky.
     • Vytvořeno: Zobrazuje datum a čas přidání položky.
2. Formátování data a času:
   • Pro zobrazení přesného času klikněte na Nastavení seznamu → vyberte sloupec Vytvořeno → změňte formát na „Standardní“.

---

Časté dotazy

1. Mohu formulář sdílet s externími uživateli?

Ne, formuláře v Microsoft Lists lze sdílet pouze v rámci organizace. Pro externí sdílení použijte Microsoft Forms.

2. Lze omezit počet odpovědí na jednoho uživatele?

Tato funkce není v Microsoft Lists dostupná. Pro omezení na jeden formulář na uživatele použijte Microsoft Forms.

3. Jaké typy příloh jsou podporovány?

Formuláře podporují různé typy souborů, například PDF, obrázky, dokumenty Word a videa.

4. Mohu vytvořit více formulářů pro jeden seznam?

Ano, můžete vytvořit více formulářů, přičemž každý může obsahovat jiné sloupce z vašeho seznamu.