Copilot v SharePointu přináší revoluci ve způsobu, jakým vytváříme obsah. Místo zdlouhavého manuálního přidávání textů a obrázků můžeme nyní využít umělou inteligenci k rychlému generování stránek a příspěvků. Tento návod vám ukáže dva hlavní způsoby, jak na to, a poradí, kdy je který vhodnější použít.

Kde začít?

Než začnete, přejděte na domovskou stránku sharepointového webu, kde chcete novou stránku nebo příspěvek vytvořit.

1. V horní nabídce klikněte na ikonu + Nový.
2. Z nabídky vyberte novou možnost Stránka s Copilotem.

Nyní máte na výběr dvě cesty:

1. Použít vlastní pokyn (prompt): Ideální, pokud máte specifické požadavky nebo chcete vycházet z existujícího dokumentu.
2. Začít se šablonou Copilota: Skvělé pro rychlé vytvoření standardizovaných typů obsahu (např. oznámení události, stav projektu).

Pojďme se podrobně podívat na obě možnosti.

Metoda 1: Vytvoření stránky pomocí vlastního pokynu

Tato metoda je perfektní, pokud máte připravený obsah například ve Wordu, PowerPointu nebo jako stránku Loop a chcete jeho strukturu a text co nejvěrněji přenést na SharePoint stránku.

Krok 1: Výběr typu obsahu a zadání pokynu

1. Po zvolení Stránka s Copilotem klikněte do pole pro zadání pokynu. Budete přesměrováni na stránku pro tvorbu s Copilotem.
2. V horní části můžete přepínat mezi typem obsahu:
   • Příspěvek (News post): Obvykle slouží k informování o novinkách, aktualitách projektu nebo nedávných událostech.
   • Stránka (Page): Slouží spíše pro statický, informační obsah (např. informace o týmu, procesu, produktu).
3. Copilot automaticky upraví začátek pokynu podle vašeho výběru, aby lépe pochopil cíl.
4. Nyní zadejte svůj pokyn. Můžete se inspirovat předpřipravenými návrhy pokynů kliknutím na Zobrazit výzvy (a tlačítkem Aktualizovat procházet další). Pamatujte: čím lepší a přesnější pokyn, tím lepší výsledek. Příklad pokynu pro zachování přesného znění: Vytvoř stránku ze souboru [název souboru], použij přesně stejnou strukturu a názvy oddílů, respektuj původní obsah bez změn slov. Tento typ pokynu je ideální, pokud pracujete se schváleným dokumentem, kde je nutné zachovat přesné formulace.

Krok 2: Připojení zdrojového souboru (nebo souborů)

1. Klíčem k úspěchu při použití pokynu odkazujícího na strukturu dokumentu je správné formátování zdrojového souboru. Ujistěte se, že váš dokument (Word, PPT atd.) používá styly nadpisů (Nadpis 1, Nadpis 2 atd.) k definování jednotlivých sekcí. Copilot tak bude moci dokument správně analyzovat a extrahovat strukturu.
2. Klikněte na možnost připojení souboru a vyhledejte svůj dokument. Můžete připojit soubory typu .docx, .pptx nebo stránku Loop.
3. V současnosti lze připojit až pět souborů. První připojený soubor slouží jako hlavní zdroj informací pro Copilota. Další soubory mohou sloužit jako doplňkové zdroje.

Krok 3: Nastavení tónu a délky (volitelné pro tuto metodu)

1. Copilot nabízí možnost nastavit tón komunikace (např. profesionální, neformální, nadšený) a délku obsahu (stručný, střední, delší).
2. Pokud jste však v pokynu specifikovali, že se obsah nemá měnit (jako v našem příkladu), Copilot bude tato nastavení ignorovat a použije text přesně tak, jak je ve zdrojovém dokumentu. Tyto volby jsou tedy relevantnější pro druhou metodu (šablony) nebo pro pokyny, které dávají Copilotu volnost v přeformulování.

