Vítejte v našem detailním návodu na SharePoint Online určeném pro začátečníky. Tento článek vás krok za krokem provede základy SharePointu, včetně jeho přístupu, vytváření různých typů webů, správy obsahu a práce s knihovnami dokumentů. Časová značení vám pomohou orientovat se v jednotlivých částech videa, na jehož základě je tento návod vytvořen.

Obsah

1. Úvod do SharePointu Online
2. Přihlášení do Microsoft 365 a přístup k SharePointu
3. Úvodní stránka SharePointu a navigace
4. Vytváření nových webových stránek: Týmový a Komunikační web
5. Nastavení navigace na webu
6. Práce s knihovnou dokumentů
7. Pokročilé nastavení knihovny dokumentů
8. Synchronizace knihovny dokumentů s OneDrive
9. Závěr
10. Časté dotazy
11. Relevantní vyhledávané fráze

---

00:00: Úvod do SharePointu Online

SharePoint je široce využívaný nástroj v různých organizacích pro správu dokumentů. V tomto návodu se zaměříme na to, jak přistupovat k SharePointu Online prostřednictvím Microsoft 365, a prozkoumáme dva různé typy webových stránek, které můžete v SharePointu vytvořit:

1. Týmový web (Team Site): Integruje se lépe s Microsoft Teams a slouží k týmové spolupráci na projektech.
2. Komunikační web (Communication Site): Funguje jako intranet pro vaši organizaci, ideální pro šíření informací.

Po vytvoření webu se budeme věnovat rychlé navigaci, přizpůsobení URL adres a nastavení odkazů pro snadný přístup k různým částem SharePointu, jako jsou stránky, knihovny dokumentů nebo seznamy.

00:40: Typy webových stránek v SharePointu

• Týmový web: Spolupráce, sdílení informací mezi členy týmu.
• Komunikační web: Přenos informací širšímu publiku, vizuálně atraktivní formátování.

00:03:39 Přihlášení do Microsoft 365 a přístup k SharePointu

1. Přihlášení: Pokud nejste přihlášeni, navštivte office.com a přihlaste se pomocí svého pracovní účet Microsoft 365.
2. Přejmenování: V listopadu 2022 bylo office.com přejmenováno na Microsoft 365.
3. Přístup k aplikacím: Ze stránky Microsoft 365 máte přístup k aplikacím jako Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint a dalším online nástrojům.
4. Spuštěte SharePoint Online: Klikněte na spouštěč aplikací (ikona devíti teček v levém horním rohu) a vyberte SharePoint.

00:07:23 Úvodní stránka SharePointu a navigace

Po otevření SharePointu uvidíte všechny webové stránky, ke kterým máte přístup ve vaší organizaci.

Hlavní komponenty:

• Časté stránky (Frequent Sites): Stránky, které navštěvujete nejčastěji.
• Sledované stránky (Followed Sites): Stránky, které jste si označili pro rychlý přístup.
• Vytvořit nový web: Možnost vytvořit nové webové stránky přímo z úvodní stránky.

Vyhledávání:

• Použijte vyhledávací pole nahoře pro hledání souborů, stránek nebo konkrétního obsahu napříč všemi webovými stránkami SharePointu, ke kterým máte přístup.

00:12:16 Vytváření nových webových stránek: Týmový a Komunikační web

Krok za krokem:

1. Vytvoření webu: Klikněte na možnost „Vytvořit web“.
2. Výběr typu webu:
   • Týmový web: Ideální pro spolupráci na projektech s členy týmu.
   • Komunikační web: Vhodný pro šíření informací širší veřejnosti interně v organizaci.

Rozdíly mezi typy webů:

• Týmový web:
  • Spolupráce a sdílení mezi členy týmu.
  • Integrovaný s Microsoft Teams.
  • Všechny informace jsou omezeny na členy týmu a specifické zainteresované osoby.
• Komunikační web:
  • Šíření informací širšímu publiku.
  • Omezený počet autorů obsahu.
  • Vhodný pro zpravodajství, stavy projektů, kalendáře a další veřejné informace.

Vytvoření týmového webu:

1. Zvolte Týmový web a klikněte na Vytvořit.
2. Nastavení webu:
   • Název webu: Např. „SharePoint Online Začátečník“.
   • Popis: Krátký popis webu, např. „Datum vytvoření: [datum]“.
   • Vlastník webu: Určete vlastníka, např. sebe.
   • URL adresa: Automaticky se vytvoří na základě názvu webu.
3. Nastavení soukromí:
   • Soukromý web: Přístup pouze pro vybrané členy.
   • Veřejný web: Přístup pro všechny v organizaci.
4. Přidání sekundárního vlastníka: Doporučuje se mít alespoň jednoho dalšího vlastníka pro správu webu.

Vytvoření Týmového webu

00:23:21 Nastavení navigace na webu

Navigace je klíčová pro snadný přístup k obsahu webu.

Úprava navigace:

1. Editace navigace:
   • Klikněte na navigační lištu vlevo (vertikální) nebo na horní navigační lištu (horizontální) v závislosti na typu webu.
2. Přidání/odstranění odkazů:
   • Přidejte nové odkazy nebo upravte stávající názvy a URL adresy.
   • Vytvořte sublinky (pododkazy) pro organizaci přístupu k užitečným odkazům.
3. Použití štítků (Labels):
   • Vytvoření štítků pro shlukování odkazů, např. „Užitečné odkazy“, které lze rozbalit a sbalit.

Tipy:

• Oddělení odkazů: Používejte štítky pro rozdělění hlavních odkazů na podkategorie.
• Promování odkazů: Pokud potřebujete odkaz rychle zpět do hlavní navigace, můžete jej přímo přidat bez použití štítků.

