Pokud pravidelně pořádáte opakované schůzky v Microsoft Teams, určitě oceníte efektivní způsob, jak spravovat poznámky, úkoly a sdílené dokumenty. Microsoft Loop je výkonný nástroj, který vám umožní lépe organizovat informace a zajistit kontinuitu mezi jednotlivými setkáními.

V tomto podrobném návodu si krok za krokem ukážeme, jak správně nastavit opakované schůzky, jak využít Microsoft Loop pro efektivní správu poznámek a jak zajistit, aby byly všechny úkoly přehledně organizovány.

---

1. Vytvoření opakované schůzky v Microsoft Teams

1.1 Naplánování první instance schůzky

1. Otevřete kalendář v Microsoft Teams a klikněte na Nová schůzka.
2. Zadejte název schůzky, například Týdenní projektová porada.
3. Přidejte povinné účastníky – klikněte do pole a zadejte jména nebo e-maily.
4. Pokud chcete přidat volitelné účastníky, klikněte na možnost Volitelní.

1.2 Nastavení opakování schůzky

1. Klikněte na Opakování a vyberte požadovanou frekvenci:
   • Denně
   • Týdně
   • Měsíčně
   • Ročně
   • Vlastní (např. každé dva týdny)
2. Pokud má schůzka konečné datum, nastavte ho. Pokud ne, můžete nechat možnost Bez konce.

1.3 Další nastavení schůzky

• Nelze přidat kanál – aktuálně není možné přidat kanál k opakovaným schůzkám, pokud chcete využít Microsoft Loop.
• Možnosti schůzky:
  • Nastavení kdo může obejít předsálí.
  • Povolení automatického nahrávání a přepisu (užitečné, pokud máte Microsoft 365 Copilot).

---

2. Přidání agendy a poznámek k opakované schůzce

2.1 Vytvoření šablony poznámek pro celou sérii schůzek

1. Otevřete schůzku v kalendáři Teams a přejděte do sekce Poznámky ke schůzce.
2. Poznámky budou mít název schůzky, například Týdenní projektová porada.
3. V horní části uvidíte informaci, že se díváte na poznámky pro celou sérii.
4. Vytvořte strukturu agendy – doporučený formát:
   • Název tématu,
   • @Jméno osoby odpovědné za část schůzky,
   • Časový rozsah.

2.2 Doporučené položky agendy

• Rekapitulace předchozí schůzky – kontrola úkolů a otevřených bodů.
• Hlavní témata schůzky – rozdělte podle projektů či oddělení.
• Nové body k řešení – přidávejte podle aktuálních potřeb.

2.3 Přidání zmíněných účastníků (@zmínky)

• Když zadáte @Jméno, uživatel obdrží notifikaci a bude mít přístup k poznámkám.
• Kliknutím na červenou ikonu vedle jména udělíte dané osobě přístup k Loop stránce.

---

3. Použití poznámek během schůzky

3.1 Zobrazení agendy v průběhu schůzky

1. Otevřete poznámky ke schůzce – zobrazí se v pravém panelu.
2. Označujte splněné body, přidávejte nové poznámky a úkoly.
3. Připojení souborů – klikněte na Připojit soubor, např. SWOT analýzu pro diskusi.

3.2 Automatické generování poznámek pomocí Microsoft 365 Copilot

• Pokud máte licenci Microsoft 365 Copilot, AI může:
  • Generovat poznámky ze schůzky.
  • Navrhovat úkoly na základě diskuze.
• Po schůzce můžete poznámky manuálně upravit a doplnit.

---

4. Organizace poznámek v Microsoft Loop

4.1 Vytvoření prostoru pro schůzky v Microsoft Loop

1. Otevřete schůzku v Teams a přejděte do chatu schůzky.
2. Klikněte na Otevřít v pracovním prostoru Loop.
3. Microsoft Loop automaticky:
   • Přiřadí název workspace podle názvu schůzky.
   • Přidá účastníky jako členy workspace.
   • Umožní přidat popis a citlivostní štítky.

4.2 Organizace poznámek a souborů

• Vytvořte sekci „Dokumenty“ a přesouvejte sem všechny přiložené soubory.
• Každou schůzku uchovávejte jako podstránku – zajistí přehlednost.
• Přidání záznamů schůzek – pokud byla schůzka nahrána, přidejte ji pod danou schůzku.

---

5. Správa úkolů a zpětná kontrola

5.1 Přidávání úkolů během schůzky

1. V poznámkách vytvořte sekci „Úkoly“.
2. Přiřaďte úkoly konkrétním osobám pomocí @zmínky.
3. Nastavte termíny dokončení – budou viditelné v Microsoft Planner a To Do.

5.2 Oznámení o úkolech

• Účastníci dostanou notifikaci v Microsoft Teams (Aktivita).
• Úkoly se synchronizují s Plannerem a Microsoft To Do.

5.3 Kontrola úkolů na další schůzce

• Otevřete poznámky z předchozí schůzky.
• V sekci Úkoly označte splněné položky.
• Přidejte nové úkoly na základě nové diskuze.

---

6. Aktualizace a správa série schůzek

• Pokud potřebujete aktualizovat šablonu agendy, otevřete schůzku a klikněte na Upravit sérii.
• Změny se projeví ve všech budoucích schůzkách.
• V Microsoft Loop se také aktualizuje hlavní šablona poznámek.

---

Časté dotazy

❓ Jak zajistit, aby účastníci viděli poznámky v Microsoft Loop?

Pokud účastníci nemají přístup, klikněte na jejich jméno v poznámkách a udělte jim přístup.

❓ Mohou být poznámky generovány automaticky?

Ano, pokud máte Microsoft 365 Copilot, AI může poznámky vytvořit automaticky.

❓ Jak se dostanu k poznámkám z minulých schůzek?

Otevřete Loop workspace a vyberte konkrétní datum schůzky.