Nový Planner v Microsoft Teams přináší pod jednu střechu všechny vaše úkoly z různých aplikací – Planner, Project, Microsoft Loop, Outlook a To Do. Ačkoli je skvělé mít všechny úkoly pohromadě, může to vést k zahlcení. V tomto článku se podíváme na jednotlivé komponenty a sdílíme tipy a triky pro efektivní správu úkolů.

Správa plánů v Planneru (0:34 – 2:22)

1. Vytvoření nového plánu:
   • Klikněte na „Nový plán“
   • Vyberte „Zobrazit všechny šablony“
   • Procházejte dostupné šablony (včetně prémiových, pokud máte Planner Premium)
   • Vyberte šablonu a klikněte na „Použít šablonu“
   • Pojmenujte projekt a přiřaďte ho k Microsoft skupině
2. Práce s úkoly:
   • Klikněte na kartu úkolu pro zobrazení možností
   • Přiřaďte člena týmu k úkolu
   • Přidejte štítek pro vizualizaci projektu pomocí barev
   • Přesuňte úkol mezi „kbelíky“ (fázemi projektu)
   • Aktualizujte prioritu úkolu
   • Nastavte datum zahájení a dokončení
   • Přidejte poznámky a položky kontrolního seznamu
   • Připojte přílohy
   • Komentujte úkoly

Oznámení a práce s úkoly v Teams (2:22 – 3:31)

1. Přiřazený člen týmu obdrží oznámení v Teams
2. Kliknutím na oznámení se otevře karta úkolu
3. Aktualizace úkolu:
   • Změna stavu průběhu
   • Práce s kontrolním seznamem
   • Přidávání komentářů
4. Nová funkce: Kliknutím na název plánu v kartě úkolu se dostanete přímo do plánu
5. Přístup k úkolům:
   • V novém Planneru pod „Moje úkoly“ > „Přiřazeno mně“
   • Otevření karty úkolu a označení jako dokončené

Přístup k plánům a sdílení (3:31 – 4:38)

1. Přístup k plánům:
   • Pod „Moje plány“
   • V sekci „Nedávné“ nebo „Sdílené“
   • V „Moje týmy“
   • Použití vyhledávacího pole
2. Připnutí plánu do navigačního menu pro snadný přístup
3. Sdílení plánů:
   • Nová funkce: Vylepšený odkaz pro sdílení
   • Klikněte na rozbalovací šipku
   • Vyberte „Kopírovat odkaz na plán“
   • Vložte odkaz do e-mailu (zobrazí se jako „planner“ a název plánu)
4. Planner Premium:
   • Přístup k plánům v Planneru
   • Dodatečné funkce, například zobrazení časové osy

Správa úkolů v Microsoft Loop (4:38 – 7:04)

1. Vytvoření schůzky:
   • Pojmenujte schůzku
   • Přidejte členy týmu
   • Přidejte agendu (kolaborativní poznámky v Microsoft Loop)
2. Přidání úkolů:
   • Použijte sekci „Následné úkoly“ ve spodní části
   • Přidejte název úkolu, přiřaďte člena týmu a nastavte termín
   • Kliknutím na jméno člena týmu mu udělíte oprávnění k Loop stránce
3. Oznámení a přístup k úkolům:
   • Přiřazený člen obdrží oznámení v Teams
   • Úkoly lze najít v „Moje úkoly“ > „Přiřazeno mně“
4. Přístup k poznámkám ze schůzky:
   • V Microsoft Loop v sekci „Poznámky ze schůzky“
   • Filtrování podle data
5. Sdílení poznámek:
   • Možnost přidat kopii stránky do jiného pracovního prostoru pro snadný přístup

Správa úkolů v Outlooku (7:04 – 9:29)

1. Delegování úkolů:
   • Přepošlete e-mail členu týmu
   • Přidejte sebe do kopie (BCC)
   • Požádejte o vyřízení úkolu
   • Označte přijatý e-mail příznakem pro následné zpracování
2. Sledování delegovaných úkolů:
   • V Planneru pod „Moje úkoly“ > „Vše“
   • Filtrujte „Označené e-maily“
   • Otevřete kartu úkolu pro zobrazení připojeného e-mailu
3. Vytvoření úkolu pro sebe:
   • Přetáhněte e-mail do „Můj den“ v Outlooku
   • Nebo zvýrazněte text v e-mailu a vyberte „Vytvořit úkol“
4. Přístup k osobním úkolům:
   • V Planneru pod „Moje úkoly“ > „Vše“ > „Soukromé úkoly“

Microsoft To Do (9:29 – 10:35)

1. Přístup k To Do:
   • Z levého navigačního menu v Outlooku
2. Funkce podobné Planneru:
   • „Můj den“
   • „Moje úkoly“ > „Přiřazeno mně“
   • „Označené e-maily“
   • „Úkoly“ (všechny úkoly)
3. Synchronizace mezi To Do a Plannerem

Tipy a triky pro každodenní správu úkolů (10:35 – 14:04)

1. Začátek dne:
   • Otevřete „Můj den“
   • Rozšiřte sloupce pro lepší přehled
   • Rychle zapište nové úkoly do „Můj den“
2. Prioritizace úkolů:
   • Aktualizujte priority úkolů
   • Využijte filtry pro třídění úkolů
3. Rychlý přehled:
   • Využijte sekci „Rychlý přehled“ pro zobrazení poznámek a kontrolních seznamů
4. Správa seznamu úkolů:
   • Přejděte do „Moje úkoly“
   • Použijte filtry pro zobrazení nevyřízených úkolů
   • Seřaďte úkoly podle termínu (vzestupně)
5. Přidávání a odebírání úkolů z „Můj den“:
   • Přidejte urgentní úkoly do „Můj den“
   • Odeberte méně důležité úkoly z „Můj den“
6. Plánování dne:
   • V Outlook kalendáři použijte rozbalovací menu „Můj den“
   • Přetáhněte úkoly do kalendáře pro naplánování času na jejich splnění
   • Upravte délku časového bloku podle potřeby

Časté dotazy

1. Jaký je rozdíl mezi Microsoft Planner a Planner Premium?
   Planner Premium (dříve Microsoft Project) nabízí rozšířené funkce, jako je zobrazení časové osy a další pokročilé možnosti správy projektů.
2. Mohu používat Planner, i když nemám Microsoft Teams?
   Ano, Planner je dostupný jako samostatná aplikace, ale integrace s Teams přináší další výhody a snadnější spolupráci.
3. Jak se liší úkoly v Planneru od úkolů v Microsoft To Do?
   Úkoly v Planneru jsou obvykle spojeny s týmovými projekty, zatímco To Do je zaměřeno na osobní úkoly. Nicméně, obě aplikace se synchronizují pro lepší přehled.
4. Je možné importovat úkoly z jiných aplikací do Planneru?
   Ano, Planner umožňuje import úkolů z různých zdrojů, včetně Outlooku a Microsoft Project.
5. Kolik lidí může spolupracovat na jednom plánu v Planneru?
   Na jednom plánu může spolupracovat až 2500 členů.