Microsoft Planner je výkonný nástroj pro řízení úkolů a menších projektů, který je součástí vaší předplatné Microsoft 365. V tomto podrobném návodu se naučíte, jak jej správně využívat pro řízení projektů, a projdeme si 10 klíčových fází – od vytvoření plánu až po sdílení výstupů a spolupráci v týmu.

1. Vymezení cílů a výběr vhodného nástroje

Než vytvoříte plán, zvažte složitost projektu:

• Jednoduchý projekt – ideální pro základní verzi Microsoft Planner.
• Složitější nebo dlouhodobý projekt – zvažte Planner Premium.
• Opakující se procesy – může být vhodnější Microsoft Lists.

Tip: Pokud si nejste jistí, který nástroj použít, porovnejte Microsoft Planner a Lists.

2. Vytvoření plánu a prvního úkolu

Jak otevřít Microsoft Planner:

• V aplikacích Microsoft 365 klikněte na spouštěč aplikací (9 teček) a vyhledejte Planner.
• Nebo použijte aplikaci Teams: klikněte na tři tečky (…) v levém panelu a vyhledejte Planner.
• Připněte Planner pro rychlý přístup.

Vytvoření nového plánu:

1. Klikněte na „Moje plány“ → „Nový plán“.
2. Zvolte šablonu nebo začněte od začátku.
3. Zadejte název plánu (např. „Výstavba tréninkového centra“).
4. Připojte plán ke skupině nebo týmu – umožní to spolupráci.
5. Klikněte na Vytvořit.

3. Rozhraní Microsoft Planner

Planner nabízí různé pohledy na plán:

• Tabulkový (Board) – přehled úkolů podle kategorií.
• Mřížka (Grid) – úprava úkolů v tabulce.
• Plán (Schedule) – kalendář s úkoly.
• Grafy (Charts) – vizualizace průběhu.
• Časová osa (Timeline) – dostupná pouze v Premium verzi.

4. Vytvoření a správa úkolů

Jak vytvořit úkol:

1. V pohledu Board klikněte na „Přidat úkol“.
2. Pojmenujte úkol (např. „Zajistit stavební povolení“).
3. Po kliknutí se otevře karta úkolu, kde můžete:
   • Přiřadit členy týmu.
   • Nastavit datum zahájení a dokončení.
   • Opakovat úkol (např. týdenní kontrola projektu).
   • Přidat poznámky (lze zobrazit na kartě).
   • Vytvořit kontrolní seznam (checklist).
   • Připojit přílohy.

5. Organizace pomocí kategorií

Využití „bucketů“ (kbelíků):

• Představují hlavní kategorie:
  • Např. Fáze projektu: Iniciace, Vývoj, Realizace.
  • Nebo Oddělení: Marketing, Vývoj, Design.
  • Nebo Typy úkolů: Výzkum, Dokumentace, Testování.

Využití štítků (labels):

• Slouží jako podkategorie:
  • Např. Oddělení, Stav schválení, Typ úkolu.
  • Lze přiřadit více štítků jednomu úkolu.

6. Přiřazení týmových členů

Možnosti:

• V pohledu Board nastavte zobrazení podle „Přiřazeno komu“.
• Přetahujte úkoly mezi členy týmu.
• Pomocí filtrů omezte zobrazení např. podle štítků.

7. Plánování úkolů v kalendáři

V pohledu Schedule:

• Přetahujte úkoly do kalendáře.
• Přepínejte mezi týdenním a měsíčním zobrazením.
• Skryjte opakující se úkoly pro přehlednější zobrazení.

8. Sdílení plánu s týmem

Možnosti sdílení:

1. Přidání do kanálu v Teams:
   • Klikněte na „+“ → Planner → Přidat existující plán.
   • Oznámení se automaticky zobrazí v záložce Příspěvky.
2. Zobrazení na domovské stránce Teams (SharePoint):
   • Klikněte na „Upravit“ → Přidat webovou část → Planner.
3. Změna vizuálního vzhledu plánu:
   • Klikněte na „Podrobnosti plánu“ → Nastavte pozadí.

9. Monitorování průběhu

Vytvořte si opakovaný kontrolní úkol:

• Přiřaďte ho sobě, nastavte opakování týdně.

Monitorujte pomocí:

• Grafů (Charts) – přehled úkolů podle stavu, priority.
• Filtrů a třídění – zúžení hledání.
• Kalendáře (Schedule) – přetahování úkolů pro úpravu termínů.

10. Spolupráce a sdílení pokroku

Možnosti spolupráce:

• Komentáře v úkolu – nejsou ideální, nelze zmínit kolegy, ale zůstávají viditelné.
• Záložka Příspěvky v Teams – použijte @zmínky pro upozornění týmu/oddělení.

Sdílení mimo tým:

• NEPŘIDÁVEJTE externí uživatele do týmu (získali by přístup ke všem souborům).
• Místo toho použijte Export do Excelu → Sdílejte jako přehled.

11. Vytvoření šablony z existujícího plánu

1. Klikněte na název plánu → „Kopírovat plán“.
2. Zadejte nový název.
3. Vyberte, co chcete přenést (např. kontrolní seznamy, štítky).
4. Připojte k týmu → umožní přenést i přílohy.

Nejčastější dotazy

Lze přiřadit e-mail jako úkol v Planneru?

Ne, základní Planner neumožňuje přiřazení e-mailu skupině. Lze však:

• Použít doplněk Send to Planner (externí řešení).
• Stáhnout e-mail a připojit jako přílohu k úkolu.

Lze zobrazit úkoly napříč všemi plány?

V základní verzi Planneru to není možné. Tuto funkci nabízí Planner Premium.