Microsoft 365 nabízí mnoho nástrojů, které nejen zvyšují produktivitu, ale také pomáhají budovat lepší vztahy v týmu. Ať už jste vedoucí týmu, podnikatel nebo jen zaneprázdněný profesionál, existují způsoby, jak zefektivnit práci a zároveň posílit spolupráci se svými kolegy.

V tomto průvodci se podíváme na 7 klíčových funkcí Microsoft 365, které vám pomohou být produktivnější a zároveň lépe propojeni se svým týmem.

1. Funkce pochvaly v Microsoft Teams

Dávání pochvaly kolegům je skvělý způsob, jak zvýšit motivaci a uznání za jejich práci. Microsoft Teams nabízí integrovaný nástroj Pochvala, který umožňuje snadno a rychle ocenit práci kolegů buď v soukromém chatu, nebo ve veřejném kanálu.

Jak poslat pochvalu v chatu:

1. Otevřete chat s kolegou v Microsoft Teams.
2. Klikněte na tlačítko „+“ v poli pro psaní zprávy.
3. Zvolte možnost Pochvala.
4. Vyberte vhodné ocenění (např. „Děkuji“, „Gratulace“ apod.).
5. Přidejte osobní zprávu a odešlete ji.

Jak poslat pochvalu ve veřejném kanálu:

1. Přejděte do týmu a vyberte kanál.
2. Klikněte na Nový příspěvek.
3. Opět klikněte na „+“ a vyberte Pochvala.
4. Vyberte recipienta a odešlete zprávu.

Tímto způsobem nejen poděkujete, ale také zvýšíte viditelnost úspěchů kolegů v celém týmu.

2. Automatické připomenutí pro pochvaly pomocí Viva Insights

Pokud chcete pravidelně oceňovat své kolegy, ale často na to zapomenete, Viva Insights v Teams vám pomůže s automatickými připomenutími.

Jak nastavit připomenutí:

1. Otevřete Microsoft Teams.
2. Klikněte na „…“ (Další aplikace) v levém panelu a vyberte Viva Insights.
3. Přejděte do sekce Pochvaly a klikněte na Všechna ocenění.
4. Nastavte denní připomenutí, např. každý den v 16:00.

Tímto způsobem budete pravidelně motivováni k tomu, abyste ocenili své kolegy a zlepšili týmovou atmosféru.

3. Režim „Nerušit“ v Microsoft Teams

Neustálé notifikace z Teams mohou být rušivé. Pokud potřebujete soustředění, můžete si nastavit stav „Nerušit“, který zablokuje oznámení a hovory.

Jak nastavit „Nerušit“:

1. Klikněte na svůj profilový obrázek v pravém horním rohu Teams.
2. Změňte stav na Nerušit.

Pokud ale potřebujete, aby vás někteří kolegové mohli kontaktovat i během režimu „Nerušit“, můžete jim přiřadit prioritní přístup:

1. Otevřete Nastavení Teams → Ochrana osobních údajů.
2. Přejděte do sekce Spravovat prioritní přístup.
3. Přidejte kolegy, kteří vás mohou kontaktovat i v režimu Nerušit.

4. Efektivní příprava na schůzky pomocí Microsoft Copilot

Microsoft 365 Copilot může automaticky shrnout nadcházející schůzky a připravit relevantní informace z e-mailů a souborů.

Jak využít Copilot pro přípravu na schůzky:

1. Otevřete Microsoft Teams.
2. Klikněte na Copilot a zadejte dotaz:
   • „Shrň mi nadcházející schůzky na tento týden.“
   • „Najdi související soubory k projektu GreenSpace.“

Copilot vám ušetří hodiny času tím, že připraví přehledné shrnutí klíčových informací.

5. Automatizace plánování schůzek pomocí Bookings with Me

Pokud trávíte hodně času domlouváním schůzek, můžete kolegům poskytnout odkaz na rezervaci a nechat je, aby si sami vybrali vhodný termín.

Jak nastavit Bookings with Me:

1. Otevřete Outlook na webu.
2. Přejděte na Kalendář → Moje rezervace.
3. Vytvořte nový typ schůzky, např. „Jednání 1:1“.
4. Nastavte:
   • Dostupné časy
   • Délku schůzky
   • Před a po schůzce buffer time
5. Sdílejte odkaz s kolegy.

Tímto způsobem si kolegové mohou snadno zarezervovat schůzku bez nutnosti zbytečné e-mailové komunikace.

6. Přidání pochvaly do SharePoint News

Pokud chcete veřejně ocenit kolegu za jeho přínos v určitém projektu, můžete to udělat i v SharePoint News.

Jak označit kolegu v komentáři pod novinkou:

1. Otevřete příslušný SharePoint News post.
2. V sekci Komentáře napište @JménoKolegy.
3. Přidejte osobní poděkování a odešlete.

Tímto způsobem se pochvala zobrazí všem, kdo si novinku přečtou.

7. Vkládání videí do e-mailů pomocí Microsoft Stream

Pokud chcete sdílet video s týmem, nemusíte ho posílat jako odkaz – můžete ho vložit přímo do e-mailu.

Jak vložit video do e-mailu:

1. Otevřete Microsoft Stream a najděte video.
2. Klikněte na Sdílet → Kopírovat odkaz.
3. Vložte odkaz do e-mailu v Outlooku.
4. Video se automaticky zobrazí jako přehrávatelný náhled.

Tímto způsobem si kolegové mohou video přehrát přímo v e-mailu, aniž by museli přecházet na jinou stránku.

Časté dotazy

Jak často bych měl používat funkci pochvaly v Teams?

Ideálně alespoň jednou týdně, aby tým cítil uznání za svou práci.

Může někdo obejít můj režim „Nerušit“?

Ano, pokud ho přidáte do prioritního přístupu.

Jaké jsou výhody používání Copilot v Teams?

Copilot vám pomůže rychle analyzovat e-maily, soubory a kalendář a připravit se na schůzky během minut.

Je možné nastavit různé typy schůzek v Bookings with Me?

Ano, můžete vytvořit různé schůzky s různými pravidly dostupnosti.