Krok 4: Generování a úpravy

1. Klikněte na tlačítko pro generování (např. Vytvořit nebo Generovat). Copilot chvíli potrvá, než zpracuje informace a vytvoří návrh stránky.
2. Výsledkem bude stránka SharePointu, která přebírá texty, nadpisy a často i obrázky z vašeho dokumentu, přičemž zachovává strukturu definovanou nadpisy.
3. Po vygenerování můžete návrh ponechat nebo zahodit.
4. I po ponechání můžete stránku libovolně upravovat před i po publikování:
   • Návrhář (Designer): Vyberte libovolnou sekci a na kartě Návrhář vám Copilot nabídne návrhy na vylepšení rozložení a vzhledu dané sekce.
   • Úprava textu s Copilotem: Klikněte do textového pole a použijte Copilota k přepsání, zkrácení, prodloužení nebo změně tónu vybraného textu (více o tom v popisu druhé metody).

Metoda 2: Vytvoření stránky pomocí šablony Copilota

Tato metoda je rychlejší, pokud potřebujete vytvořit stránku standardního typu a nevadí vám, že Copilot bude mít větší volnost při formulaci obsahu.

Krok 1: Výběr šablony

1. Opět začněte volbou + Nový > Stránka s Copilotem.
2. Tentokrát vyberte možnost Začít se šablonou Copilota.
3. Můžete si vybrat šablonu pro Příspěvek nebo Stránku. Dostupné šablony zahrnují například:
   • Newsletter
   • Událost
   • Aktualizace stavu
   • Popis procesu
   • Téma
   • Zpráva/Oznámení
4. Pod náhledem šablony vidíte předvyplněný text, který slouží jako základní struktura a pokyn pro Copilota.

Krok 2: Vyplnění detailů šablony

1. Šablony fungují na principu „vyplňování prázdných míst“. Upravte navržený text šablony tak, aby odpovídal vašemu záměru. Příklad pro šablonu Událost: Místo obecného textu zadejte název vaší konkrétní události, např. Plánování letní psí módní přehlídky. Upravte také navržené sekce podle toho, co chcete na stránce mít (např. Program, Aktivity, Registrace).
2. Připojení souborů (doporučeno, ale volitelné): Copilot má přístup k datům ve vašem Microsoft 365 prostředí. Teoreticky by mohl vytvořit stránku jen na základě zadaného tématu (např. názvu události) prohledáním relevantních souborů, ke kterým máte přístup.
   • Pro lepší výsledky však důrazně doporučujeme připojit relevantní soubory, stejně jako v první metodě. Opět platí, že první soubor je hlavní a soubory by měly mít definované nadpisy pro snazší orientaci Copilota.
   • Můžete také zkopírovat nadpisy z připojených dokumentů přímo do polí pro definování sekcí v šabloně. Tím Copilotu přesně řeknete, jaké informace má pro danou sekci hledat. Můžete odkazovat i na různé soubory pro různé sekce.

Krok 3: Nastavení tónu a délky (klíčové pro tuto metodu)

1. Protože šablona představuje poměrně pevně daný pokyn s menší flexibilitou, nastavení tónu a délky je zde velmi důležité.
2. Tón: Vyberte styl, jakým má Copilot obsah napsat (např. Neformální, Profesionální, Nadšený, Poutavý, Kreativní). Pro příklad s psí módní přehlídkou by se hodil Nadšený.
3. Délka: Zvolte Stručný, Střední nebo Delší.
   • Doporučení: Je lepší zvolit Střední nebo Delší. Obsah můžete po vygenerování snadno zkrátit pomocí Copilota (viz níže). Naopak „nafukovat“ příliš stručný text je obtížnější.

