Microsoft Outlook je neustále se vyvíjející součást balíku Microsoft 365. Ačkoli může být někdy frustrující, skrývá v sobě mnoho užitečných funkcí, které mohou výrazně zlepšit vaši produktivitu. V tomto článku se podíváme na 10 skrytých funkcí Outlooku, které vám mohou změnit pracovní život.

1. Automatické odpovědi (0:45 – 1:58)

Dříve známé jako „out of office“ (mimo kancelář), nyní Microsoft používá termín „automatické odpovědi“. Tuto funkci najdete v záložce „Obecné“.

Jak nastavit automatické odpovědi:

1. Zapněte automatické odpovědi
2. Napište zprávu
3. Vyberte, zda chcete posílat odpovědi mimo vaši organizaci
4. Můžete nastavit odlišnou zprávu pro lidi uvnitř vaší organizace
5. Nastavte časové období pro automatické odpovědi
6. Volitelně můžete blokovat kalendář a rušit schůzky

Tato funkce je nezbytná pro efektivní komunikaci během vaší nepřítomnosti.

2. E-mailové podpisy (1:58 – 3:48)

Profesionální e-mailový podpis může výrazně zlepšit vaši image.

Jak vytvořit e-mailový podpis:

1. V Outlooku na webu jděte do Nastavení > Zobrazit všechna nastavení Outlooku > Vytvoření a odpovídání
2. Klikněte na „Nový podpis“
3. Pojmenujte podpis
4. Vložte obsah podpisu (může obsahovat hypertextové odkazy a grafiku)
5. Uložte podpis
6. Nastavte výchozí možnosti pro používání podpisu

Tip: Vytvořte podpis ve Wordu a pak ho zkopírujte do Outlooku.

Bonus tip: V nastavení můžete také aktivovat funkci „Zpět odeslání“, která vám dá až 10 sekund na zrušení odeslaného e-mailu.

3. Zvýšení limitu velikosti přílohy (3:48 – 5:43)

Toto nastavení se provádí v Microsoft Exchange, ne přímo v Outlooku.

Postup:

1. Přejděte do Exchange > Příjemci > Poštovní schránky
2. Vyberte poštovní schránku, kterou chcete upravit
3. Klikněte na „Nastavení poštovní schránky“
4. Změňte omezení velikosti zprávy (lze zvýšit až na 150 MB zdarma)

Toto je užitečné pro uživatele, kteří potřebují posílat větší přílohy.

4. Plánování odeslání e-mailu (5:43 – 7:01)

Outlook umožňuje naplánovat odeslání e-mailu na pozdější čas.

Jak naplánovat odeslání:

1. Při psaní e-mailu klikněte na šipku vedle tlačítka „Odeslat“
2. Vyberte „Naplánovat odeslání“
3. Zvolte datum a čas odeslání
4. E-mail se uloží do složky Koncepty a odešle se v naplánovaný čas

5. Vytvoření seznamu kontaktů nebo distribučního seznamu (7:01 – 9:36)

Outlook nabízí snadné vytvoření seznamů kontaktů.

Postup:

1. Přejděte do sekce Lidé
2. Klikněte na „Nový kontakt“ a vyberte „Nový seznam kontaktů“
3. Pojmenujte seznam
4. Přidejte kontakty (mohou být i mimo vaši organizaci)
5. Uložte seznam

Při psaní e-mailu pak můžete jednoduše vybrat celý seznam jako příjemce.

6. Zásady uchovávání dat (9:36 – 12:01)

Microsoft Purview nabízí nástroje pro správu životního cyklu dat.

Jak nastavit zásady uchovávání:

1. Administrátor vytvoří štítky uchovávání a přiřadí je k zásadám
2. Uživatelé mohou aplikovat tyto štítky na e-maily v Outlooku
3. Klikněte pravým tlačítkem na zprávu > Pokročilé možnosti > Přiřadit zásadu

Toto je důležité pro dodržování předpisů a správu firemních dat.

7. Rychlé kroky (12:01 – 13:11)

Rychlé kroky umožňují automatizovat opakující se úkoly v Outlooku.

Jak vytvořit rychlý krok:

1. Klikněte na „Vytvořit nový rychlý krok“
2. Pojmenujte ho
3. Vyberte akci (např. přesunutí do složky, označení, předání)
4. Přiřaďte klávesovou zkratku
5. Uložte

Nyní můžete provést složitou akci jedním kliknutím nebo klávesovou zkratkou.

8. Přizpůsobení kalendáře (13:11 – 15:00)

Outlook nabízí několik možností pro přizpůsobení zobrazení kalendáře.

Možnosti:

1. Změna časových intervalů (5, 10, 15, 30, 60 minut)
2. Přidání více časových pásem (až 3)
3. Přidání globálního kalendáře

Tyto funkce jsou užitečné zejména pro lidi, kteří často cestují nebo spolupracují s kolegy v různých časových pásmech.

9. Podmíněné formátování (15:00 – 16:58)

Podmíněné formátování vám pomůže vizuálně odlišit důležité e-maily.

Jak nastavit podmíněné formátování:

1. Jděte do Nastavení > Podmíněné formátování
2. Vytvořte nové pravidlo
3. Nastavte podmínky (např. od konkrétního odesílatele, obsahuje určitý předmět)
4. Vyberte formátování (barva, font)
5. Uložte pravidlo

Toto vám pomůže rychle identifikovat důležité zprávy ve vaší schránce.

10. Bezpečné přílohy a odkazy (pro administrátory) (16:58 – 20:44)

Tyto funkce jsou dostupné v Microsoft Defender a jsou klíčové pro bezpečnost uživatelů.

Bezpečné přílohy:

1. Skenují přílohy v sandboxu
2. Mohou blokovat nebezpečné přílohy nebo použít „dynamické doručení“

Bezpečné odkazy:

1. Monitorují miliardy aktivních odkazů denně
2. Označují nebezpečné odkazy červeně a blokují je

Tyto funkce jsou dostupné pro předplatitele E5 a Business Premium.

Časté dotazy

1. Jak dlouho trvá, než se aktivuje automatická odpověď?
   Automatická odpověď se aktivuje okamžitě po nastavení, pokud jste nezadali konkrétní datum a čas zahájení.
2. Mohu mít různé podpisy pro nové e-maily a odpovědi?
   Ano, Outlook umožňuje nastavit různé podpisy pro nové zprávy a odpovědi/předávané zprávy.
3. Jak zjistím, že byl můj naplánovaný e-mail skutečně odeslán?
   Naplánovaný e-mail se po odeslání přesune ze složky Koncepty do složky Odeslaná pošta.
4. Kolik kontaktů můžu přidat do jednoho seznamu kontaktů?
   Neexistuje pevně stanovený limit, ale doporučuje se udržovat seznamy v rozumné velikosti pro snadnou správu.
5. Jak dlouho Outlook uchovává e-maily podle zásad uchovávání?
   Doba uchovávání závisí na konkrétních zásadách nastavených vaší organizací. Může se pohybovat od několika dnů až po několik let.