V dnešním návodu se naučíme, jak lze automatizovat vytváření úkolů v Microsoft Planner pomocí nástroje Microsoft Power Automate. Tento postup je zvláště užitečný, když potřebujete pravidelně vytvářet úkoly, ale nechcete je mít nastavené jako opakující se přímo v Planneru. Opakující se úkoly v Planneru se totiž okamžitě znovu objeví po jejich dokončení, což nemusí být vždy žádoucí.

Příprava (0:28 – 1:14)

Před začátkem si připravte:

1. Přístup k Microsoft 365
2. Oprávnění k používání Power Automate
3. Existující plán v Microsoft Planner (nebo vytvořte nový)

Vytvoření nového flow v Power Automate (1:14 – 2:16)

1. Přejděte na office.com
2. Klikněte na ikonu spouštěče aplikací (tzv. „waffle“)
3. Vyberte Power Automate (pokud ho nevidíte, klikněte na „Prozkoumat všechny aplikace“)
4. Na domovské stránce Power Automate klikněte na „Vytvořit“
5. Vyberte „Naplánovaný tok cloudu“
6. Pojmenujte svůj tok (např. „Import pro projekt 9“)
7. Nastavte opakování (např. každý měsíc 1. den v 10:00)

Konfigurace flow (2:16 – 5:11)

1. Vyhledejte a vyberte konektor „Planner“
2. Zvolte akci „Vytvořit úkol“
3. Vyplňte potřebné údaje:
   • ID skupiny (vyberte tým nebo skupinu spojenou s plánem)
   • Název plánu
   • Název úkolu
   • Bucket (sekce v plánu)
   • Datum zahájení (můžete použít výraz utcNow())
   • Datum ukončení (můžete použít výraz addDays(utcNow(), 15) pro přidání 15 dní)
   • Volitelně: přiřazení uživatelů, barva kategorie, priorita

Přidání dalších detailů k úkolu (5:11 – 7:19)

1. Přidejte nový krok „Aktualizovat podrobnosti úkolu“
2. Jako ID úkolu použijte dynamický obsah z předchozího kroku
3. Přidejte popis úkolu
4. Volitelně přidejte odkazy na další soubory
5. Přidejte položky kontrolního seznamu (checklist)

Pojmenování akcí a testování (7:19 – 9:41)

1. Přejmenujte akce pro lepší přehlednost a údržbu
2. Uložte flow
3. Otestujte flow manuálně pomocí tlačítka „Test“
4. Zkontrolujte vytvořený úkol v Microsoft Planner

Výhody oproti opakujícím se úkolům (9:41 – konec)

• Úkoly jsou vytvářeny jako nové každý měsíc
• Můžete je upravovat bez ovlivnění budoucích úkolů
• Lepší přehlednost a organizace plánu

Časté dotazy

1. Proč používat Power Automate místo opakujících se úkolů v Planneru?
   • Power Automate nabízí větší flexibilitu a kontrolu nad vytvářením úkolů.
2. Mohu automaticky vytvářet více úkolů najednou?
   • Ano, stačí přidat další akce „Vytvořit úkol“ do vašeho flow.
3. Jak často mohu nastavit opakování vytváření úkolů?
   • Můžete nastavit různé intervaly – denně, týdně, měsíčně nebo i vlastní.
4. Co když potřebuji změnit detaily automaticky vytvářených úkolů?
   • Jednoduše upravte flow v Power Automate a změny se projeví při příštím spuštění.
5. Mohu automaticky přiřazovat úkoly různým členům týmu?
   • Ano, v kroku vytváření úkolu můžete nastavit dynamické přiřazení uživatelů.