Pokud s aplikací Microsoft Loop teprve začínáte, jste na správném místě. V tomto podrobném průvodci si rozebereme základy práce s Loopem, aby váš tým mohl efektivně spolupracovat a udržovat si perfektní přehled o projektech.

Microsoft Loop je moderní aplikace pro spolupráci, která se zaměřuje na flexibilitu a práci v reálném čase. Pojďme se podívat, jak ji co nejlépe využít.

Seznámení s prostředím Microsoft Loop

Než se pustíme do práce, je důležité se zorientovat v hlavním panelu (dashboardu) aplikace.

• Pracovní prostory (Workspaces): Loop je organizován do pracovních prostorů. Můžete si je představit jako hlavní složky pro vaše projekty nebo oddělení. Každý prostor sdružuje související obsah na jednom místě.
• Stránky a dílčí stránky (Pages and Subpages): Uvnitř každého pracovního prostoru můžete vytvářet stránky. Každá stránka může mít své vlastní dílčí stránky (a ty další vnořené), což umožňuje přehledně strukturovat informace od obecných témat po nejmenší detaily.
• Levý navigační panel: V levé části obrazovky najdete hlavní navigaci. Můžete ji sbalit pro více pracovního místa nebo rozbalit pro plný přehled. Najdete zde:
  • Hledání: Prohledává veškerý váš obsah v Loopu.
  • Oznámení: Udržuje vás v obraze o veškeré aktivitě a zmínkách.
  • Poslední: Rychlý přístup k naposledy otevřeným stránkám a komponentám.
  • Nápady: Místo pro vaše rychlé poznámky a nápady.
  • Oblíbené: Připnuté pracovní prostory pro rychlý přístup.
• Můj pracovní prostor (My workspace): Toto je váš soukromý prostor pro osobní poznámky, přípravu obsahu nebo experimentování.

Vytvoření nového pracovního prostoru

Základem všeho je pracovní prostor. Jeho vytvoření je snadné:

1. Na domovské obrazovce klikněte na ikonu „+“ pro přidání nového prostoru.
2. Přizpůsobte vzhled: Můžete si vybrat úvodní fotku z galerie a přidat emoji, které vystihuje účel prostoru.
3. Pojmenujte prostor: Zvolte jasný a výstižný název, například „Série letních psích závodů“.
4. Pozvěte členy týmu: Na rozdíl od jiných aplikací Microsoftu nejsou pracovní prostory v Loopu (zatím) automaticky propojeny s týmy v Microsoft Teams. Musíte tedy ručně pozvat každého člena týmu zadáním jeho jména nebo e-mailu.
5. Klikněte na Vytvořit.

Pokud potřebujete později změnit název, vzhled nebo spravovat členy, stačí na domovské stránce najet myší na pracovní prostor, kliknout na ikonu tří teček (…) a vybrat požadovanou akci.

Strukturování obsahu pomocí stránek a dílčích stránek

Když máte pracovní prostor hotový, je čas ho zaplnit obsahem.

• Vytvoření stránky: Klikněte na tlačítko „Nová stránka“ v levém panelu. Každé stránce můžete dát unikátní ikonu a úvodní obrázek pro lepší vizuální orientaci.
• Vytvoření dílčí stránky: Najetím myši na existující stránku a kliknutím na tři tečky (…) zobrazíte možnost „Nová dílčí stránka“. Tím vytvoříte vnořenou strukturu.
• Uspořádání stránek: Pořadí stránek můžete kdykoliv změnit jednoduchým přetažením (drag-and-drop) v levém navigačním panelu.

Pro rychlý start můžete využít šablony. Při vytváření nové stránky vám Loop nabídne galerii předpřipravených šablon (např. pro zápis z porady, plánování projektu nebo brainstorming), které vám ušetří čas.

Využití příkazu lomítka pro vkládání obsahu

Jednou z nejmocnějších funkcí v Loopu je příkazové lomítko (/). Kdykoliv začnete psát na prázdné místo na stránce a stisknete /, zobrazí se menu s prvky, které můžete vložit.

Toto menu nahrazuje tradiční pás karet a umožňuje rychle přidávat:

• Základní prvky: Tabulky, seznamy úkolů, odrážkové seznamy.
• Styly textu: Nadpisy různých úrovní (H1, H2, H3), citace.
• Šablony: Hlasovací tabulka, Q&A sekce, sledování pokroku.
• Média a komunikace: Obrázky, odkazy, zmínky osob.

Příklad: Vytvoření tabulky

1. Napište /tabulka a stiskněte Enter.
2. Pojmenujte sloupce (např. „Fáze“, „Organizátor“, „Rozpočet“).
3. Přidejte řádky pro jednotlivé položky (např. „Před akcí“, „Během akce“, „Po akci“).
4. Změňte typ sloupce kliknutím na jeho název. Můžete si vybrat z typů jako Text, Číslo, Datum, Popisky nebo Osoba. Sloupec typu Osoba umožní přiřadit úkoly konkrétním lidem a sloupec Číslo automaticky sčítá hodnoty.

