Microsoft 365 obsahuje řadu bezplatných aplikací, o kterých mnoho firem ani neví. V tomto článku vám představíme 7 nejlepších aplikací Microsoft 365, které mohou výrazně zvýšit vaši produktivitu.

1. Microsoft Lists (00:35)

Microsoft Lists je aplikace, která může nahradit Excel pro sledování různých informací. Je to lepší způsob, jak organizovat data a Microsoft se snaží konkurovat službám jako Airtable nebo Monday.com.

Příklady využití:

• Marketingový tým může sledovat obsah
• Účetní oddělení může spravovat nezaplacené faktury
• Inventář IT vybavení nebo vozového parku

Jak používat Microsoft Lists:

1. Přihlaste se do portálu Microsoft 365
2. Klikněte na ikonu spouštěče aplikací a vyberte „Lists“
3. Vytvořte nový seznam:
   • Z prázdné šablony
   • Z existujícího seznamu
   • Importem z Excelu
   • Použitím předpřipravené šablony (např. správce majetku)
4. Přidávejte položky do seznamu pomocí formuláře
5. Přizpůsobte si sloupce podle potřeby (text, číslo, datum, osoba atd.)

2. Microsoft Forms (05:12)

Microsoft Forms umožňuje rychle sbírat informace pomocí anket, průzkumů a dotazníků. Je to skvělý nástroj pro zlepšení firemních procesů, zvýšení efektivity a snížení administrativy.

Využití:

• Zpětná vazba od zákazníků
• Onboarding nových klientů
• Interní procesy jako nábor zaměstnanců nebo hlášení IT problémů

Jak používat Microsoft Forms:

1. Otevřete aplikaci Forms z portálu Microsoft 365
2. Vytvořte nový formulář nebo kvíz
3. Přidejte otázky různých typů (výběr z možností, text, datum atd.)
4. Upravte vzhled formuláře
5. Nastavte způsob sdílení (interní/externí)
6. Sledujte odpovědi v sekci „Responses“

3. Microsoft Whiteboard (09:07)

Microsoft Whiteboard je digitální tabule v cloudu, která umožňuje týmovou spolupráci na dálku. Je ideální pro brainstorming, plánování projektů a vizuální spolupráci.

Funkce:

• Neomezená plocha pro kreslení a psaní
• Možnost přidávat digitální poznámky
• Vkládání souborů a videí
• Integrace s Microsoft Teams

Jak používat Microsoft Whiteboard:

1. Spusťte aplikaci Whiteboard z portálu Microsoft 365
2. Vytvořte novou tabuli nebo použijte šablonu
3. Přidávejte text, kresby, obrázky a další obsah
4. Spolupracujte v reálném čase s kolegy
5. Sdílejte tabuli s ostatními

4. Nový Microsoft Planner (13:52)

Nový Microsoft Planner je kombinací původních aplikací To-Do, Planner a Project for the Web. Poskytuje komplexní systém pro správu individuálních úkolů i týmových projektů.

Klíčové funkce:

• Přehled „Můj den“ pro fokus na aktuální úkoly
• Synchronizace s e-mailovými vlaječkami
• Správa osobních i týmových plánů
• Různé pohledy na úkoly (seznam, mřížka)
• Integrace s pokročilými funkcemi Project for the Web

Jak používat nový Planner:

1. Otevřete Planner v Microsoft Teams
2. Vytvořte nový plán nebo úkol
3. Organizujte úkoly do sloupců (buckets)
4. Přiřazujte úkoly, termíny a priority
5. Sledujte pokrok a spolupracujte s týmem

5. Microsoft Sway (17:08)

Microsoft Sway je nástroj pro tvorbu interaktivních prezentací, newsletterů a reportů. Je jednoduchý na použití a nevyžaduje složité školení.

Využití:

• Firemní newslettery
• Prezentace produktů
• Interaktivní reporty

Jak vytvořit newsletter v Sway:

1. Otevřete Sway z portálu Microsoft 365
2. Začněte s prázdným Sway nebo použijte šablonu
3. Přidejte nadpis a obrázek pozadí
4. Vložte text, obrázky, videa a další obsah
5. Upravte design a rozložení
6. Nastavte sdílení a publikujte

6. Microsoft Stream (20:51)

Microsoft Stream je firemní verze YouTube integrovaná do Microsoft 365. Umožňuje snadné vytváření, sdílení a správu firemních videí.

Využití:

• Záznam firemních událostí
• Školící videa
• Záznam schůzek v Teams
• Interní video komunikace

Jak používat Microsoft Stream:

1. Otevřete Stream z portálu Microsoft 365
2. Nahrajte existující video nebo vytvořte nové pomocí záznamu obrazovky
3. Upravte video (ořez, popisky, kapitoly)
4. Nastavte oprávnění pro sdílení
5. Organizujte videa do playlistů
6. Sledujte statistiky sledovanosti

7. Microsoft Bookings (24:11)

Microsoft Bookings je nástroj pro správu schůzek a rezervací. Umožňuje vytvářet osobní nebo sdílené rezervační stránky pro efektivní plánování.

Využití:

• Plánování schůzek s klienty
• Rezervace služeb (např. kadeřnictví)
• Interní plánování schůzek

Jak nastavit Microsoft Bookings:

1. Otevřete Bookings z portálu Microsoft 365
2. Vytvořte osobní nebo sdílenou rezervační stránku
3. Nastavte dostupné služby a časy
4. Přizpůsobte vzhled rezervační stránky
5. Pozvěte členy týmu (pro sdílené stránky)
6. Sdílejte odkaz na rezervační stránku s klienty

Časté dotazy

1. Jsou tyto aplikace dostupné ve všech plánech Microsoft 365?
   • Většina těchto aplikací je dostupná v běžných firemních plánech Microsoft 365. Konkrétní dostupnost je však třeba ověřit pro váš konkrétní plán.
2. Mohu tyto aplikace používat na mobilních zařízeních?
   • Ano, většina těchto aplikací má mobilní verze pro iOS a Android.
3. Jak je to s bezpečností dat v těchto aplikacích?
   • Všechny tyto aplikace jsou součástí ekosystému Microsoft 365 a podléhají stejným bezpečnostním standardům a šifrování jako ostatní služby Microsoft.
4. Lze tyto aplikace integrovat s jinými nástroji Microsoft 365?
   • Ano, tyto aplikace jsou navrženy pro snadnou integraci s ostatními službami Microsoft 365, jako je Outlook, Teams nebo SharePoint.
5. Potřebuji speciální školení pro používání těchto aplikací?
   • Většina aplikací je navržena s důrazem na jednoduchost použití. Microsoft nabízí také rozsáhlou dokumentaci a výukové materiály online.