00:32:18 Práce s knihovnou dokumentů

Knihovna dokumentů je místem, kde můžete ukládat, spravovat a sdílet dokumenty v rámci webu.

Základní funkce:

1. Přidání souborů:
   • Přetáhněte soubory z počítače přímo do knihovny dokumentů.
   • Vytvořte nové dokumenty přímo v knihovně (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, atd.).
2. Organizace:
   • Soubory a složky: Uspořádejte dokumenty do složek pro lepší přehlednost.
   • Zobrazení: Změňte způsob zobrazení na „Compact List“ nebo „Tiles“ pro vizuální přehled.
3. Spolupráce:
   • Více uživatelů může současně upravovat dokumenty.
   • Využívejte funkce Společné vytváření (Co-authoring) pro efektivní týmovou práci.

Pokročilé funkce:

• Verzování: Sledování změn v dokumentech a možnost vrátit se k předchozím verzím.
• Kontrola přístupu (Check In/Check Out): Umožňuje zamknout dokument pro úpravy jedním uživatelem, zatímco ostatní jej nemohou měnit.

00:37:24 Pokročilé nastavení knihovny dokumentů

Nastavení knihovny dokumentů:

1. Nastavení knihovny:
   • Klikněte na ozubené kolečko v pravém horním rohu a zvolte Nastavení knihovny.
2. Verzování:
   • Nastavení verzování: Určete, kolik verzí dokumentů se bude uchovávat (výchozí je 500).
   • Požadovat kontrolu: Nastavte, zda uživatelé musí dokumenty nejprve zkontrolovat před úpravou.
3. Schvalovací proces:
   • Schvalování obsahu: Nastavte, zda nové nebo upravené položky musí projít schválením, než budou viditelné pro všechny uživatele.
   • Stavy schválení: Dokumenty mohou být v „Návrhu“ až po „Schváleno“.

Tipy:

• Nastavení verzí: Umožňuje sledovat změny a vracet se k předchozím verzím dokumentů.
• Schvalování obsahu: Zajistí, že pouze autorizované dokumenty budou publikovány a dostupné všem uživatelům.

00:44:02 Synchronizace knihovny dokumentů s OneDrive

Synchronizace knihovny dokumentů s aplikací OneDrive na vašem PC umožňuje přístup k souborům přímo z Průzkumníka souborů.

Kroky pro synchronizaci:

1. Spuštění synchronizace:
   • V knihovně dokumentů klikněte na Synchronizovat.
2. Nastavení v OneDrive:
   • Otevře se aplikace Microsoft OneDrive, která začne synchronizovat obsah knihovny dokumentů s vaším počítačem.
3. Přístup k souborům:
   • Po synchronizaci můžete přistupovat k souborům přímo z Průzkumníka souborů, což usnadňuje práci offline a spravování souborů na různých zařízeních.

Výhody:

• Konzistence: Soubor je dostupný na všech zařízeních, kde máte přístup k OneDrive.
• Zálohování: Soubory jsou automaticky zálohovány do cloudu.
• Jednoduchost: Není nutné používat samostatnou desktopovou aplikaci pro SharePoint.

00:46:26 Závěr

V tomto návodu jsme se naučili:

• Jak přistupovat k SharePointu Online v Microsoft 365.
• Rozlišovat mezi týmovým a komunikačním webem.
• Nastavit rychlou navigaci a přizpůsobit URL adresy.
• Spravovat obsah webu prostřednictvím knihovny dokumentů.
• Využívat funkce kontrolování dokumentů, verzování a schvalování obsahu.
• Synchronizovat knihovnu dokumentů s vaším počítačem pomocí OneDrive.

Pro pokročilejší funkce a další lekce doporučujeme sledovat následující videa a kurzy.

---

Časté dotazy

1. Jak se přihlásím do SharePointu Online?

Přihlaste se do svého účtu Microsoft 365 na office.com, poté klikněte na spouštěč aplikací a vyberte SharePoint.

2. Jaký je rozdíl mezi týmovým webem a komunikačním webem?

Týmový web slouží ke spolupráci a sdílení informací mezi členy týmu, zatímco komunikační web je určen k šíření informací širšímu publiku v rámci organizace.

3. Mohu změnit typ webu po jeho vytvoření?

Ne, typ webu (týmový nebo komunikační) nelze po vytvoření změnit. Pokud potřebujete jiný typ webu, je nutné vytvořit nový web.

4. Jak mohu nastavit kontrolu přístupu ke knihovně dokumentů?

Přejděte do nastavení knihovny dokumentů, kde můžete definovat oprávnění a nastavit požadavek pro kontrolu dokumentů před jejich úpravou.

5. Co dělat, když nemám možnost vytvořit nový web?

Pokud nemáte možnost vytvořit nový web, pravděpodobně to zakázalo vaše IT oddělení. V takovém případě kontaktujte správce IT vaší organizace.

6. Jak synchronizovat knihovnu dokumentů s OneDrive?

V knihovně dokumentů klikněte na tlačítko Synchronizovat a následujte pokyny pro nastavení synchronizace v aplikaci OneDrive.

7. Jak mohu obnovit předchozí verzi dokumentu?

V knihovně dokumentů klikněte na elipsy (…) vedle souboru a vyberte Historie verzí, kde můžete zobrazit a obnovit předchozí verze.

8. Jak nastavit schvalovací proces pro dokumenty?

V nastavení knihovny dokumentů přejděte na Nastavení verzování a povolte Schvalování obsahu, čímž zajistíte, že nové nebo upravené dokumenty budou muset být schváleny před jejich publikací.