Outlook, Spolupráce

10 tipů, které musíte znát v novém Outlooku

Nová verze Microsoft Outlooku přináší řadu užitečných funkcí, které mohou výrazně usnadnit vaši práci s e-maily a zvýšit produktivitu. Tento článek vám představí 10 klíčových tipů, jak efektivně využívat nový Outlook.

10 tipů, které musíte znát v novém Outlooku

1. Odložené odesílání e-mailů (0:30 – 1:34)

Funkce odloženého odesílání vám umožňuje zrušit odeslání e-mailu v krátkém časovém intervalu po jeho odeslání.

Jak nastavit:

  1. Klikněte na ikonu nastavení v pravém horním rohu Outlooku.
  2. Přejděte do sekce „Pošta“ a poté „Vytvoření a odpověď“.
  3. Najděte možnost „Zrušit odeslání“.
  4. Nastavte interval 5 nebo 10 sekund.
  5. Uložte nastavení.

Po aktivaci této funkce se při odesílání e-mailu zobrazí možnost „Zrušit“ po dobu nastaveného intervalu.

2. Plánování odesílání e-mailů (1:34 – 2:40)

Nový Outlook umožňuje naplánovat odeslání e-mailu na konkrétní čas a datum.

Postup:

  1. Při psaní e-mailu klikněte na šipku vedle tlačítka „Odeslat“.
  2. Vyberte „Naplánovat odeslání“.
  3. Zvolte datum a čas odeslání nebo vyberte „Vlastní čas“.
  4. Potvrďte nastavení.

Naplánované e-maily najdete ve složce „Koncepty“, kde je můžete upravit nebo okamžitě odeslat.

3. Rychlé vkládání příloh (2:40 – 3:09)

Nový Outlook nabízí rychlý způsob vkládání příloh z nedávno použitých souborů.

Jak použít:

  1. V těle e-mailu stiskněte klávesu lomítko (/).
  2. Zobrazí se nabídka nedávno použitých souborů.
  3. Můžete vyhledávat soubory zadáním názvu.
  4. Vyberte požadovaný soubor pro vložení odkazu.

Pravým kliknutím na vložený odkaz můžete upravit typ odkazu a nastavit oprávnění pro sdílení.

4. Vytvoření události z e-mailu (3:41 – 4:09)

Nový Outlook umožňuje snadno vytvořit událost v kalendáři přímo z e-mailu.

Postup:

  1. Otevřete postranní panel To-Do.
  2. Přetáhněte e-mail do kalendáře.
  3. Outlook automaticky vytvoří událost s informacemi z e-mailu.
  4. Můžete upravit detaily události, včetně času a účastníků.

5. Kontrola pravopisu (5:13 – 5:43)

Kontrola pravopisu v novém Outlooku funguje odlišně od předchozích verzí.

Jak opravit překlepy:

  1. Levým kliknutím vyberte chybně napsané slovo.
  2. Outlook nabídne správné varianty.
  3. Vyberte požadovanou opravu.

6. Přidávání lokálních souborů jako příloh (5:43 – 6:14)

Nový Outlook umožňuje přidávat přílohy z lokálního počítače.

Postup:

  1. Přetáhněte soubor z počítače do e-mailu.
  2. Vyberte možnost „Připojit jako soubory“ pro klasické připojení.
  3. Alternativně můžete vybrat „Nahrát a sdílet jako odkaz OneDrive“ pro sdílení přes cloud.

7. Ukládání příloh (6:14 – 6:45)

Přílohy v novém Outlooku lze snadno ukládat na lokální disk.

Jak uložit přílohu:

  1. Klikněte na rozbalovací nabídku u přílohy.
  2. Vyberte možnost „Uložit jako“.
  3. Zvolte umístění pro uložení souboru na vašem počítači.

8. Vytvoření schůzky z e-mailu (6:45 – 7:17)

Nový Outlook umožňuje rychle vytvořit schůzku na základě e-mailu.

Postup:

  1. Otevřete e-mail.
  2. Klikněte na tlačítko „Další akce odpovědi“.
  3. Vyberte „Odpovědět všem schůzkou“.
  4. Outlook automaticky vytvoří pozvánku na schůzku s účastníky z e-mailu.

9. Používání kategorií pro organizaci e-mailů (7:17 – 8:22)

Kategorie v novém Outlooku nahrazují tradiční složky pro lepší organizaci e-mailů.

Jak používat kategorie:

  1. Pravým tlačítkem klikněte na e-mail.
  2. Vyberte „Kategorizovat“ a poté „Spravovat kategorie“.
  3. Vytvořte novou kategorii nebo upravte existující.
  4. Přiřaďte kategorii k e-mailu.
  5. Použijte hvězdičku pro přidání kategorie do oblíbených.

E-maily můžete filtrovat podle kategorií kliknutím na barevné označení kategorie.

10. Přidávání dalších účtů (8:22 – 8:53)

Nový Outlook umožňuje spravovat více e-mailových účtů v jednom rozhraní.

Jak přidat účet:

  1. V levém panelu klikněte na „Přidat účet“.
  2. Alternativně jděte do Nastavení > Účty > Přidat účet.
  3. Zadejte e-mailovou adresu, kterou chcete připojit.
  4. Postupujte podle pokynů pro přidání účtu.

Časté dotazy

  1. Otázka: Mohu v novém Outlooku používat složky místo kategorií?
    Odpověď: Ano, stále můžete používat složky, ale kategorie nabízejí flexibilnější způsob organizace e-mailů.
  2. Otázka: Je možné nastavit automatické pravidlo pro kategorizaci e-mailů?
    Odpověď: Ano, v nastavení pravidel můžete vytvořit automatická pravidla pro přiřazování kategorií k příchozím e-mailům.
  3. Otázka: Funguje nový Outlook i s jinými poskytovateli e-mailů než Microsoft?
    Odpověď: Ano, nový Outlook podporuje připojení účtů od různých poskytovatelů, včetně Gmail a Yahoo.
  4. Otázka: Jak mohu přejít zpět na starší verzi Outlooku?
    Odpověď: V nastavení Outlooku můžete najít možnost pro návrat ke klasické verzi, pokud vám nová verze nevyhovuje.
  5. Otázka: Je možné synchronizovat nastavení kategorií mezi zařízeními?
    Odpověď: Ano, pokud používáte stejný Microsoft účet na všech zařízeních, nastavení kategorií se automaticky synchronizuje.

💡 Snadná správa obchodních aktivit a klientů přímo v Microsoft 365 🚀