Správa úkolů v Microsoft 365 může být náročná, zejména když každý den přijímáme množství úkolů prostřednictvím e-mailů, zpráv v Microsoft Teams nebo dokonce papírových poznámek na stole. Sledování všech těchto úkolů se rychle stává nepřehledným. Ačkoliv existují nástroje jako Microsoft Planner, malé funkce mohou ušetřit spoustu času a zefektivnit vaši práci. V tomto návodu vám představíme šest často přehlížených funkcí v Microsoft 365, které výrazně zlepší správu vašich pracovních úkolů.

1. Převod e-mailu na úkol pomocí Outlooku a Microsoft Planner

Díky nové integraci Outlooku a Microsoft Planneru můžete snadno převést e-mailovou zprávu na úkol. Stačí dvojklikem zvýraznit část e-mailu, nad ní se objeví tlačítko pro vytvoření úkolu. Jedním kliknutím otevřete postranní panel To-Do, kde se úkol automaticky vytvoří v Microsoft Planneru a synchronizuje se s dalšími aplikacemi, jako je Microsoft Teams.

2. Vytváření spolupracujících seznamů úkolů pomocí Microsoft Loop

Microsoft Loop umožňuje vytvářet spolupracující seznamy úkolů, které se synchronizují s Microsoft Plannerem. Postup je jednoduchý: ve stránce Microsoft Loop klikněte na klávesu lomítka (/), vyhledejte „úkol“ a vyberte přednastavený seznam úkolů. Můžete přiřadit úkoly, stanovit termíny a kategorizovat je do různých skupin, což se automaticky projeví v Microsoft Planneru.

3. Integrace Microsoft Teams s úkoly

V Microsoft Teams můžete přímo ve kanálech vytvářet a spravovat úkoly pomocí Microsoft Planneru. Stačí kliknout na tlačítko Loop na spodní straně okna a vybrat „Úkol LK“. Úkoly se automaticky synchronizují s Plannerem, což umožňuje snadné sledování a přiřazování úkolů v rámci týmu.

4. Přidání úkolů do Microsoft To Do z Outlooku

V novém Outlooku můžete přímo z e-mailu přidávat úkoly do aplikace Microsoft To Do. Stačí kliknout na ikonu Microsoft To Do v pravém horním rohu, vybrat e-mail a zvolit „Přidat jako úkol“. Úkol se vytvoří s názvem e-mailu a synchronizuje se s Microsoft Plannerem a Teams, což umožňuje rychlý přístup a správu úkolů.

5. Tvorba úkolů z zpráv v Microsoft Teams pomocí Microsoft Planneru

Zprávy v Microsoft Teams můžete snadno převést na úkoly pomocí Microsoft Planneru. Stačí přejet myší nad zprávu, kliknout na nabídku možností a vybrat „Vytvořit úkol v Planneru“. Úkol se přidá do zvoleného plánu a je viditelný ve všech propojených aplikacích, což usnadňuje sledování a správu úkolů přímo z Teams.

6. Přehled všech úkolů v Microsoft Planneru

Microsoft Planner nabízí přehled všech vašich úkolů napříč různými plány. V aplikaci Planner v Teams můžete zobrazit všechny úkoly, které máte dnes, a přistupovat k nim rychle pomocí sekce „Moje úkoly“. Můžete také připnout často používané plány do levého panelu pro rychlý přístup a efektivní správu vašich úkolů.

Časté dotazy (FAQ)

Jak převést e-mail na úkol v Microsoft 365?

V Outlooku zvýrazněte část e-mailu, klikněte na tlačítko pro vytvoření úkolu a úkol se automaticky vytvoří v Microsoft Planneru a synchronizuje se s dalšími aplikacemi.

Můžu spravovat úkoly přímo v Microsoft Teams?

Ano, pomocí Microsoft Planneru v Teams můžete vytvářet, přiřazovat a sledovat úkoly přímo z kanálů a zpráv.

Jak se synchronizují úkoly mezi Microsoft To Do a Microsoft Plannerem?

Úkoly přidané do Microsoft To Do se automaticky synchronizují s Microsoft Plannerem, což umožňuje sledování a správu úkolů v obou aplikacích.

Co je Microsoft Loop a jak může pomoci při správě úkolů?

Microsoft Loop umožňuje vytvářet spolupracující seznamy úkolů, které se synchronizují s Microsoft Plannerem a usnadňují týmovou spolupráci a správu úkolů.

Jak připnout často používané plány v Microsoft Planneru?

V aplikaci Planner můžete připnout často používané plány do sekce „Pin“ v levém panelu pro rychlý přístup a efektivní správu úkolů.