V tomto článku se podíváme na nejlepší postupy pro organizaci dokumentů v SharePointu a Microsoft Teams. Microsoft doporučuje používat plochou strukturu knihoven dokumentů, ale Teams automaticky vytváří složky pro jednotlivé kanály. To vyvolává otázku: Používat složky nebo plochou knihovnu dokumentů?

Abychom vám pomohli rozhodnout, představíme rámec 3H – Hybrid, Highlight, Harmonize, který vám umožní efektivně nastavit knihovnu dokumentů.

1. Hybrid – Kombinace složek a metadat

Jedním z nejčastějších dotazů je, zda je lepší používat složky nebo plochou strukturu knihovny. Odpověď není jednoznačná – nejlepší přístup je hybridní.

Proč existují složky v Teams?

V Microsoft Teams se pro každý kanál automaticky vytvoří složka v knihovně dokumentů SharePointu. Tyto složky mají specifické využití:

• Záznamy schůzek – pokud je schůzka v kanálu nahrána, záznam se uloží do složky Recordings.
• Loop komponenty – pokud přidáte Loop komponentu do příspěvku, soubor se automaticky uloží do složky odpovídajícího kanálu.

Díky tomu mají všichni členové týmu přístup k těmto souborům. Pokud by byly uloženy na OneDrive jednotlivce, mohly by být při odchodu zaměstnance z organizace ztraceny.

Jak pracovat s hybridním přístupem?

1. Používejte složky pro specifické účely (např. záznamy schůzek, specifické dokumenty).
2. Nevytvářejte příliš složité struktury složek, které mohou vést k duplicitám a nejasnostem.
3. Využívejte metadata pro třídění dokumentů podle kategorií místo hluboké hierarchie složek.

2. Highlight – Zvýraznění důležitých složek

Aby byla práce s dokumenty intuitivní, je důležité složky vizuálně odlišit.

Jak zvýraznit složky?

1. Vytvořte nové složky pro specifické dokumenty (např. Smlouvy, Faktury).
2. Nastavte odlišné barvy složek, aby byly snadno rozpoznatelné.
3. Dodržujte konzistentní strukturu složek napříč týmy a kanály.

Například pokud máte tým pro projekty, kde každý kanál představuje jeden projekt, můžete v každém kanálu vytvořit složku „Smlouvy“ a nastavit pro ni stejnou barvu. To usnadní orientaci členům týmu.

3. Harmonize – Harmonizace metadat a knihoven

Použití složek může být někdy nepraktické – například pokud chcete třídit dokumenty podle klienta nebo typu smlouvy. Místo složek můžete použít metadata.

Jak přidat metadata do knihovny dokumentů?

1. V knihovně dokumentů klikněte na „Přidat sloupec“ → „Výběr“.
2. Zadejte názvy kategorií (např. Klient X, Klient Y).
3. Přiřaďte barvy jednotlivým možnostem pro lepší vizuální přehled.
4. Aktualizujte metadata hromadně pomocí režimu „Upravit v zobrazení mřížky“.

Kdy vytvořit samostatnou knihovnu dokumentů?

Pokud potřebujete specifickou sadu metadat, která se nemá vztahovat na celou knihovnu, je lepší vytvořit novou knihovnu dokumentů.

Jak vytvořit novou knihovnu dokumentů v SharePointu?

1. Otevřete SharePoint a přejděte na domovskou stránku týmu.
2. Klikněte na „Nový“ → „Knihovna dokumentů“.
3. Pojmenujte knihovnu (např. Smlouvy).
4. Přidejte metadata specifická pro tuto knihovnu.

Tímto způsobem můžete například uchovávat smlouvy odděleně od ostatních dokumentů a přidělit jim specifická metadata.

Jak zpřístupnit novou knihovnu týmu?

1. Přidejte ji do navigace SharePointu, aby byla snadno dostupná.
2. Připněte ji do „Rychlého přístupu“ v OneDrive, aby ji členové týmu mohli snadno najít při ukládání souborů.
3. Přidejte ji jako kartu v Microsoft Teams pro rychlý přístup.

Časté dotazy

Jaký je rozdíl mezi složkami a metadaty?

• Složky jsou tradiční způsob organizace souborů, ale mohou vést k duplicitám.
• Metadata umožňují třídit soubory podle vlastností (např. Klient, Typ smlouvy) bez nutnosti složitých složek.

Mohu používat složky a metadata současně?

Ano, ale je důležité udržovat jednoduchou strukturu složek a využívat metadata pro třídění souborů tam, kde složky nestačí.

Jak přidat vlastní metadata do stávající knihovny dokumentů?

V knihovně dokumentů klikněte na „Přidat sloupec“ a vyberte typ metadat (např. Výběr, Datum, Číslo).

Jak mohu migrovat existující složky na strukturu založenou na metadatech?

1. Vytvořte metadata odpovídající aktuální struktuře složek.
2. Přiřaďte metadata souborům.
3. Přesunujte soubory do nové struktury a odstraňujte nadbytečné složky.