Microsoft 365 nabízí dva hlavní nástroje pro tvorbu formulářů: Microsoft Forms a Microsoft Lists Forms. Pokud si nejste jisti, který z nich je pro váš konkrétní případ nejlepší, tento podrobný návod vám pomůže se rozhodnout.

V tomto článku se podíváme na rozdíly mezi těmito dvěma nástroji, jejich výhody a nevýhody, a ukážeme si, kdy je vhodné použít který z nich.

Jak vytvořit formulář v Microsoft Forms a Microsoft Lists

Oba nástroje můžete najít v spouštěči aplikací v Microsoft 365 (levý horní roh). Pokud zde aplikace nevidíte, klikněte na „Další aplikace“.

Microsoft Forms

1. Otevřete Microsoft Forms.
2. Klikněte na „Nový formulář“.
3. Pokud pracujete ve firemním prostředí, doporučujeme nejdříve vybrat skupinu nebo tým, ke kterému bude formulář přiřazen.
4. Přidejte otázky a upravte nastavení formuláře.

Microsoft Lists Forms

1. Otevřete Microsoft Lists.
2. Klikněte na „Vytvořit nový seznam“.
3. Můžete si vybrat mezi různými šablonami (např. sledování problémů, žádosti o cestovní schválení, onboarding zaměstnanců).
4. Po vytvoření seznamu klikněte na Forms → Vytvořit nový formulář.
5. Přidejte nebo upravte pole formuláře podle svých potřeb.

Poznámka: Microsoft Lists nabízí možnost propojit formulář s konkrétním týmem v Microsoft Teams. To umožňuje lepší spolupráci a sdílení dat.

Klíčové rozdíly mezi Microsoft Forms a Microsoft Lists Forms

Pojďme se podívat na hlavní rozdíly mezi těmito dvěma nástroji podle několika klíčových kritérií.

1. Typy polí (otázky ve formuláři)

2. Kdo může formulář vyplnit?

Shrnutí: Pokud potřebujete sbírat odpovědi od externích uživatelů nebo anonymně, Microsoft Forms je lepší volba. Pokud chcete, aby odpovědi byly vždy přiřazeny ke konkrétním uživatelům ve firmě, Microsoft Lists Forms je ideální řešení.

3. Co se děje po odeslání formuláře?

Shrnutí: Pokud chcete pouze shromažďovat data jednorázově, Microsoft Forms je dostačující. Pokud potřebujete pracovat s daty dále, provádět schvalování nebo automatizovat procesy, Microsoft Lists je lepší volba.

4. Možnosti sdílení a sběru odpovědí

Shrnutí: Microsoft Forms má pokročilé možnosti sdílení, což je užitečné pro dotazníky a veřejné formuláře. Microsoft Lists tuto možnost zatím nenabízí.

5. Spolupráce v týmu

Shrnutí: Oba nástroje umožňují spolupráci, ale Microsoft Lists nabízí detailnější komentáře přímo k jednotlivým položkám seznamu.

Který nástroj si vybrat?

Časté dotazy

1. Mohu propojit Microsoft Forms a Microsoft Lists?

Ano, pomocí Power Automate můžete nastavit, aby odpovědi z Microsoft Forms byly automaticky ukládány do Microsoft Lists.

2. Mohu použít Microsoft Lists pro anonymní dotazníky?

Ne, Microsoft Lists vždy zaznamenává e-mail respondenta.

3. Jaký je maximální počet odpovědí v Microsoft Forms?

Microsoft Forms umožňuje až 50 000 odpovědí na formulář.