Zápisy z porad patří mezi činnosti, které většina lidí nevítá s nadšením. Díky novým funkcím v Microsoft 365 však může být ruční pořizování poznámek minulostí. Microsoft představil novou generaci nástrojů pro zápis z porad, které využívají umělou inteligenci a jsou plně integrovány do Microsoft Teams, Microsoft Loop a Microsoft Planner. Tento článek vás krok za krokem provede tím, jak tyto funkce používat a jak vám mohou ušetřit čas a zvýšit efektivitu.

1. Naplánování schůzky v Microsoft Teams nebo Outlook

Začněte tím, že naplánujete schůzku buď přímo v Microsoft Teams, nebo v Microsoft Outlook.

1. Otevřete kalendář a vytvořte novou schůzku.
2. V dolní části pozvánky klikněte na „Přidat poznámky ke schůzce“.
3. Poznámky jsou vytvářeny pomocí Microsoft Loop, což umožňuje snadné sdílení a úpravy.
4. Přidejte jednotlivé body agendy, abyste udrželi schůzku na správné cestě.
5. Odešlete pozvánku jako obvykle.

2. Aktivace AI poznámek během schůzky

Po připojení ke schůzce v Microsoft Teams:

1. Na pravé straně okna se zobrazí sekce Poznámky ze schůzky.
2. Klikněte do chatu a aktivujte automatické přepisování schůzky pomocí AI.
3. Vyberte jazyk, ve kterém bude schůzka probíhat.
4. AI začne automaticky přepisovat diskusi a generovat poznámky do Loop stránky.
5. Poznámky jsou viditelné pouze pro interní účastníky.

3. Automatické generování úkolů a jejich synchronizace s Microsoft Planner

Během schůzky:

• AI automaticky detekuje úkoly a převádí je do konkrétních položek úkolů.
• Každý úkol můžete:
  • Přiřadit kolegovi,
  • Nastavit termín splnění,
  • Automaticky synchronizovat s Microsoft Planner.

Příklad: Úkol „Připravit prezentaci“ přiřadíte kolegovi Matějovi a nastavíte termín do pátku. Tento úkol se ihned zobrazí v Planneru.

4. Sdílení a úpravy poznámek

S využitím Microsoft Loop můžete:

• Kopírovat poznámky jako komponenty a vložit je do chatu v Teams nebo e-mailu v Outlooku.
• Sdílet poznámky s širším týmem.
• Upravit poznámky i po skončení schůzky.
• Vytvořit PDF výstup a poslat ho třetím stranám, které se schůzky nezúčastnily.

5. Zobrazení souhrnu po schůzce

Po skončení schůzky:

• V Outlooku i Teams se zobrazí:
  • Shrnutí schůzky,
  • Přehled agendy,
  • Poznámky,
  • Úkoly synchronizované s Plannerem.

Kliknutím na „Zobrazit rekapitulaci“ se zobrazí přepis, poznámky, úkoly i souhrn AI.

6. Přidání poznámek do pracovního prostoru Loop

Poznámky lze přidat do existujícího Loop pracovního prostoru:

1. Otevřete Microsoft Loop.
2. Najděte záložku Meeting Notes.
3. Klikněte na „Přidat do pracovního prostoru“.
4. Vyberte projekt, např. „Projekt Zelená“.
5. Poznámky se automaticky přidají a jsou dostupné všem členům týmu.

7. Export do PDF

Pro potřeby archivace nebo sdílení s externími stranami:

1. Klikněte na tři tečky vedle poznámek.
2. Zvolte možnost Tisk / Export do PDF.
3. Uložte poznámky např. do vašeho DMS nebo je odešlete klientovi.

Požadavky pro použití

Aby bylo možné tyto funkce používat, je nutné:

• Mít aktivní licence:
  • Microsoft 365 Copilot,
  • Microsoft Teams,
  • Microsoft Loop.
• V nastavení schůzky povolit Použití Copilota během a po schůzce.

Pokud není Copilot povolen, nebudete mít přístup k těmto funkcím.

Nejčastější dotazy (FAQ)

Jaké licence potřebuji pro použití AI poznámek?

Potřebujete licence Microsoft 365 Copilot, Teams a Loop.

Jsou poznámky přístupné i pro externí účastníky?

Ne, poznámky jsou standardně přístupné pouze interním účastníkům. Pro externí sdílení doporučujeme export do PDF.

Kde najdu poznámky po skončení schůzky?

V Microsoft Teams a Outlooku – v detailu události klikněte na „Zobrazit rekapitulaci“.

Lze úkoly upravit po schůzce?

Ano, úkoly lze upravit v Microsoft Planner i přímo v Loop stránce.

Je možné poznámky upravovat ručně?

Ano. Poznámky generované AI lze upravit a doplnit ručně.

Relevance a výhody

Nová funkce pro zápisy z porad pomocí AI a Microsoft Loop přináší:

• Úsporu času,
• Lepší přehled o úkolech,
• Snadné sdílení a spolupráci,
• Automatickou synchronizaci úkolů.