Váš Outlook Kalendář může být dosti nudný. Ale nemusí to tak být! V tomto článku se podělím o 11 skvělých tipů a triků, jak z něj vytěžit maximum a zlepšit tak svůj časový managment.

Tip č. 1 – Zkracování schůzek (0:29)

Trávíte příliš mnoho času na schůzkách v Microsoft Teams? Změňte nastavení Outlook kalendáře tak, aby všechny schůzky kratší než 1 hodina končily 10 minut dříve a schůzky delší 1 hodinu končily 50 minut dříve.

Postup:

1. Přejděte do nabídky Nastavení > Kalendář > Události a pozvánky
2. Pod „Zkrátit dobu trvání u všech událostí“ zvolte požadované zkrácení
3. Uložte změny

Tento jednoduchý trik vám může ušetřit spoustu času tím, že omezí délku schůzek.

Tip č. 2 – Nastavení pracovní doby a lokace (2:56)

Nepracujete každý den stejně od 8 do 5? Nastavte si v Outlooku svou skutečnou pracovní dobu a lokaci pro jednotlivé dny. Kolegové tak budou vědět, kdy a kde vás mohou zastihnout.

Postup:

1. Přejděte do Nastavení > Kalendář > Pracovní doba a lokace
2. Nastavte si dny, hodiny a místo práce (kancelář, homeoffice) podle vašeho rozvrhu
3. Vaše kalendářová dostupnost se zobrazí vám i vašim kolegům

Tip č. 3 – Bookings (4:43)

Šetřete čas plánováním schůzek pomocí Bookings stránky v rámci Microsoft 365. Lidé si mohou rezervovat termín přímo ve vašem kalendáři. Navíc můžete přidat odkaz na Bookings do vaší e-mailové signatury.

Postup:

1. Přejděte do Nastavení > Kalendář > Bookings
2. Nastavte a zpřístupněte svou Bookings stránku
3. V e-mailových Nastaveních přidejte do signatury odkaz na Bookings

Tip č. 4 – Rychlé plánování schůzek (7:00)

Místo tvorby nové události rovnou z e-mailu vytvořte naplánování schůzky. Předmět, účastníci i související konverzace se přenesou do pozvánky.

Postup:

1. Otevřete e-mail, ze kterého chcete naplánovat schůzku
2. Klikněte na „Odpovědět plánováním schůzky“
3. Vyplňte požadovaný čas a odešlete pozvánku

Tip č. 5 – Barevné kategorie (8:39)

Získejte lepší přehled tím, že různým typům schůzek přiřadíte barvy. Můžete tak na první pohled rozlišit pracovní, osobní a projektové schůzky.

Postup:

1. Přejděte do Nastavení > Účty > Kategorie
2. Vytvořte nové kategorie s předponou „Kalendář“ (např. „Kalendář – Projekt X“)
3. Ve svém kalendáři pravým tlačítkem přiřaďte schůzkám příslušné kategorie

Tip č. 6 – Zobrazení kalendáře v samostatném okně (10:29)

Nemusíte přepínat mezi okny s e-mailem a kalendářem. Zobrazte si kalendář buď v novém okně, nebo na stejném panelu po boku e-mailů.

Postup:

1. Pravým tlačítkem na „Kalendář“ zvolte „Otevřít v novém okně“
2. Nebo klikněte v řádku se složkami na ikonu Kalendář

Tip č. 7 – Více časových pásem (12:02)

Pracujete se zahraničními kolegy či klienty? Přidejte si jejich časová pásma do kalendáře a vždy budete vědět, jaká je u nich aktuální hodina.

Postup:

1. Přejděte do Nastavení > Kalendář > Časová pásma
2. Klikněte na „Přidat časové pásmo“ a zadejte požadovaný název a zónu
3. V kalendáři budete mít souběžně přehled o různých časech

Tip č. 8 – Sledování odmítnutých schůzek (13:51)

I když odmítnete pozvánku na schůzku, ponechejte si záznam v kalendáři. Budete tak moci zpětně sledovat související obsah a úkoly ze schůzky pomocí Microsoft Loop.

Postup:

1. Přejděte do Nastavení > Kalendář > Události a pozvánky
2. Zapněte možnost „Zobrazit odmítnuté události v kalendáři“
3. Kdykoli pak budete moci otevřít odmítnutou schůzku a nahlédnout do zápisu

Tip č. 9 – Duplikace schůzek (15:38)

Zbytečně neztrácejte čas vytvářením nových pozvánekpro opakované či navazující schůzky. Jednoduše vhodnou schůzku zduplikujte.

Postup:

1. Ve svém kalendáři klikněte pravým tlačítkem na požadovanou schůzku
2. Zvolte „Duplikovat událost“
3. Nově vytvořená schůzka bude obsahovat všechny účastníky i detaily

Jedinou věcí, kterou musíte změnit, je čas konání schůzky.

Tip č. 10 – Plánování schůzek formou hlasování (16:47)

Místo zdlouhavého hledání vhodného termínu pro všechny připravte na schůzku rovnou hlasování o termínu. Účastníci si zvolí nejvhodnější možnost.

Postup:

1. Po vytvoření nové schůzky zvolte „Scheduling Poll“
2. Nabídněte různé potenciální termíny
3. Sdílejte odkaz na anketu, účastníci mohou volit a navrhovat další termíny
4. Po uzavření hlasování naplánujte schůzku v nejlépe vyhovujícím čase

Tip č. 11 – Blokování kalendáře při dovolené (20:03)

Při delší nepřítomnosti jako je dovolená si můžete automaticky zablokovat kalendář. Všechny nové i stávající pozvánky na tohoto období budou odmítnuty.

Postup:

1. Přejděte do Nastavení > Účet > Automatické odpovědi
2. Zadejte termín dovolené a zprávu
3. Zapněte možnosti „Blokovat kalendář“, „Odmítnout nové…“ a „Zrušit stávající…“
4. Vaše schůzky v daném termínu zmizí z kalendáře

Závěr

Díky těmto 11 tipům a trikům pro Outlook Kalendář můžete výrazně zefektivnit svůj časový manažment. Už nikdy více zbytečně promrhaných hodin na schůzkách či plánování. Využijte plný potenciál Outlook Kalendáře.

Časté dotazy:

O: Mohu omezit zkracování schůzek jen na určité typy událostí?
A: Bohužel ne, nastavení se vztahuje na všechny události. Můžete ale použít barevné kategorie pro rozlišení různých typů schůzek.

O: Jak postupovat, když potřebuji prodloužit již naplánovanou schůzku?
A: Nejlepší je zduplikovat původní schůzku s nastavenou delší dobou trvání nebo úplně zrušit stávající a vytvořit novou event.

O: Kolik časových pásem je možné v kalendáři zobrazovat?
A: Počet časových pásem není omezen. Doporučuje se ale přidávat jen nezbytné zóny, aby byl kalendář stále přehledný.

O: Proč by měl někdo odmítat schůzky, když je pak chce sledovat? Není to plýtvání?
A: Tato funkce je vhodná v případě, kdy se schůzky netýká celá agenda, ale zajímá vás jen část. Nemusíte tak být přítomni, ale přehled získáte dodatečně.