Microsoft Copilot v OneDrive přináší revoluční možnosti pro práci s dokumenty. Tento nástroj vám pomůže rychle získat přehled o souborech, porovnávat data, generovat obsah a odpovídat na otázky bez nutnosti otevírání jednotlivých dokumentů. V tomto článku si ukážeme pět praktických příkladů využití Copilotu v různých odděleních firmy.

Poznámka: Microsoft Copilot v OneDrive je aktuálně dostupný pouze ve webové verzi a vyžaduje pracovní nebo školní účet. Postupně je také zpřístupňován předplatitelům Microsoft 365 pro osobní a rodinné účty.

1. Rychlé shrnutí dokumentů pro nového manažera prodeje

Jako nový manažer prodeje potřebujete rychle získat přehled o produktech vaší společnosti. Místo otevírání každého souboru zvlášť můžete použít Copilot pro automatické shrnutí obsahu.

Jak na to?

1. Vyberte až pět souborů, které chcete analyzovat.
2. Klikněte na tlačítko Copilot.
3. Zvolte možnost Shrnout (Summarize).

Copilot projde všechny vybrané dokumenty a automaticky vytvoří souhrn hlavních bodů, čímž vám ušetří čas při seznamování s obsahem.

Omezení: Aktuálně Copilot neumí analyzovat obrázky, videa ani poznámkové bloky (OneNote). Microsoft však plánuje přidání dalších funkcí.

2. Porovnání finančních výkazů pro finanční manažery

Finanční manažeři často pracují s výkazy zisků a ztrát. Copilot umožňuje snadné porovnání dvou souborů, čímž ulehčuje analýzu rozdílů mezi finančními reporty.

Postup:

1. Vyberte dva soubory s finančními výkazy.
2. Otevřete Copilot a klikněte na Porovnat soubory (Compare files).
3. Copilot vygeneruje přehlednou tabulku se srovnáním dat.
4. Pokud potřebujete upravit výstup, můžete položit doplňující otázky, např.:
   • „Shrň pouze položky týkající se příjmů.“
   • „Zobraz pouze výdaje.“

Tabulku lze snadno zkopírovat a vložit do Wordu nebo jiného dokumentu.

Bezpečnostní poznámka: Copilot pracuje pouze s dokumenty, ke kterým máte oprávnění. Může analyzovat nejen soubory ve vašem OneDrive, ale i sdílené knihovny dokumentů v Microsoft Teams nebo SharePointu.

3. Generování FAQ pro marketingové kampaně

Jako marketingový manažer potřebujete připravit sekci Často kladené otázky (FAQ) na webu pro nový produkt – například online kurz výcviku psů.

Jak vygenerovat FAQ?

1. Najděte soubor s podklady k produktu.
2. Klikněte na ikonu Copilot.
3. Zvolte možnost Vytvořit FAQ (Create an FAQ).

Copilot analyzuje dokument a automaticky sestaví seznam častých otázek a odpovědí. Tento obsah lze ihned použít na webu nebo v marketingových materiálech.

Další využití: Tato funkce je skvělá nejen pro tvorbu FAQ, ale i pro rychlé pochopení nových dokumentů ve firmě.

4. Analýza životopisů pro HR manažery

Jste HR manažer a máte dva životopisy uchazečů na pozici vedoucího prodejny. Chcete rychle zjistit, kdo má vyšší dosažené vzdělání.

Jak na to?

1. Vyberte soubory s životopisy.
2. Otevřete Copilot a zvolte Položit otázku (Ask a question).
3. Napište například:
   • „Který uchazeč má vyšší vzdělání?“

Copilot automaticky analyzuje oba dokumenty a zobrazí odpověď. Pokud máte více souborů (až 5), můžete si nechat vytvořit tabulku s přehledem vzdělání uchazečů.

Tip: Pokud Copilot přidá do tabulky další sloupce, můžete jej požádat o zobrazení pouze vzdělání.

5. Automatické vytvoření obchodního plánu pro operace

Jako manažer operací máte připravit obchodní plán na příští rok. Máte k dispozici loňský dokument a chcete jej použít jako šablonu.

Jak na to?

1. Vyberte soubor s loňským obchodním plánem.
2. Klikněte na ikonu Copilot a zvolte Položit otázku (Ask a question).
3. Napište dotaz ve stylu:
   • „Pomoz mi vytvořit obchodní plán se stejným rozložením jako tento dokument.“

Copilot vám vygeneruje nový plán, přičemž můžete:

• Doplnit vlastní vstupy – požádejte Copilot o sérii otázek pro každou sekci, na které odpovíte.
• Interagovat s Copilotem – upravovat obsah na základě konverzace.

Výhoda: Tato funkce pomáhá překonat blok při psaní a zefektivňuje tvorbu dokumentů.

Často kladené otázky (FAQ)

1. Jaké typy souborů může Copilot v OneDrive analyzovat?

Copilot dokáže pracovat s textovými dokumenty, tabulkami a prezentacemi. Neumí však analyzovat obrázky, videa a poznámky z OneNote.

2. Kolik souborů mohu analyzovat najednou?

Aktuálně lze zpracovat až pět souborů současně.

3. Může Copilot přistupovat k dokumentům, ke kterým nemám oprávnění?

Ne, Copilot respektuje oprávnění uživatele a pracuje pouze se soubory, ke kterým máte přístup.

4. Jak mohu výsledky Copilotu použít v jiných aplikacích?

Výstupy lze snadno zkopírovat a vložit do Wordu, Excelu nebo PowerPointu.

5. Je Copilot dostupný i pro osobní účty Microsoft 365?

Ano, Copilot se postupně zpřístupňuje i pro osobní a rodinné předplatitele Microsoft 365.