Microsoft Teams je mnohem více než jen nástroj pro pořádání schůzek. Nabízí bohatou škálu funkcí, které vám mohou pomoci efektivně řídit projekty a vytvořit centralizovaný hub pro komunikaci, správu úkolů, ukládání souborů a další aktivity. Tento návod vám ukáže krok za krokem, jak nastavit Microsoft Teams pro správu projektů a jak využít jeho klíčové funkce.

---

1. Co je projekt a jak jej odlišit od procesu?

Projekt je jednorázová iniciativa s jasně stanoveným začátkem a koncem. Každý projekt je unikátní, i když může být součástí podobných aktivit (např. migrace HR systému).

Proces je naopak opakující se činnost, která probíhá pravidelně (např. měsíční uzávěrka účetnictví).

Tento článek se zaměřuje na správu projektů v Microsoft Teams. Pokud vás zajímá správa procesů, můžete se inspirovat dalšími zdroji nebo se obrátit na odborníky.

---

2. Vytvoření týmu a prvního kanálu

Postup vytvoření týmu:

1. Otevřete aplikaci Microsoft Teams.
2. Klikněte na tlačítko Přidat tým.
3. Vyberte možnost Vytvořit tým a zadejte název týmu. Doporučuje se použít název projektu, například Migrace HR systému.
4. Nastavte typ týmu na Soukromý.
5. Vytvořte první kanál:
   • Microsoft již nepojmenovává první kanál jako „Obecné“. Doporučuje se pojmenovat jej například „Vše“, čímž naznačíte, že se jedná o hlavní kanál projektu. Navíc se díky abecednímu řazení zobrazí na začátku seznamu.
   • Přidejte popis, např. „Projektový tým a hub pro migraci HR systému“.

Přidání členů do týmu:

• Přidejte všechny členy projektového týmu přímo při vytváření týmu nebo později. Například Miriam, Megan a Lydia.

---

3. Nastavení tabů v kanálu

Každý kanál v Microsoft Teams nabízí možnost přidávat záložky (taby). Ty slouží k organizaci klíčových informací a nástrojů pro váš projekt.

3.1 Komunikace: Záložka Příspěvky

• Příspěvky slouží jako hlavní chatovací prostor pro projektový tým.
• Doporučení:
  • Při psaní příspěvků používejte @zmínky (např. „@kanál“ nebo „@vše“), abyste upozornili všechny členy týmu.
  • Veškerá komunikace týkající se projektu by měla probíhat zde. Omezte soukromé zprávy, aby všechny informace byly transparentní.
  • Pro důležité zprávy využijte možnosti Oznámení.

3.2 Sdílení dokumentů: Záložka Soubory

• Záložka Soubory je místem pro ukládání všech projektových dokumentů, včetně zápisů ze schůzek, plánů a dalších zdrojů.
• Doporučení:
  • Vytvořte složky pro lepší organizaci, např.:
    • 01_Admin
    • 02_Zápisy ze schůzek
  • Všechny dokumenty sdílené v příspěvcích se automaticky ukládají do této záložky.

3.3 Poznámky: Záložka Loop místo OneNote

• Místo výchozího OneNote doporučujeme používat aplikaci Loop, která umožňuje dynamické a kolaborativní poznámky.
• Postup:
  1. Odstraňte záložku Poznámky.
  2. Přidejte novou záložku jako Web a propojte ji s pracovním prostorem Loop.
  3. Vytvořte strukturu pracovního prostoru Loop:
     • Stránku pro zápisy z jednání (např. „Schůzky“).
     • Stránku s projektovým plánem využívající šablonu z Loop.

3.4 Správa úkolů: Záložka Planner

• Planner je skvělý nástroj pro jednoduchou správu úkolů.
• Postup:
  1. Přidejte záložku Planner.
  2. Vytvořte plán úkolů, např. s kategoriemi: „K vyřízení“, „Probíhá“, „Hotovo“.
  3. Přidávejte úkoly, přiřazujte je členům týmu a nastavujte termíny.

3.5 Další taby: Whiteboard

• Pro brainstorming nebo vizuální plánování můžete přidat záložku Whiteboard.
• I když většina týmových aktivit může probíhat v Loop, Whiteboard je stále užitečný pro specifické aktivity, jako jsou retrospektivy nebo procesní mapování.

---

4. Jak získat konsensus v týmu

4.1 Hlasování pomocí Ankety

• V příspěvcích kanálu můžete jednoduše vytvořit anketu pro hlasování. Například:
  • Otázka: „Které oddělení bude první použito při migraci HR systému?“
  • Možnosti: IT, Marketing, Management, Účetnictví.

4.2 Pravidelné schůzky (Stand-upy)

• Nastavte pravidelné schůzky přímo v kanálu jako kanálové schůzky. Např. týdenní statusy projektu.

---

5. Kickoff schůzka a představení týmu

Před zahájením projektu je klíčové uspořádat úvodní schůzku s projektovým týmem. Na této schůzce:

• Představte členům týmu strukturu projektu v Microsoft Teams.
• Ukažte, kde a jak probíhá komunikace, kde jsou uloženy soubory, jak používat Loop a Planner.
• Stanovte pravidla pro používání systému (např. komunikace pouze v kanálu, pravidelné aktualizace úkolů).

---

Časté dotazy (FAQ)

1. Jak přidám další členy do týmu po jeho vytvoření?

Přejděte do nastavení týmu, vyberte možnost Přidat členy a přidejte nové uživatele.

2. Mohu změnit název kanálu?

Ano, klikněte na tři tečky vedle názvu kanálu a vyberte možnost Upravit kanál.

3. Proč používat Loop místo OneNote?

Loop nabízí větší flexibilitu, dynamické poznámky a lepší přizpůsobení týmové spolupráci.

4. Jak propojit Planner a Teams?

Planner je možné přidat jako záložku do kanálu a úkoly se automaticky synchronizují s týmem.