10 tipů, které musíte znát v novém Outlooku
Nová verze Microsoft Outlooku přináší řadu užitečných funkcí, které mohou výrazně usnadnit vaši práci s e-maily a zvýšit produktivitu. Tento článek vám představí 10 klíčových tipů, jak efektivně využívat nový Outlook.
1. Odložené odesílání e-mailů (0:30 – 1:34)
Funkce odloženého odesílání vám umožňuje zrušit odeslání e-mailu v krátkém časovém intervalu po jeho odeslání.
Jak nastavit:
- Klikněte na ikonu nastavení v pravém horním rohu Outlooku.
- Přejděte do sekce „Pošta“ a poté „Vytvoření a odpověď“.
- Najděte možnost „Zrušit odeslání“.
- Nastavte interval 5 nebo 10 sekund.
- Uložte nastavení.
Po aktivaci této funkce se při odesílání e-mailu zobrazí možnost „Zrušit“ po dobu nastaveného intervalu.
2. Plánování odesílání e-mailů (1:34 – 2:40)
Nový Outlook umožňuje naplánovat odeslání e-mailu na konkrétní čas a datum.
Postup:
- Při psaní e-mailu klikněte na šipku vedle tlačítka „Odeslat“.
- Vyberte „Naplánovat odeslání“.
- Zvolte datum a čas odeslání nebo vyberte „Vlastní čas“.
- Potvrďte nastavení.
Naplánované e-maily najdete ve složce „Koncepty“, kde je můžete upravit nebo okamžitě odeslat.
3. Rychlé vkládání příloh (2:40 – 3:09)
Nový Outlook nabízí rychlý způsob vkládání příloh z nedávno použitých souborů.
Jak použít:
- V těle e-mailu stiskněte klávesu lomítko (/).
- Zobrazí se nabídka nedávno použitých souborů.
- Můžete vyhledávat soubory zadáním názvu.
- Vyberte požadovaný soubor pro vložení odkazu.
Pravým kliknutím na vložený odkaz můžete upravit typ odkazu a nastavit oprávnění pro sdílení.
4. Vytvoření události z e-mailu (3:41 – 4:09)
Nový Outlook umožňuje snadno vytvořit událost v kalendáři přímo z e-mailu.
Postup:
- Otevřete postranní panel To-Do.
- Přetáhněte e-mail do kalendáře.
- Outlook automaticky vytvoří událost s informacemi z e-mailu.
- Můžete upravit detaily události, včetně času a účastníků.
5. Kontrola pravopisu (5:13 – 5:43)
Kontrola pravopisu v novém Outlooku funguje odlišně od předchozích verzí.
Jak opravit překlepy:
- Levým kliknutím vyberte chybně napsané slovo.
- Outlook nabídne správné varianty.
- Vyberte požadovanou opravu.
6. Přidávání lokálních souborů jako příloh (5:43 – 6:14)
Nový Outlook umožňuje přidávat přílohy z lokálního počítače.
Postup:
- Přetáhněte soubor z počítače do e-mailu.
- Vyberte možnost „Připojit jako soubory“ pro klasické připojení.
- Alternativně můžete vybrat „Nahrát a sdílet jako odkaz OneDrive“ pro sdílení přes cloud.
7. Ukládání příloh (6:14 – 6:45)
Přílohy v novém Outlooku lze snadno ukládat na lokální disk.
Jak uložit přílohu:
- Klikněte na rozbalovací nabídku u přílohy.
- Vyberte možnost „Uložit jako“.
- Zvolte umístění pro uložení souboru na vašem počítači.
8. Vytvoření schůzky z e-mailu (6:45 – 7:17)
Nový Outlook umožňuje rychle vytvořit schůzku na základě e-mailu.
Postup:
- Otevřete e-mail.
- Klikněte na tlačítko „Další akce odpovědi“.
- Vyberte „Odpovědět všem schůzkou“.
- Outlook automaticky vytvoří pozvánku na schůzku s účastníky z e-mailu.
9. Používání kategorií pro organizaci e-mailů (7:17 – 8:22)
Kategorie v novém Outlooku nahrazují tradiční složky pro lepší organizaci e-mailů.
Jak používat kategorie:
- Pravým tlačítkem klikněte na e-mail.
- Vyberte „Kategorizovat“ a poté „Spravovat kategorie“.
- Vytvořte novou kategorii nebo upravte existující.
- Přiřaďte kategorii k e-mailu.
- Použijte hvězdičku pro přidání kategorie do oblíbených.
E-maily můžete filtrovat podle kategorií kliknutím na barevné označení kategorie.
10. Přidávání dalších účtů (8:22 – 8:53)
Nový Outlook umožňuje spravovat více e-mailových účtů v jednom rozhraní.
Jak přidat účet:
- V levém panelu klikněte na „Přidat účet“.
- Alternativně jděte do Nastavení > Účty > Přidat účet.
- Zadejte e-mailovou adresu, kterou chcete připojit.
- Postupujte podle pokynů pro přidání účtu.
Časté dotazy
- Otázka: Mohu v novém Outlooku používat složky místo kategorií?
Odpověď: Ano, stále můžete používat složky, ale kategorie nabízejí flexibilnější způsob organizace e-mailů. - Otázka: Je možné nastavit automatické pravidlo pro kategorizaci e-mailů?
Odpověď: Ano, v nastavení pravidel můžete vytvořit automatická pravidla pro přiřazování kategorií k příchozím e-mailům. - Otázka: Funguje nový Outlook i s jinými poskytovateli e-mailů než Microsoft?
Odpověď: Ano, nový Outlook podporuje připojení účtů od různých poskytovatelů, včetně Gmail a Yahoo. - Otázka: Jak mohu přejít zpět na starší verzi Outlooku?
Odpověď: V nastavení Outlooku můžete najít možnost pro návrat ke klasické verzi, pokud vám nová verze nevyhovuje. - Otázka: Je možné synchronizovat nastavení kategorií mezi zařízeními?
Odpověď: Ano, pokud používáte stejný Microsoft účet na všech zařízeních, nastavení kategorií se automaticky synchronizuje.