Microsoft Lists je výkonný nástroj pro správu dat v rámci platformy Microsoft 365. Jednou z jeho klíčových funkcí je možnost propojení více seznamů pomocí vyhledávacích sloupců. Tato funkce je nesmírně užitečná, když potřebujete pracovat s daty z různých zdrojů, aniž byste museli duplicitně zadávat informace.

Příprava prostředí (0:30 – 1:30)

Pro tento tutoriál budeme pracovat se třemi seznamy:

1. Seznam objednávek (Sales List)
2. Seznam zákazníků (Customer List)
3. Seznam produktů (Product List)

Tyto seznamy jsou již vytvořeny v SharePointu v rámci webu „Sales and Marketing“.

Vytvoření vyhledávacího sloupce pro zákazníky (1:30 – 2:31)

1. Otevřete seznam objednávek.
2. Klikněte na „Přidat sloupec“ (Add column).
3. Vyberte typ sloupce „Vyhledávání“ (Lookup).
4. Pojmenujte sloupec, např. „Zákazník“ (Customer).
5. Vyberte zdrojový seznam – v tomto případě „Seznam zákazníků“.
6. Zvolte sloupec, který chcete použít jako referenci, např. „Jméno zákazníka“.
7. Můžete přidat další sloupce, které se mají zobrazit, např. e-mailová adresa zákazníka.
8. Nastavte sloupec jako povinný.
9. Uložte nastavení.

Vytvoření vyhledávacího sloupce pro produkty (2:31 – 3:35)

1. Opakujte proces pro vytvoření vyhledávacího sloupce.
2. Pojmenujte sloupec „Produkt“ (Product).
3. Vyberte jako zdroj „Seznam produktů“.
4. Zvolte sloupec „Název“ (Title) jako referenci.
5. Uložte nastavení.

Úprava nastavení pro více produktů (3:35 – 4:09)

1. Otevřete nastavení sloupce „Produkt“.
2. V části „Další možnosti“ (More options) zaškrtněte „Povolit více hodnot“ (Allow multiple values).
3. Nastavte sloupec jako povinný.
4. Uložte změny.

Testování a využití propojených seznamů (4:09 – 5:08)

1. Vytvořte novou položku v seznamu objednávek.
2. Všimněte si, že můžete vybrat zákazníka z rozbalovacího seznamu.
3. Při výběru produktů můžete nyní vybrat více položek.
4. Uložte novou objednávku.
5. Prozkoumejte, jak se zobrazují propojená data v seznamu objednávek.
6. Kliknutím na jméno zákazníka nebo produkt můžete zobrazit zdrojová data.

Přidání dalších informací z propojených seznamů (5:08 – 5:39)

1. Upravte nastavení sloupce „Produkt“.
2. Přidejte další sloupce ze zdrojového seznamu, např. „Kód produktu“.
3. Uložte změny a sledujte, jak se nové informace zobrazují v seznamu objednávek.

Závěr

Propojování dat mezi seznamy v Microsoft Lists pomocí vyhledávacích sloupců je efektivní způsob, jak organizovat a spravovat související informace bez nutnosti duplicitního zadávání dat. Tato funkce výrazně zvyšuje produktivitu a snižuje riziko chyb při práci s komplexními datovými strukturami.

Časté dotazy

1. Otázka: Mohu propojit seznamy z různých SharePoint webů?
   Odpověď: Ano, můžete propojit seznamy z různých SharePoint webů v rámci stejné organizace.
2. Otázka: Je možné upravit propojenou položku přímo ze seznamu objednávek?
   Odpověď: Ano, kliknutím na propojenou položku se dostanete přímo do zdrojového seznamu, kde můžete provádět úpravy.
3. Otázka: Kolik sloupců mohu přidat z propojeného seznamu?
   Odpověď: Můžete přidat libovolný počet sloupců, ale mějte na paměti, že příliš mnoho sloupců může zpomalit načítání seznamu.
4. Otázka: Co se stane, pokud smažu položku ve zdrojovém seznamu?
   Odpověď: Pokud smažete položku ve zdrojovém seznamu, propojení v cílovém seznamu zůstane, ale nebude odkazovat na žádná data.
5. Otázka: Mohu použít vyhledávací sloupce v Microsoft Lists pro mobilní zařízení?
   Odpověď: Ano, vyhledávací sloupce fungují i v mobilní aplikaci Microsoft Lists.