Microsoft Lists se neustále vyvíjí a přináší nové možnosti pro efektivní správu pracovních procesů. V tomto podrobném návodu si ukážeme, jak využít nejnovější vylepšení v oblasti formulářů v Microsoft Lists k vytvoření přehledného sledování rizik a problémů v rámci projektu. Naučíte se, jak přidávat nové položky, využívat podmíněné větvení, nastavovat notifikace a mnoho dalšího.

1️⃣ Jak začít s Microsoft Lists

Než začneme vytvářet náš sledovač rizik a problémů, je potřeba se dostat do aplikace Microsoft Lists.

Přístup k Microsoft Lists

1. Přejděte na Office.com.
2. Klikněte na spouštěč aplikací v levém horním rohu.
3. Vyberte možnost Další aplikace a poté Microsoft Lists.

Tip: Microsoft Lists lze otevřít i přímo v Microsoft Teams, pokud pracujete v týmovém prostředí.

2️⃣ Vytvoření nového seznamu

Nyní vytvoříme nový seznam, který nám pomůže sledovat rizika a problémy v rámci projektu.

Postup vytvoření seznamu

1. Klikněte na Nový seznam.
2. Vyberte možnost Použít šablonu.
3. Zvolte šablonu Sledovač problémů (Issue Tracker).
4. Pojmenujte svůj seznam (např. Sledování rizik a problémů).
5. Přidejte popis seznamu.
6. Vyberte umístění seznamu – můžete jej uložit:
   • Do mých seznamů (pouze pro vás).
   • Do konkrétního týmu v Microsoft Teams (sdílený přístup).
7. Klikněte na Vytvořit.

Poznámka: Pokud seznam ukládáte do týmu v Microsoft Teams, můžete jej přidat do navigace pro snadnější přístup.

3️⃣ Přidání a úprava sloupců

Seznam je připraven, ale obsahuje pouze pole pro problematiku (issues). Abychom mohli sledovat i rizika, přidáme nové sloupce.

Přidání nového pole „Typ“ (Riziko nebo Problém)

1. Klikněte na Přidat nový sloupec.
2. Vyberte Možnost (Choice).
3. Pojmenujte sloupec „Typ“.
4. Přidejte hodnoty:
   • Riziko
   • Problém
5. Nastavte pole jako povinné.
6. Klikněte na Uložit.

Přidání pole „Popis rizika“

1. Klikněte na Přidat nový sloupec.
2. Vyberte Víceřádkový text (Multi-line text).
3. Pojmenujte pole „Popis rizika“.
4. Přidejte popis, aby uživatelé věděli, jaké informace zadat.
5. Klikněte na Uložit.

Tip: Pokud chcete zaznamenávat související problémy, můžete použít sloupec s vyhledáváním (Lookup), který umožňuje propojení s jinými seznamy.

4️⃣ Nastavení formuláře a podmíněného větvení

Aby byl formulář přehledný a uživatelé nemuseli vyplňovat nepotřebná pole, nastavíme podmíněné větvení.

Postup nastavení podmíněného větvení

1. Otevřete formulář kliknutím na Formuláře → Nový formulář.
2. Klikněte na Podmíněné větvení v levém panelu.
3. Nastavte pravidla:
   • Pokud uživatel vybere Riziko, zobrazí se Popis rizika.
   • Pokud uživatel vybere Problém, zobrazí se Popis problému.
4. Klikněte na Uložit.

Poznámka: Tímto způsobem se zobrazí pouze relevantní pole podle vybrané kategorie.

5️⃣ Přizpůsobení formuláře

Kromě funkcionality můžeme formulář vizuálně upravit, aby vypadal profesionálně.

Možnosti přizpůsobení

✅ Změna názvu formuláře – Klikněte na název a upravte jej.
✅ Přidání vlastního loga – Klikněte na Přidat logo a nahrajte obrázek.
✅ Změna pořadí polí – Přetáhněte pole podle potřeby.
✅ Skrytí nepotřebných polí – Např. pole Stav není nutné vyplňovat uživatelem.

6️⃣ Nastavení notifikací a sdílení formuláře

Aby byl proces efektivnější, nastavíme automatická upozornění na nové záznamy a sdílíme formulář s týmem.

Nastavení upozornění na nové záznamy

1. Otevřete formulář a přejděte do Nastavení.
2. Aktivujte možnost Odeslat e-mailové upozornění při vyplnění formuláře.
3. Uložte změny.

Sdílení formuláře

1. Klikněte na Odeslat formulář.
2. Kopírujte odkaz a sdílejte jej s kolegy.
3. Uživatelé mohou formulář vyplnit, aniž by měli přístup k celému seznamu.

Tip: Pokud chcete formulář časově omezit, můžete nastavit datum zahájení a ukončení.

7️⃣ Testování a použití formuláře

Po dokončení konfigurace doporučujeme otestovat formulář:

1. Otevřete formulář a zkuste vyplnit riziko i problém.
2. Ověřte, že se zobrazují správná pole dle výběru.
3. Zkontrolujte, zda notifikace dorazí na e-mail.
4. Ověřte, že se nové položky správně zapisují do seznamu.

Časté dotazy (FAQ)

❓ Jak mohu sdílet seznam s týmem?

Seznam můžete sdílet přes Microsoft Teams, SharePoint nebo vytvořit sdílený odkaz.

❓ Mohu formulář omezit jen na určité uživatele?

Ano, oprávnění lze nastavit tak, aby formulář mohli vyplňovat pouze konkrétní uživatelé.

❓ Jak mohu propojit tento seznam s dalšími aplikacemi Microsoft 365?

Microsoft Lists lze propojit s Power Automate, Power Apps nebo Microsoft Forms.

❓ Je možné exportovat data z formuláře?

Ano, data lze exportovat do Excelu nebo propojit s Power BI.