SharePoint, Spolupráce

SharePoint Online: Kompletní průvodce pro začátečníky

SharePoint Online je nástroj pro správu dokumentů, který je široce využíván napříč organizacemi. V tomto průvodci se naučíte, jak přistupovat k SharePointu Online v rámci Microsoft 365, jak vytvářet různé typy webů, pracovat s knihovnami dokumentů, nastavovat schvalovací procesy, sledovat historii verzí a mnoho dalšího. Tento návod je určen pro začátečníky, kteří chtějí porozumět základům SharePointu a využít jeho funkcí pro efektivní správu dokumentů a spolupráci v týmu.


Přihlášení do SharePointu Online

Kroky k přihlášení:

  1. Přejděte na office.com.
  2. Přihlaste se pomocí svého pracovního nebo školního účtu Microsoft 365.
  3. Po přihlášení klikněte na Spouštěč aplikací (ikona devíti teček v levém horním rohu).
  4. Z nabídky aplikací vyberte SharePoint.

Pokud jste přihlášeni správně, budete přesměrováni na úvodní stránku SharePointu, kde uvidíte seznam webů, ke kterým máte přístup.


Typy SharePoint webů

V SharePointu můžete vytvářet dva hlavní typy webů pro různé účely:

  1. Týmový web: Primárně určen pro spolupráci v rámci týmu nebo projektu. Tento typ webu je navržen tak, aby umožňoval členům týmu snadno spolupracovat a sdílet soubory. Každý člen týmu může přispívat obsahem. Tento web je často propojen s Microsoft Teams.
  2. Komunikační web: Tento typ webu je vhodný pro široké publikování informací, například jako intranet pro celou organizaci. Komunikační web obvykle spravuje jen několik administrátorů, zatímco většina uživatelů konzumuje obsah.

Vytvoření webu:

  1. Na úvodní stránce SharePointu klikněte na tlačítko Vytvořit web.
  2. Vyberte typ webu: Týmový web nebo Komunikační web.
  3. Zadejte název webu a popis.
  4. Nastavte oprávnění (veřejný nebo soukromý web).
  5. Přidejte členy a vlastníky webu.

Práce s knihovnami dokumentů

Knihovna dokumentů je základní součástí každého SharePoint webu. Umožňuje ukládat, sdílet a spravovat soubory.

Funkce knihovny dokumentů:

  • Vkládání souborů: Soubory můžete nahrát přetažením z počítače nebo kliknutím na tlačítko Nahrát soubor.
  • Vytváření nových souborů: Přímo v knihovně můžete vytvářet nové dokumenty Word, Excel, PowerPoint nebo OneNote.
  • Spolupráce: Uživatelé mohou na dokumentech spolupracovat v reálném čase.
  • Filtrování a třídění: Dokumenty můžete třídit podle různých kritérií, jako je název souboru, poslední úprava nebo autor.
  • Historie verzí: SharePoint uchovává historii všech verzí dokumentu, což umožňuje návrat k předchozím verzím.
  • Schvalování obsahu: Můžete nastavit, aby nové nebo upravené soubory musely být schváleny před tím, než budou viditelné pro ostatní uživatele.

Postup pro práci s knihovnou dokumentů:

  1. V knihovně klikněte na Nový dokument nebo přetáhněte soubor z počítače.
  2. Pomocí Historie verzí můžete sledovat změny souboru.
  3. Pro úpravy souboru klikněte na Otevřít v aplikaci nebo Otevřít v prohlížeči.
  4. Check-in a Check-out: Funkce „Check-out“ umožňuje uzamknout soubor pro úpravy, aby ostatní uživatelé nemohli dělat změny, dokud soubor neuvolníte.

Nastavení a správa oprávnění webu a knihoven

V SharePointu lze přesně definovat, kdo má k jakému obsahu přístup. Oprávnění lze nastavit na úrovni celého webu, ale také na úrovni jednotlivých knihoven nebo dokonce souborů.

Postup pro správu oprávnění:

  1. Klikněte na Nastavení (ikona ozubeného kola) v pravém horním rohu.
  2. Vyberte Oprávnění webu.
  3. Přidejte nové členy a přidělte jim roli (vlastník, člen, návštěvník).
  4. Pokud chcete nastavit oprávnění pro konkrétní knihovnu, přejděte do knihovny, klikněte na Nastavení a vyberte Oprávnění knihovny.
  5. Oprávnění mohou být děděná z celého webu, nebo můžete nastavit jedinečná oprávnění pro jednotlivé knihovny či dokumenty.

Vytváření nových zobrazení v knihovnách

V SharePointu můžete vytvářet různá zobrazení knihoven a seznamů, která vám umožní snadněji najít potřebné informace. Můžete například vytvořit zobrazení, které bude zobrazovat pouze dokumenty, které jste vytvořili vy, nebo dokumenty, které jsou starší než určitý počet dní.

Postup pro vytvoření nového zobrazení:

  1. V knihovně klikněte na tlačítko Všechny dokumenty a vyberte Vytvořit nové zobrazení.
  2. Zadejte název zobrazení.
  3. Vyberte, zda bude zobrazení veřejné (pro všechny uživatele) nebo soukromé (pouze pro vás).
  4. Nastavte filtry, třídění a seskupování dat podle potřeby.
  5. Zobrazení můžete uložit a v budoucnu k němu přistupovat z rozbalovací nabídky zobrazení.

Časté dotazy

1. Jaký je rozdíl mezi týmovým a komunikačním webem?

  • Týmový web je určen pro spolupráci mezi členy týmu, kde všichni mohou přispívat obsahem. Komunikační web je určen pro publikování informací širokému publiku, kde přispívá jen několik uživatelů.

2. Jak mohu sledovat změny v dokumentu?

  • SharePoint nabízí funkci Historie verzí, která vám umožní sledovat všechny změny provedené v dokumentu, včetně toho, kdo změny provedl a kdy.

3. Co je to check-in a check-out?

  • Check-out uzamkne dokument pro úpravy. Ostatní uživatelé nemohou dokument upravovat, dokud není check-in proveden zpět. Tato funkce je užitečná, pokud chcete provádět změny bez rizika konfliktů s jinými uživateli.

4. Jak mohu schválit dokument?

  • Pokud je ve vaší knihovně dokumentů zapnuté schvalování obsahu, nové nebo upravené dokumenty budou ve stavu „Čeká na schválení“, dokud je vlastník nebo schvalovatel neschválí.

5. Jak mohu změnit oprávnění pro konkrétní knihovnu?

  • Přejděte do knihovny, klikněte na Nastavení a vyberte Oprávnění knihovny. Zde můžete nastavit jedinečná oprávnění, která se liší od oprávnění celého webu.

💡 Snadná správa obchodních aktivit a klientů přímo v Microsoft 365 🚀