Krok 4: Generování a úpravy

1. Klikněte na tlačítko pro generování. Copilot vytvoří stránku na základě šablony, vámi zadaných detailů, připojených souborů a nastavení tónu a délky.
2. Výsledná stránka bude obsahovat sekce, které jste definovali, vyplněné textem a případně obrázky, které Copilot našel nebo vygeneroval. Může se stát, že obrázky nebudou zcela relevantní (např. obecná móda místo psí módy) – ty pak snadno vyměníte.
3. Stránku můžete dále přizpůsobit pomocí standardních nástrojů SharePointu a také pomocí Copilota přímo v textových polích.

Úprava textu pomocí Copilota na vygenerované stránce:

• Automatické přepsání (Auto rewrite): Klikněte do textového pole, zvolte ikonu Copilota a vyberte možnost přepsání. Copilot nabídne několik alternativních verzí textu. Můžete původní text nahradit nebo novou verzi vložit pod něj pro další úpravy.
• Cílená úprava vybraného textu: Označte konkrétní část textu, klikněte na ikonu Copilota a vyberte, jak chcete text upravit:
  • Přepsat (Rewrite): Obecné přeformulování.
  • Upravit tón (Adjust tone): Změna na Profesionální, Neformální, Nadšený atd.
  • Shrnout (Summarize): Vytvoření stručného souhrnu.
  • Zkrátit (Make concise): Výrazné zkrácení textu.
  • Prodloužit (Make longer): Rozšíření textu.
  Opět dostanete několik návrhů a můžete si vybrat, zda text nahradit nebo vložit nový pod původní. Toto je skvělý způsob, jak doladit délku textu, pokud jste původně zvolili střední nebo delší variantu.

Kdy použít kterou metodu?

• Vlastní pokyn: Použijte, když máte hotový obsah v dokumentu a potřebujete zachovat jeho přesné znění a strukturu, nebo když máte velmi specifické požadavky, které nelze pokrýt šablonou. Vyžaduje dobře strukturovaný zdrojový dokument.
• Šablona Copilota: Použijte pro rychlé vytvoření standardních typů stránek (oznámení, události, procesy), když vám nevadí, že Copilot bude mít větší volnost při formulaci textu a když chcete využít předdefinovanou strukturu. Je rychlejší, pokud nemáte připravený detailní dokument.

Často kladené otázky (FAQ)

Otázka: Musím mít pro použití Copilota v SharePointu speciální licenci? Odpověď: Ano, pro využívání funkcí Copilot v rámci Microsoft 365 je obvykle nutná samostatná licence Copilot pro Microsoft 365 přiřazená k vašemu uživatelskému účtu.

Otázka: Rozumí Copilot v SharePointu česky? Odpověď: Ano, Copilot podporuje češtinu. Můžete mu zadávat pokyny česky a on bude generovat obsah také v češtině. Kvalita výstupu se neustále zlepšuje.

Otázka: Co když Copilot vygeneruje obsah, který není úplně přesný nebo vhodný? Odpověď: Copilot je nástroj, který vám má pomoci a ušetřit čas, ale vygenerovaný obsah je vždy potřeba zkontrolovat, upravit a doladit. Použijte vestavěné editační nástroje SharePointu a funkce Copilota pro úpravu textu.

Otázka: Jak zajistím, aby Copilot použil informace pouze z mých firemních dat? Odpověď: Copilot pro Microsoft 365 je navržen tak, aby pracoval s daty ve vašem firemním prostředí (Tenant). Respektuje nastavená oprávnění, takže by měl přistupovat pouze k souborům a informacím, ke kterým máte oprávnění vy jako uživatel. Připojením konkrétních souborů mu navíc dáváte jasné vodítko, jaké zdroje má primárně použít.

Otázka: Mohu použít Copilota i pro úpravu již existujících stránek, které nebyly vytvořeny pomocí něj? Odpověď: Ano, funkce Copilota pro úpravu textu (přepsání, zkrácení, změna tónu atd.) jsou dostupné v textových webových částech na jakékoli moderní stránce SharePointu, pokud máte aktivní licenci Copilot.