Jak efektivně používat Microsoft Planner v roce 2025
Microsoft Planner je nástroj pro správu úkolů a projektů, který je součástí balíčku Microsoft 365. Díky jeho propojení s dalšími aplikacemi, jako je Microsoft Teams, Outlook nebo Loop, můžete mít všechny své úkoly pod kontrolou. Tento podrobný návod vás provede klíčovými funkcemi Microsoft Planner a ukáže, jak jej co nejlépe využívat.
1. Začínáme s Plannerem
Planner je dostupný buď jako samostatná webová aplikace, nebo přímo z aplikace Microsoft Teams. V obou případech jsou základní funkce stejné. Hlavní pracovní plochou Planneru je nástěnka plánů, kde můžete snadno přidávat úkoly, spravovat jejich kategorie (tzv. „bucket“), nastavovat priority a sledovat pokrok.
2. Přehled úkolů v zobrazení „Můj den”
Co je zobrazení „Můj den”?
Jedná se o souhrn všech úkolů, které jsou splatné dnes, nebo které jste ručně označili jako „Můj den“. Zobrazení „Můj den” vám pomáhá soustředit se na úkoly, které potřebujete dokončit právě dnes.
Jak přidat nový úkol:
- Klikněte na „Přidat nový úkol”.
- Zadejte název úkolu, např. „Natočit video o Planneru”.
- Po vytvoření úkolu můžete rozkliknout jeho kartu a přidat další podrobnosti, jako je:
- Priorita (Nízká, Střední, Důležitá),
- Datum zahájení a splatnosti,
- Poznámky nebo kontrolní seznam.
Tipy:
- Soukromé úkoly: Úkoly vytvořené v zobrazení „Můj den” jsou privátní a nejsou sdílené s ostatními uživateli.
- Opakované úkoly: Pokud máte úkol, který se opakuje (např. týdenní report), můžete jej nastavit jako opakující se.
3. Správa úkolů v „Moje úkoly”
Zobrazení „Moje úkoly” je centrální místo, kde najdete všechny úkoly napříč Microsoft 365. Obsahuje:
- Soukromé úkoly – úkoly, které jste vytvořili sami.
- Přiřazené úkoly – úkoly, které vám byly přiřazeny v Plannerech, Loopu nebo Teams.
- Označené e-maily – úkoly vytvořené z označených e-mailů v Outlooku.
Filtry a třídění:
- Pomocí filtrů můžete zobrazit například pouze:
- Úkoly s vysokou prioritou,
- Úkoly se splatností tento týden,
- Dokončené úkoly.
- Úkoly lze také třídit podle data splatnosti, priority nebo názvu.
4. Vytváření a správa plánů
Jak vytvořit nový plán:
- Klikněte na „Nový plán” v Planneru.
- Vyberte:
- Základní plán (prázdný),
- Šablonu plánu (doporučeno pro rychlejší start).
- Zadejte název plánu a přiřaďte jej ke skupině (volitelné). Pokud přiřazení vynecháte, plán bude považován za osobní.
Doporučení:
- Použijte šablony plánů – ty obsahují přednastavené úkoly a struktury, které vám mohou ušetřit čas.
- Připněte důležité plány na levou navigační lištu pro snadný přístup.
5. Správa úkolů v Teams a Loop
Úkoly z Teams:
- Při vytváření schůzky v Microsoft Teams můžete využít komponentu Loop k přidání úkolů přímo do schůzky.
- Tyto úkoly jsou automaticky synchronizovány s Plannerem a lze je zobrazit v zobrazení „Přiřazeno mně”.
Jak najít úkoly z Loopu v Planneru:
- Otevřete Planner a přejděte na „Moje úkoly”.
- Vyfiltrujte úkoly podle typu „Přiřazeno mně“.
- Klikněte na název úkolu pro zobrazení detailů nebo přejděte na celý plán.
6. Používání Planneru s Outlookem
Planner je úzce propojen s Outlookem a umožňuje vytváření úkolů přímo z e-mailů.
Možnosti:
- Označené e-maily:
- Klikněte na ikonu vlajky u e-mailu. Tento e-mail se automaticky objeví ve vašem Planneru jako úkol v sekci „Označené e-maily“.
- Přetažení e-mailu:
- Otevřete panel „Můj den” v Outlooku a přetáhněte e-mail do této oblasti. E-mail tak vytvoří úkol v Planneru.
Tip:
- Označené e-maily používejte pro sledování odpovědí od kolegů.
- Přetažené e-maily používejte pro úkoly, které musíte sami dokončit.
7. Práce s Microsoft To Do
To Do je další aplikace Microsoftu, která vám umožňuje spravovat úkoly. Funguje jako lehčí alternativa k Planneru, vhodná zejména pro rychlou práci s úkoly z e-mailů.
Klíčové funkce:
- „Můj den”, Označené e-maily a Přiřazené úkoly jsou synchronizované s Plannerem.
- To Do je ideální pro uživatele, kteří pracují převážně v Outlooku.
8. Kopírování a export plánů
Planner umožňuje snadné sdílení nebo duplikování plánů:
- Export do Excelu: Chcete-li sdílet stav plánu bez udělení přístupu, můžete plán exportovat do Excelu.
- Kopírování plánu: Vytvořte kopii plánu a přeneste úkoly, priority i kontrolní seznamy. Poznámka: Přílohy nelze kopírovat.
9. Správa notifikací
Notifikace Planneru lze přizpůsobit pouze ve webové aplikaci:
- Přejděte na Nastavení (ikona ozubeného kola) v pravém horním rohu.
- Klikněte na „Oznámení”.
- Upravte, zda chcete dostávat e-maily o nových úkolech nebo aktualizacích.
Časté dotazy
1. Kde najdu dokončené úkoly?
- Použijte filtr „Pokrok” a zvolte „Dokončeno”. Dokončené úkoly můžete také třídit podle data splatnosti.
2. Jak mohu snadno přistupovat k úkolům z Loopu?
- Přidejte si úkol s názvem „Kontrola pokroku“ a přiřaďte jej sami sobě. Tento úkol vám umožní rychlý přístup k plánu přes sekci „Přiřazeno mně“.
3. Jak spravovat úkoly bez stanoveného data?
- Ve zobrazení „Všechny úkoly” použijte filtr „Datum splatnosti” a vyberte „Bez data”.
