Správa více projektů v Microsoft Teams může být náročná, zejména pokud si nejste jisti, zda vytvořit nový tým nebo přidat kanál do existujícího týmu. Tento podrobný návod vám pomůže s rozhodováním pomocí rámce 3T, který se zaměřuje na konfiguraci týmu, časovou osu a téma.
1. Konfigurace týmu – kdy vytvořit nový tým a kdy jen kanál?
Při vytváření týmu pro projekt se automaticky vytvoří:
- SharePoint web (pro ukládání souborů)
- Microsoft 365 skupina (pro správu oprávnění)
- Knihovna dokumentů
- Poznámkový blok OneNote
- Sdílená e-mailová adresa
- Kalendář týmu
- Možnost integrace s Forms, Lists a Plannerem
Proto je důležité předem zvážit, zda opravdu potřebujete nový tým, nebo stačí přidat kanál do existujícího týmu.
Kdy vytvořit nový tým?
✔ Když projekt vyžaduje specifický přístup k datům (jiná oprávnění).
✔ Když projekt má velký rozsah nebo dlouhou časovou osu.
✔ Když je potřeba více oddělených kanálů s různými účastníky.
Kdy přidat pouze nový kanál?
✔ Pokud projekt sdílí stejné oprávnění jako existující tým.
✔ Pokud je projekt krátkodobý nebo pravidelně se opakující.
✔ Pokud chcete minimalizovat složitost a udržet věci přehledné.
2. Kanály v Microsoft Teams – jak je správně používat?
V Microsoft Teams existují tři typy kanálů, z nichž každý má svá specifika:
① Standardní kanál
✅ Viditelný pro všechny členy týmu.
✅ Obsahuje diskuze, soubory, Planner, Forms, OneNote a další aplikace.
✅ Možnost ad-hoc i naplánovaných schůzek v rámci kanálu.
📌 Použití: Ideální pro obecné projekty, kde všichni členové týmu potřebují přístup k informacím.
② Privátní kanál
🔒 Přístup pouze pro vybrané členy týmu.
🔒 Má vlastní SharePoint web – soubory jsou uloženy odděleně.
🚫 Nelze přidat existující Microsoft List (je třeba vytvořit nový).
📌 Použití: Pro citlivé informace nebo diskuze v menších skupinách v rámci týmu.
③ Sdílený kanál
🤝 Umožňuje spolupráci s lidmi mimo váš tým (i z jiných organizací).
🔗 Lze sdílet s jiným týmem nebo konkrétními uživateli.
🚫 Nelze přidat Planner ani Forms.
✅ Možnost plánování schůzek přímo v kanálu.
📌 Použití: Pro spolupráci s externími partnery nebo mezi týmy v rámci firmy.
3. Časová osa – co dělat po ukončení projektu?
Jakmile projekt skončí, je důležité rozhodnout, co udělat s jeho týmem nebo kanálem.
Archivační možnosti:
✅ Archivace kanálu – zmrazí konverzace a soubory mohou být pouze pro čtení.
✅ Archivace týmu – uchová veškerý obsah, ale tým bude neaktivní.
✅ Skrytí kanálu – stále přístupný, ale nebude rušit v hlavním seznamu.
📌 Použití: Pokud chcete uchovat historii projektu, ale zabránit dalším úpravám.
📌 Tip: Obecný kanál nelze archivovat, proto do něj nevkládejte klíčové informace projektu.
4. Téma – jak správně nastavit tým a kanály?
Při vytváření týmů a kanálů je důležité zjednodušit strukturu a vyhnout se zbytečné složitosti.
❓ Otázky k zamyšlení:
✔ Jaký je hlavní cíl týmu/kanálu?
✔ Jak dlouho bude projekt trvat?
✔ Kdo bude mít přístup?
Jak organizovat projekty podle složitosti:
- Krátkodobé projekty → Jeden tým s více kanály.
- Dlouhodobé či složité projekty → Samostatný tým s podkanály pro jednotlivé etapy.
🔑 Klíčové pravidlo: Všechna rozhodnutí by měla být založena na správě oprávnění a potřebách projektu.
Časté dotazy (FAQ)
❓ Mohu vytvořit kanál, který bude dostupný i pro lidi mimo můj tým?
Ano, sdílené kanály umožňují přidání členů z jiných týmů nebo dokonce externistů.
❓ Jaký je maximální počet kanálů v jednom týmu?
Každý tým může mít až 1 000 kanálů (včetně smazaných). Privátních kanálů může být maximálně 30.
❓ Co se stane se soubory, když archivujeme kanál?
Soubory zůstanou dostupné, ale mohou být pouze pro čtení pro běžné členy.
❓ Jak mohu obnovit archivovaný kanál?
Stačí kliknout na „Obnovit kanál“ v nabídce tří teček u daného kanálu.
❓ Můžu mít kanál bez propojení se SharePointem?
Ne, každý kanál (kromě Obecného) má vlastní složku na SharePointu.
Závěr a doporučení
Pokud možno, preferujte přidání nového kanálu místo vytváření nového týmu.
Pokud projekt vyžaduje jiná oprávnění nebo samostatnou organizaci, pak je nový tým vhodnější.
🔹 Standardní kanály → Pro běžné projekty.
🔹 Privátní kanály → Pro důvěrné informace.
🔹 Sdílené kanály → Pro spolupráci s externisty.
🎯 Správné nastavení týmů a kanálů vám pomůže zvýšit efektivitu a udržet pořádek v projektech.