Formátování obsahu pro lepší přehlednost

Čistě formátovaná stránka je klíčem k přehlednosti. Pro formátování textu ho stačí označit myší a zobrazí se plovoucí panel nástrojů. Zde můžete nastavit:

• Nadpisy: Používejte nadpisy (H1, H2, H3) pro strukturování dokumentu. Můžete je také vytvořit pomocí klávesových zkratek (např. Ctrl + Alt + 2 pro Nadpis 2). Nadpisy lze sbalit, což je skvělé pro úklid dlouhých stránek.
• Seznamy: Vytvářejte kontrolní seznamy (checklisty), odrážkové nebo číslované seznamy pro zpřehlednění informací.
• Obsah (Table of Contents): Na začátek dlouhé stránky vložte pomocí /obsah automatický obsah. Ten vygeneruje odkazy na všechny nadpisy na stránce, což usnadňuje navigaci.

Správa úkolů v Loopu

Loop je úzce propojen s ekosystémem Microsoft 365. Pomocí příkazu /seznam úkolů vložíte interaktivní seznam úkolů.

Každý úkol můžete přiřadit konkrétní osobě a nastavit mu termín splnění. Velkou výhodou je, že všechny takto vytvořené úkoly se automaticky synchronizují s aplikacemi Microsoft Planner a To Do. Všichni tak mají přehled o svých povinnostech napříč platformami.

Spolupráce v reálném čase

Loop exceluje ve spolupráci. Zde jsou tři hlavní způsoby, jak pracovat s týmem:

1. Komponenty Loop (Loop Components) Jakoukoliv část stránky (tabulku, seznam, odstavec) můžete proměnit v samostatnou „komponentu“. Stačí označit obsah, kliknout na ikonu šesti teček a vybrat „Vytvořit komponentu Loop“. Tuto komponentu můžete zkopírovat a vložit do jiných aplikací, jako je Outlook, Teams nebo Word. Všichni, kdo mají odkaz, mohou komponentu upravovat v reálném čase a změny se okamžitě projeví všude, kde je vložena. Tím je zaručeno, že všichni pracují s aktuální verzí.
2. Zmínky (@mentions) Když potřebujete někoho na něco upozornit nebo mu položit otázku, použijte znak @ a začněte psát jeho jméno. Dotyčná osoba obdrží oznámení a odkaz na přesné místo, kde byla zmíněna.
3. Komentáře (Comments) Pro diskuzi nad konkrétním prvkem (textem, buňkou v tabulce) můžete přidat komentář. Označte danou část a klikněte na ikonu bubliny. V komentáři můžete také používat @zmínky pro přímou komunikaci.

Vytváření vlastních šablon

Pokud si vytvoříte stránku se strukturou, kterou chcete používat opakovaně, můžete si ji uložit jako vlastní šablonu.

1. Na stránce, kterou chcete uložit, klikněte na tři tečky (…).
2. Vyberte „Uložit stránku jako šablonu“.
3. Pojmenujte ji a uložte.

Při příštím vytváření nové stránky najdete svou šablonu v galerii v sekci „Vlastní“.

Budoucnost: Integrace s Microsoft Teams

Microsoft intenzivně pracuje na propojení pracovních prostorů Loop s kanály v Microsoft Teams. Brzy bude možné přidat pracovní prostor Loop přímo do kanálu, přičemž správa členů se automaticky převezme z daného týmu. To ještě více zjednoduší a zefektivní spolupráci.

Časté otázky a odpovědi (FAQ)

• Otázka: Co přesně je Microsoft Loop?
  • Odpověď: Je to flexibilní aplikace pro spolupráci, která kombinuje prvky textového editoru, projektového nástroje a sdíleného plátna. Umožňuje týmům společně vytvářet, plánovat a organizovat práci v reálném čase.
• Otázka: Jaký je rozdíl mezi pracovním prostorem a stránkou?
  • Odpověď: Pracovní prostor je hlavní kontejner pro celý projekt nebo tým. Stránky jsou jednotlivé dokumenty nebo oblasti uvnitř tohoto prostoru, které obsahují konkrétní informace, jako jsou poznámky, plány nebo seznamy úkolů.
• Otázka: Kde se ukládají úkoly, které vytvořím v Loopu?
  • Odpověď: Úkoly vytvořené pomocí komponenty „Seznam úkolů“ se automaticky synchronizují s Microsoft Planner a Microsoft To Do, takže je máte dostupné napříč celým ekosystémem Microsoft 365.
• Otázka: Může někdo mimo můj pracovní prostor vidět komponentu Loop, kterou mu pošlu?
  • Odpověď: Ano. Když vytvoříte a nasdílíte komponentu Loop (např. v e-mailu), udělujete přístup k úpravám této konkrétní komponenty i lidem, kteří nejsou členy původního pracovního prostoru. Zbytek stránky ale neuvidí.
• Otázka: Je používání Microsoft Loop zdarma?
  • Odpověď: Microsoft Loop je součástí předplatného Microsoft 365 pro firmy i jednotlivce. Základní funkce mohou být dostupné i pro osobní účty Microsoft.